Cách đọc tờ khai hải quan nhập khẩu
Cách đọc tờ khai hải quan nhập khẩu chính xác là kỹ năng bắt buộc đối với bất kỳ nhân viên xuất nhập khẩu nào, giúp đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Tờ khai hải quan nhập khẩu là chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
Thông tin trên tờ khai hải quan nhập khẩu thể hiện đầy đủ nội dung về hàng hóa, vận chuyển, thông tin người thực hiện,... vì thế bạn cần biết cách đọc tờ khai hải quan để hiểu đầy đủ các thông tin kê khai hải quan này.
Bài viết dưới đây, Nghiệp Vụ Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng tiêu chí trên tờ khai VNACCS theo quy định mới nhất.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
I. Tờ Khai Hải Quan Nhập Khẩu Là Gì? Vai Trò và Cấu Trúc
Tờ khai hải quan nhập khẩu là một chứng từ pháp lý bắt buộc mà chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải kê khai và nộp cho cơ quan Hải quan khi đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam.
Đây là văn bản thể hiện chi tiết thông tin về lô hàng, là cơ sở để Hải quan kiểm tra, giám sát, tính thuế và thông quan hàng hóa theo quy định của Luật Hải quan.
Hiện nay, việc khai báo được thực hiện chủ yếu qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/Vietnam Customs Intelligence System), giúp đơn giản hóa thủ tục và tăng tốc độ xử lý. Phần
Tờ khai hải quan VNACCS được thiết kế thành 3 phần như sau:
- Phần 1: Là danh sách các nút nghiệp vụ, các nút này sẽ mờ đi hoặc sáng lên tùy theo trạng thái của tờ khai (ví dụ: Khai trước thông tin - IDA, Khai chính thức - IDC, Sửa tờ khai - ACA, Hủy tờ khai - HDA...).
- Phần 2: Là khu vực hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu và hiển thị các thông điệp phản hồi từ hệ thống của Hải quan, giúp người khai biết được tờ khai có lỗi hay không và cần sửa đổi những gì.
- Phần 3: Khu vực trung tâm chứa toàn bộ thông tin chi tiết của tờ khai, bao gồm thông tin chung, danh sách hàng hóa, chỉ thị của Hải quan (phân luồng xanh/vàng/đỏ) và kết quả xử lý cuối cùng.
Tờ khai VNACCS có đặc điểm là không có phần chứng từ chi tiết kèm theo như phiên bản 4 mà tất cả các thông tin như: vận đơn, hoá đơn, giấy phép, tờ khai trị giá được thể hiện rút gọn trên phần Thông tin chung và Thông tin chung 2 vì vậy nhìn qua có thể thấy có nhiều chỉ tiêu thông tin hơn phiên bản 4 nhưng thực chất thì các chỉ tiêu sẽ đơn giản và rõ ràng hơn.
Việc khai tờ khai sẽ thực hiện theo các bước nghiệp vụ, mỗi nghiệp vụ sẽ có một mã tương ứng.
- 1. Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)
- 2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
- 3.Khai chính thức tờ khai (IDC)
- 4.Lấy kết quả phân luồng, thông quan
- Các nút nghiệp vụ từ 5.1 đến 5.4 sử dụng để sửa tờ khai.
- 6.Xem thông tin tờ khai từ Hải quan (IID) sử dụng để xem tờ khai đã khai báo từ hệ thống của Hải quan.
II. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đọc Tờ Khai Hải Quan Nhập Khẩu VNACCS
Việc đọc hiểu chính xác các chỉ tiêu trên tờ khai hải quan nhập khẩu giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin, đối chiếu với bộ chứng từ và phát hiện sai sót kịp thời.
Dưới đây là cách đọc và ý nghĩa của các ô thông tin quan trọng nhất, được chia thành các khối để bạn dễ dàng theo dõi.
Dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết cách ghi các tiêu thức trên tờ khai.
HƯỚNG DẪN CÁCH GHI CÁC TIÊU THỨC TRÊN TỜ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
| Tiêu thức | Nội dung hướng dẫn cụ thể |
| Góc trên bên trái tờ khai | Người khai hải quan ghi tên Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai, Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập khẩu. |
| Phần giữa tờ khai |
* Số tờ khai, ngày giờ đăng ký: là số thứ tự của số đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình nhập khẩu tại từng Chi cục Hải quan theo trật tự: Số tờ khai/NK/loại hình/đơn vị đăng ký tờ khai và số lượng phụ lục tờ khai. * Số lượng phụ lục tờ khai: là số các phụ lục tờ khai (trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên) |
| Góc trên bên phải tờ khai | Công chức hải quan tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng hoá nhập khẩu ký tên, đóng dấu công chức. |
A- Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế
| Tiêu thức | Nội dung hướng dẫn cụ thể |
| Ô số 1: Người xuất khẩu | Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số (nếu có) của người bán hàng ở nước ngoài, thông tin này phải khớp với hợp đồng mua bán và hóa đơn thương mại. |
| Ô số 2: Người nhập khẩu | Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, và mã số thuế của doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam. Đây là thông tin quan trọng để xác định chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý cho lô hàng. |
| Ô số 4: Đại lý Hải quan | Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đại lý hải quan, cần ghi rõ tên, mã số thuế và số hợp đồng đại lý. |
| Ô số 5: Loại hình | Ghi mã loại hình nhập khẩu tương ứng, ví dụ: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng), A12 (Nhập kinh doanh sản xuất), E31 (Nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu). |
| Ô số 6 & 8: Hoá đơn thương mại & Hợp đồng | Ghi số và ngày của hóa đơn thương mại và hợp đồng. Các thông tin này phải hoàn toàn trùng khớp với chứng từ gốc. |
| Ô số 9: Vận đơn | Ghi số và ngày của vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill). Đây là chứng từ vận tải xác nhận quyền sở hữu hàng hóa. |
| Ô số 10: Cảng xếp hàng | Bắt buộc sử dụng mã cảng theo chuẩn quốc tế UN/LOCODE (VD: THBKK - Bangkok). Không được gõ tên bến cảng bằng chữ tự do. |
| Ô số 11: Cảng dỡ hàng | Ghi mã cảng/cửa khẩu nơi hàng hóa được dỡ xuống. Ví dụ: VNHPH (Cảng Hải Phòng), VNSGN (Cảng Cát Lái, TPHCM). |
| (Chỉ tiêu điện tử bổ sung cực kỳ quan trọng) | Địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Phải nhập chuẩn mã kho/bãi thực tế nơi hàng đang nằm (VD: 02C1A02). Khai sai mã này, doanh nghiệp sẽ không lấy được hàng qua hệ thống giám sát tự động (VASSCM). |
| Ô số 14 & 15: Điều kiện giao hàng & Phương thức thanh toán | Ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, DDP) và phương thức thanh toán (ví dụ: L/C, T/T). |
| Ô số 16: Đồng tiền thanh toán | Chọn mã đồng tiền thanh toán theo hóa đơn (USD, VND, EUR, JPY...). |
| Ô số 18: Mô tả hàng hóa | Mô tả chi tiết tên hàng, quy cách, phẩm chất. Mô tả càng rõ ràng, càng giảm nguy cơ bị Hải quan kiểm tra thực tế. Với lô hàng nhiều mặt hàng, ghi "theo phụ lục tờ khai". |
| Ô số 19: Mã số hàng hoá (HS Code) | Ghi mã HS 8 số của hàng hóa theo Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam. Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp. |
| Ô số 20 & 21: Xuất xứ & Chế độ ưu đãi | Ghi nước xuất xứ hàng hóa và mã C/O ưu đãi (nếu có) để được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định FTA (ví dụ: form E, D, AK, VJ, EUR.1). |
| Ô số 22 & 23: Lượng hàng & Đơn vị tính | Ghi số lượng thực tế và chọn mã đơn vị tính chuẩn của hệ thống VNACCS (VD: KGM cho Kilogram, PCE cho chiếc/cái). |
| Ô số 24 & 25: Đơn giá & Trị giá nguyên tệ | Ghi đơn giá và tổng trị giá của mặt hàng theo đơn vị tiền tệ trên hóa đơn thương mại. |
| Ô số 26, 27, 28, 29: Thuế | Phần này thể hiện chi tiết cách tính các loại thuế: Thuế nhập khẩu, Thuế TTĐB, Thuế BVMT và Thuế GTGT, bao gồm trị giá tính thuế, thuế suất và số tiền thuế phải nộp cho từng loại. |
III. Phân Tích Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Nhất Trên Tờ Khai
Mặc dù tất cả các ô trên tờ khai đều quan trọng, có một số chỉ tiêu mà người làm XNK cần đặc biệt chú ý vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và tính pháp lý của lô hàng.
Việc khai báo sai các chỉ tiêu này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính, thậm chí là khởi tố hình sự nếu có yếu tố gian lận.
1. Mã loại hình (Ô số 5)
Mã loại hình quyết định mục đích nhập khẩu và chính sách quản lý áp dụng. Chọn sai mã loại hình không chỉ gây khó khăn trong việc thông quan mà còn ảnh hưởng lớn đến các thủ tục sau này, đặc biệt là việc thanh khoản, hoàn thuế và báo cáo quyết toán đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu.
Ví dụ, nhập hàng về để bán nội địa phải dùng mã A11, nhưng nếu nhập về để sản xuất hàng xuất khẩu thì phải dùng mã E31. Nếu khai nhầm từ E31 sang A11, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế ngay lập tức thay vì được miễn thuế, gây ảnh hưởng đến dòng tiền. Đây là một trong những lỗi không thể sửa trên tờ khai sau khi đã được cấp số.
2. Mã số hàng hóa - HS Code (Ô số 19)
HS Code quyết định toàn bộ chính sách thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB...) và chính sách mặt hàng (giấy phép, kiểm tra chuyên ngành...). Áp sai mã HS là lỗi phổ biến và nghiêm trọng nhất.
Sai một mã HS có thể khiến thuế suất chênh lệch từ 0% lên đến hàng chục phần trăm, dẫn đến bị truy thu số tiền thuế khổng lồ. Hơn nữa, nếu mã HS sai thuộc diện hàng cấm nhập khẩu hoặc cần giấy phép, doanh nghiệp có thể bị tịch thu hàng hóa.
Việc áp mã HS cần tuân thủ 6 quy tắc phân loại của WCO và tham khảo chú giải chi tiết của Biểu thuế, không chỉ đơn thuần dựa vào tên gọi thương mại của hàng hóa.
3. Trị giá tính thuế (Ô số 26, 27, 28, 29)
Trị giá tính thuế là giá trị của hàng hóa nhập khẩu được sử dụng để tính các loại thuế phải nộp. Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, trị giá tính thuế phải được xác định dựa trên giá thực tế phải trả hoặc sẽ phải trả cho hàng hóa, có điều chỉnh các khoản cộng thêm (phí vận tải, bảo hiểm quốc tế, phí bản quyền,...) và trừ đi (chiết khấu...).
Doanh nghiệp thường mắc lỗi khi bỏ sót các khoản phải cộng hoặc khai báo trị giá thấp hơn thực tế để trốn thuế. Cơ quan Hải quan có hệ thống cơ sở dữ liệu giá để tham chiếu, nếu phát hiện nghi vấn, họ sẽ tiến hành tham vấn giá và có thể ấn định lại trị giá tính thuế, dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu và phạt nặng.
>>>>>> Xem thêm: Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất MSDS là gì
IV. Các Lỗi Sai Phổ Biến Khi Khai Báo và Hướng Dẫn Xử Lý
Dù đã cẩn trọng, sai sót trong quá trình khai báo là điều khó tránh khỏi, đặc biệt với người mới vào nghề. Nhận biết sớm các lỗi này và biết cách xử lý đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại về thời gian và chi phí.
Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC.
- Lỗi khai sai thông tin không ảnh hưởng đến thuế: Các lỗi như sai sót về số container, số seal, cảng xếp hàng... Nếu tờ khai chưa thông quan, bạn có thể thực hiện nghiệp vụ "Sửa tờ khai" (ACA) trên hệ thống. Nếu đã thông quan, cần làm công văn giải trình và nộp cho chi cục hải quan nơi mở tờ khai để được hướng dẫn.
- Lỗi khai sai thông tin ảnh hưởng đến thuế (sai mã HS, trị giá, xuất xứ): Đây là lỗi nghiêm trọng. Doanh nghiệp phải thực hiện nghiệp vụ "Khai bổ sung sau thông quan" (AMA) trên hệ thống VNACCS. Cần chủ động khai báo và nộp bổ sung số thuế chênh lệch trước khi cơ quan Hải quan phát hiện để được hưởng mức phạt nhẹ hơn.
- Lỗi sai các chỉ tiêu không được phép sửa: Như đã đề cập, các chỉ tiêu như mã loại hình, mã chi cục hải quan... không thể sửa. Trong trường hợp này, cách duy nhất là thực hiện nghiệp vụ "Hủy tờ khai" (HDA) và mở một tờ khai mới hoàn toàn. Việc này rất tốn thời gian và có thể phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Cảnh báo rủi ro: Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp có thể bị phạt 20% trên số tiền thuế khai thiếu. Trường hợp có hành vi trốn thuế, mức phạt có thể từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.
V. Câu Hỏi Thường Gặp Về Tờ Khai Hải Quan
1. Phân biệt luồng Xanh, Vàng, Đỏ trên tờ khai có ý nghĩa gì?
Đây là kết quả phân luồng của hệ thống VNACCS để quyết định mức độ kiểm tra hải quan.
• Luồng Xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và đi lấy hàng.
• Luồng Vàng: Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, chứng từ nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng Đỏ: Mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ vừa kiểm tra chi tiết hồ sơ, vừa tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng.
2. Thời hạn nộp tờ khai hải quan nhập khẩu là khi nào?
Theo Điều 25 Luật Hải quan 2014, tờ khai hải quan được nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Nếu nộp sau thời hạn này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
3. Tờ khai đã thông quan nhưng phát hiện sai sót thì phải làm gì?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khai bổ sung sau thông quan (nghiệp vụ AMA trên phần mềm ECUS). Căn cứ theo Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC, việc khai bổ sung được phép thực hiện trong vòng 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan có quyết định kiểm tra sau thông quan.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Ngoài các khóa học logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - ĐÀO TẠO THỰC CHIẾN
Để không còn bỡ ngỡ và lo lắng về các nghiệp vụ phức tạp như khai báo hải quan, hãy trang bị cho mình kiến thức vững chắc thông qua một lộ trình học bài bản. Với đội ngũ giảng viên là những người làm nghề thực thụ, chúng tôi không chỉ dạy kiến thức mà còn truyền đạt kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế.
Liên hệ tư vấn lộ trình học phù hợp: 0904.84.8855
Lưu ý: Các quy định về Hải quan và Thuế XNK có thể thay đổi. Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, học viên cần cập nhật văn bản mới nhất hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia khi áp dụng vào thực tế. Bài viết có sự cố vấn, phân tích về việc ứng dụng trong thực tiễn của Giảng viên tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.
Đánh giá của bạn