Chia Sẻ Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Đầy Đủ

Trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu là một bộ phận không thể thiếu, quyết định các tính chất pháp lý của quá trình này.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm các chứng từ nào? Bài viết dưới đây Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ giới thiệu đến bạn nhé.

»» Bài viết xem nhiều: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt

Dưới đây là thông tin các chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu:

1. Chứng từ xuất nhập khẩu: HỢP ĐỒNG MUA BÁN (Sales contract)

Hợp đồng mua bán hay hợp đồng ngoại thương Là chứng từ quan trọng nhất được ký kết bởi người mua và người bán sau khi kết thúc quá trình trao đổi, thương lượng và đàm phán trong một khoảng thời gian và địa điểm xác định. 

Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức (doanh nghiệp) có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong một giao dịch mua bán.

Bố cục & nội dung:

- Phần mở đầu: thường sẽ có

+ Tên, số và ký hiệu hợp đồng

+ Thời gian và địa điểm ký kết HĐ

+ Căn cứ xác định HĐ

+ Thông tin về chủ thể HĐ: thường là tên, địa chỉ, điện thoại fax…, số tài khoản NH, người đại diện ký kết

- Nội dung chi tiết

+ Mô tả hàng hóa và chất lượng

+ Giá cả, số lượng, trọng lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, tổng tiền

+ Điều kiện về giao hàng: điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, cảng đi/đến

+ Điều kiện về thanh toán: xác định rõ phương thức thanh toán như LC, TT….

+ Điều kiện về bảo hành

+ Điều kiện về vi phạm các điều khoản của HĐ+ Điều kiện bảo hiểm (nếu có)+

Bất khả kháng, khiếu nại, trọng tài

+ Điều khoản khác (nếu có)

- Phần cuối cùng:

+ Số lượng bản

+ Thỏa thuận HĐ và ngôn ngữ lập HĐ

+ Thời hạn hiệu lực, sửa đổi bố sung điều khoản

+ Chữ ký và đại diện mỗi bên

2. HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI (Commercial invoice)

Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng được người bán lập sau khi 2 bên ký kết hợp đồng mua bán, nó xác định giá trị hàng hóa hay dịch vụ mà người mua phải thanh toán trước hoặc sau khi giao hàng hoặc theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn cho người bán.

Phân loại:

- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.  Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,…

- Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như:  Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.- Hóa đơn chi tiết (Detail invoice):  Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia ra thành những mục rất chi tiết.

Bố cục & nội dung: 

-  Tên hóa đơn: Ghi rõ commercial invoice hay proforma invoice

- Số ngày ngày lập hóa đơn: Không có mặc định nào cả mà các bạn có thể tự đặt số sao cho phù hợp với bối cảnh hay quy định nào đó bên bán

- Người mua và người bán: Thực tế nhiều bạn hiểu sai khá nhiều trong trường hợp này khi  mà người bán chưa chắc là người gửi hàng hoặc người mua chưa chắc là người nhận  hàng. Do vậy, hóa đơn luôn luôn phải được thể hiện là giữa người mua và người bán

- Phương thức thanh toán: Ví dụ phương thức thanh toán TT, LC…

- Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng: Điều này là khá quan trọng dù thực tế không bắt buộc, nó dễ dàng giúp các bạn hình dung và có các thông tin cần thiết ngay trên một chứng từ cụ thể

- Phương thức vận chuyển: Rõ ràng là nên ghi rõ xem lô hàng sẽ vận chuyển theo đường biển hay đường hàng không….

- Điều kiện giao hàng, bản chất là điều mua mua bán quốc tế (Incoterm 2010): Nó nhằm xác định quyền lợi và trách nhiệm mỗi bên liên quan đến chuyển giao rủi ro và chi phí dựa trên điều kiện cụ thể

- Nội dung chi tiết hàng hóa: Cần phải có số thứ tự, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đồng tiền thanh toán, đơn giá, tổng giá, tổng tiền, chiết khấu nếu có

3. CHI TIẾT ĐÓNG GÓI (Packing list):

Chứng từ trong thanh toán quốc tế này hoàn toàn có thể được lập chung (trên cùng file) với hóa đơn (invoice), bởi thông tin cần có trên chứng từ này là chính thông tin trên invoice.

Bố cục & nội dung:

- Số, ngày lập hóa đơn (thường người ta hay dùng số Invoice chứ không dùng số Packing List)

- Tên, địa chỉ người bán, người mua

- Cảng xếp, dỡ hàng hóa

- Tên tàu, số chuyến

- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.

4. VẬN ĐƠN (Bill of lading):

Vận đơn là chứng từ được lập bởi đơn vị vận chuyển nhằm xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, ngoài ra nó còn được coi là một hợp đồng vận chuyển nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người XNK. 

Phân loại:

- Theo đơn vị cấp vận đơn:

+ Vận đơn chủ (Master bill): Là vận đơn đường biển cho hãng tàu phát hành

+ Vận đơn thứ (House bill): Là vận đơn được phát hành bởi đại lý vận chuyển không có tàu (máy bay) thể hiện người gửi hàng (người bán) và người nhận hàng (người mua). 

- Theo người nhận hàng:

+ Vận đơn đích danh (Straight bill of lading): ghi rõ thông tin chi tiết của người được phép nhận hàng

+ Vận đơn theo lệnh (Order Bill of Lading): yêu cầu người hoặc dịch vụ vận tải giao hàng theo lệnh của người gửi hàng hoặc người của người có tên trên vận đơn đó.

+ Vận đơn vô danh (Bearer Bill of Lading): cho phép người vận chuyển giao hàng cho bất kỳ người nào xuất trình được vận đơn hợp lệ.

- Theo tình trạng vận đơn:

+ Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Là loại vận đơn không có ghi chú về lỗi của hàng hóa được giao.

+ Vận đơn không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Ghi chú về khiếm khuyết của hàng hóa

- Theo tình trạng nhận hàng:

+ Vận đơn đã xếp hàng lên tàu (Shipped on Board Bill of Lading): được cấp phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu để vận chuyển.

+ Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for Shipment Bill of Lading): chỉ được cấp khi hàng hóa được dỡ xuống tàu.

- Theo xuất trình vận đơn:

+ Vận đơn gốc (Original Bill of Lading): Người nhận hàng muốn nhận hàng phải xuất trình được vận đơn này mới lấy được D/O (lệnh giao hàng).

+ Vận đơn giao bằng điện (Telex Release Bill of Lading): Vận đơn này thì người nhận hàng không cần xuất hóa đơn gốc.

+ Vận đơn đã xuất trình (Surrendered Bill of Lading): người nhận hàng chỉ cần thanh toán các khoản phí ở tại nơi cảng dỡ hàng xuống là có thể lấy được lệnh giao hàng (D/O) mà không cần Vận đơn gốc. Vận đơn này thường đã được xuất trình cho hãng tàu tại cảng xếp hàng.

- Các vận đơn khác (nếu có)

Bố cục & Nội dung:

Vận đơn được in sẵn theo mẫu và có 02 mặt, với những nội dung cơ bản sau:

- Mặt trước:      

+ Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.(Agent)

+ Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper)

+ Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee)

~ Nếu là vận đơn đích danh: Ghi rõ tên người nhận hàng

~ Nếu là vận đơn theo lệnh: Ghi “to order of shipper”, hoặc “to order”, hoặc “to order of name’s bank”.

+ Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify party)

Xem thêm: Consignee là gì? Phân biệt consignee và notify party

+ Tên tàu chở hàng, số chuyến (Vessel, voy)

+ Cảng xếp hàng (Port of Loading)

+ Cảng bốc dỡ hàng (Port of Discharge)

+ Cảng giao hàng (Port of Delivery)

+ Khối lượng (Measurement)

+ Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)

+ Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package)

+ Trọng lượng gộp (Gross weight)

+ Số kiện (Number of package)

+ Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)

+ Số lượng bản gốc (Number of original)

+ Người lập vận đơn ký tên (Signature)

+ Một số ghi chú khác.

- Mặt sau: Những ghi chú về các điều khoản chuyên chở như là một hợp đồng giữa nhà vận chuyển và nhà XNK

»»» Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Online - Tương tác trực tiếp với chuyên gia xuất nhập khẩu trên 15 năm kinh nghiệm

5. Chứng từ xuất nhập khẩu: TỜ KHAI HẢI QUAN

Sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì nhà NK tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng. Tờ khai đóng vai trò như một điều kiện bắt buộc, bởi nó xác định được chính xác số tiền cần thanh toán cũng như chứng minh nhà nhập khẩu thực sự nhập khẩu một lô hàng. Lưu ý, tờ khai ở đây phải là tờ khai đã thông quan.

Bố cục & nội dung:

- Tối thiểu gồm 3 trang A4 và tối đa 52 trang A4, 2 trang đầu mỗi tờ khai luôn là nội dung cơ bản liên quan đến người xuất khẩu và nhập khẩu cũng như các thông tin khác như số invoice, contract, trị giá……và bắt đầu từ trang thứ 3 sẽ là dòng tên hàng đầu tiên. Trong khi đó, mỗi tờ khai chỉ được phép tối đa 50 dòng hàng.

- Trên thực tế, một lô hàng khi nhập hay xuất khẩu thì có thể có nhiều tờ khai.

6. GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU (nếu có):

- Quốc gia nào cũng có các quy định riêng cho mỗi loại hàng hóa khi nhập khẩu, do vậy với những loại hàng hóa phải có thêm các loại giấy tờ khác như công văn xin nhập, công bố sản phẩm, giấy phép nhập khẩu….. (gọi chung là giấy phép nhập khẩu) thì doanh nghiệp khi thanh toán cũng sẽ phải trình loại giấy tờ này vào hồ sơ của mình.

Qua những chia sẻ trên đây của xuất nhập khẩu Lê Ánh hy vọng bạn sẽ nắm rõ hơn về thông tin chứng từ xuất nhập khẩu.

Nếu bạn muốn học xuất nhập khẩu thì có thể liên hệ tới xuất nhập khẩu Lê Ánh để biết chi tiết Lịch khai giảng khóa học xuất nhập khẩu, bạn vui lòng xem thêm tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/

Xuất nhập khẩu Lê Ánh chúc bạn thành công !

Xem thêm:

• Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu
• Seaway Bill là gì? Phân biệt Seaway Bill và Surrender Bill
• Kiểm dịch thực vật là gì? Cách khai báo kiểm dịch thực vật xuất khẩu
• Cách đọc tờ khai hải quan xuất khẩu
• Cách đọc tờ khai hải quan nhập khẩu