WMS Là Gì? Tìm Hiểu Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng

WMS là gì? WMS là phần mềm quản lý kho hàng giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý kho, từ nhập kho, lưu trữ đến xuất kho. Phần mềm WMS trong logistics giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc tồn kho, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành. Cùng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu tìm hiểu chi tiết về hệ thống quản lý kho hàng WMS qua bài viết sau đây.

1. WMS là gì?

WMS là viết tắt của Warehouse Management System, đây là một giải pháp được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng. Phần mềm quản lý kho WMS được sử dụng để kiểm soát và tối ưu hóa các hoạt động trong kho từ lúc nhập kho, lưu trữ đến xuất kho, quản lý hàng tồn kho, theo dõi định vị hàng hóa, quản lý đơn hàng và lập kế hoạch luân chuyển hàng để hỗ trợ hiệu quả các hoạt động bán hàng và đặt hàng từ nhà cung cấp.

WMS giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa không gian kho, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm chi phí vận hành.

Hệ thống WMS còn giúp đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận. Khi có đơn hàng mới, hệ thống sẽ tự động cung cấp thông tin về lượng tồn kho của từng sản phẩm mà không cần phải kiểm tra thủ công như trước đây. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng WMS trong logistics

Tối ưu hóa quy trình quản lý kho

Hệ thống quản lý kho bãi WMS giúp tự động hóa các quy trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê hàng hóa, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả vận hành. Thông qua WMS, các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt toàn cảnh hoạt động kho hàng, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng lao động, cơ sở vật chất và thiết bị kho.

Nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho

WMS cập nhật tồn kho theo thời gian thực Just-in-Time, cung cấp các dự báo thực tế, chính xác sử dụng để tạo ra mức tồn kho tối ưu, đáp ứng đúng nhu cầu thực tế mà không đánh giá thấp hoặc vượt quá cao.

Cùng với những thông tin chi tiết và chính xác về số lượng tồn kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định đặt hàng hoặc bán hàng chính xác hơn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc tự động hóa các quy trình kiểm kê và báo cáo của phần mềm WMS giúp giảm thiểu thời gian và công sức lao động thủ công, đồng thời giảm chi phí quản lý và vận hành.

Kho hàng là một bộ phận đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực để quản lý, đồng thời đóng vai trò kết nối giữa các phòng ban như kế toán, bán hàng và sản xuất. Việc sử dụng phần mềm WMS giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí vận hành, bao gồm chi phí lưu kho, nhân sự và các tổn thất do hư hỏng hoặc thất thoát hàng hóa. Nhờ hệ thống này, các quy trình thủ công được tự động hóa, giúp doanh nghiệp cắt giảm nhu cầu về nhân lực.

Tối ưu hóa không gian lưu trữ:

Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa trong kho theo thứ tự và vị trí hợp lý, khoa học nhất, giúp quy trình nhập, xuất và kiểm kê trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. WMS cung cấp công cụ cho nhà quản lý để tính toán và bố trí các kệ hàng sao cho tối ưu hóa không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, hệ thống này còn đảm bảo hàng tồn kho được tổ chức một cách hợp lý, giúp dễ dàng quản lý và kiểm soát, từ đó tối đa hóa việc sử dụng không gian trong kho.

Nâng cao năng suất lao động: Hệ thống giúp phân bổ công việc hợp lý, giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên kho.

Ngoài ra WMS cho phép phân bổ công việc cụ thể cho từng nhân viên, giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý hiệu quả số lượng lao động cần thiết cho các hoạt động kho. Các quy trình thủ công được giảm thiểu, tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc. Chẳng hạn, thay vì phải ghi chép thông tin bằng tay, nhân viên có thể sử dụng máy quét mã vạch để cập nhật dữ liệu tự động vào hệ thống. Làm việc qua WMS không chỉ nhanh chóng mà còn giúp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình xử lý thông tin.

Cải thiện khả năng đáp ứng đơn hàng: WMS giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đảm bảo hàng hóa được xuất kho nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: WMS cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược trong việc tối ưu hóa quản lý kho và chuỗi cung ứng.

3. Tính năng của hệ thống WMS

Nhận hàng (Receiving)

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cung cấp các chức năng như thông báo vận chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI, giúp nhà vận chuyển dễ dàng lên lịch hẹn và sắp xếp việc nhận hàng. Hệ thống cũng hỗ trợ ghi lại yêu cầu bồi thường thiệt hại từ nhà cung cấp, tạo mã vạch cho pallet và thùng carton, và xác định vị trí cũng như số lượng hàng hóa.

Ngoài ra, WMS còn cho phép nhận hàng bằng cả quy trình giấy và không giấy, xử lý đặc biệt sản phẩm trước khi lưu trữ, thực hiện cross docking từ khâu nhận đến đóng gói, và báo cáo tình trạng biên lai để nhân viên kho và bán hàng giải quyết kịp thời.

Đảm bảo chất lượng (QA)

Hệ thống WMS có khả năng lưu trữ các tiêu chí kiểm tra mẫu liên quan đến nhà cung cấp, sản phẩm hoặc SKU, đồng thời lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm phục vụ cho quá trình kiểm soát chất lượng (QA).

Hệ thống còn hỗ trợ các chương trình tuân thủ của nhà cung cấp và cung cấp báo cáo thẻ điểm đánh giá về các chỉ số quan trọng như giao hàng đúng hạn, sai sót trong giao nhận.

Bên cạnh đó, WMS cũng tạo báo cáo về tình trạng biên lai sự cố, giúp nhân viên kho và bộ phận bán hàng xử lý kịp thời.

Cất hàng (Put Away)

Khi hàng tồn kho được tiếp nhận, các sản phẩm cần được chuyển đến trạm đóng gói hoặc khu vực vận chuyển để xử lý đơn đặt hàng hoặc chuẩn bị xuất kho. Hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ tối ưu hóa quy trình này bằng cách tự động xác định vị trí lưu trữ, loại hình lưu kho, dung lượng khoang, cũng như các yếu tố cấu hình và khối lượng phù hợp, giúp loại bỏ các tác vụ thủ công không cần thiết.

Bổ sung tồn kho

WMS tự động bổ sung khu vực lưu trữ chính hoặc chuyển tiếp từ khu vực lưu trữ số lượng lớn trước khi đợt đơn hàng tiếp theo được gửi ra sàn để lựa chọn. Hệ thống này giúp loại bỏ chi phí và thời gian phát sinh do việc đưa hàng trở lại kho. Dữ liệu về tốc độ bán hàng trong WMS còn hỗ trợ lên kế hoạch kích thước của khu vực lưu trữ chuyển tiếp cho từng mặt hàng, giúp giảm thiểu số lần bổ sung hàng hóa cần thực hiện.

Tối ưu hóa bố trí hàng hóa (Smart Slotting)

Hệ thống quản lý kho WMS giúp tối ưu hóa việc bố trí hàng hóa trong kho bằng cách xác định vị trí lưu trữ phù hợp nhất cho từng sản phẩm dựa trên các yếu tố như tần suất đặt hàng, kích thước sản phẩm, trọng lượng, và tốc độ bán hàng. Mục tiêu của Smart Slotting là giảm thiểu thời gian di chuyển của nhân viên, tối ưu hóa không gian lưu trữ, và tăng hiệu quả xử lý đơn hàng.

Tích hợp mã vạch và quét mã

WMS cho phép sử dụng mã vạch để theo dõi thông tin sản phẩm. Nhân viên có thể quét mã vạch để cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống, giúp quản lý kho nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót so với việc nhập liệu thủ công.

Chọn hàng (Picking)

Chọn hàng là một trong những hoạt động tiêu tốn nhiều lao động nhất trong hầu hết các kho hàng. Hệ thống WMS có thể mở rộng các tùy chọn chọn hàng, giúp tối ưu hóa quy trình này. Một số phương pháp bao gồm hệ thống chọn giấy và không giấy, hướng dẫn RF, chọn theo danh sách, chọn vào hộp hoặc thùng, chọn và chuyển, chọn theo khu vực, chọn lô, chọn sóng, chọn theo cụm, chọn vào giỏ hàng, chọn và xác nhận nhãn, chọn theo trường hợp, chọn pallet, băng chuyền, hệ thống ASRS, robot hỗ trợ chọn hàng, chọn bằng giọng nói, RFID, và các phương pháp FIFO, LIFO, quản lý số lô và ngày sản xuất.

Quản lý tồn kho

WMS cung cấp khả năng theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng hàng hóa hiện có. Tính năng này hỗ trợ quản lý các sản phẩm gần hết hạn, sắp xếp vị trí lưu trữ tối ưu và giảm thiểu thất thoát hàng hóa.

Theo dõi lao động chiếm

Hoạt động này chiếm phần không nhỏ trong chi phí thực hiện mỗi đơn hàng, hệ thống WMS giúp theo dõi mọi công việc, ai thực hiện và thời gian hoàn thành, giúp doanh nghiệp phân tích năng suất của từng bộ phận và cá nhân. Dữ liệu này cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất, hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và ngân sách lao động một cách hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu các thao tác thủ công.

4. Các loại hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

WMS độc lập (Standalone WMS):

Đây là loại hệ thống quản lý kho hàng hoạt động riêng lẻ, không tích hợp với các hệ thống khác. Nó chủ yếu tập trung vào các chức năng như quản lý nhập kho, xuất kho, và kiểm kê hàng hóa. WMS độc lập thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và vừa do chi phí triển khai thấp.

WMS tích hợp với ERP (ERP-based WMS)

Hệ thống này là một phần trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm cả kho hàng. WMS tích hợp ERP cung cấp khả năng quản lý kho hàng cùng với các hoạt động khác như kế toán, quản lý mua hàng, và quản lý sản xuất. Loại này phù hợp cho các doanh nghiệp lớn cần quản lý nhiều quy trình phức tạp.

WMS dựa trên đám mây (Cloud-based WMS):

Loại WMS này hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập từ xa thông qua internet. WMS dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng và dễ dàng mở rộng khi cần. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc cần quản lý kho từ nhiều địa điểm khác nhau.

WMS theo mô-đun (Modular WMS):

WMS theo mô-đun cho phép doanh nghiệp lựa chọn và tích hợp các tính năng cần thiết theo từng giai đoạn phát triển. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách chỉ sử dụng những chức năng cần thiết và có thể nâng cấp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

WMS mở rộng (Supply Chain Execution WMS):

Đây là loại WMS tích hợp toàn bộ chuỗi cung ứng từ sản xuất, lưu trữ, vận chuyển đến phân phối. WMS mở rộng không chỉ quản lý kho hàng mà còn bao gồm các tính năng như quản lý vận tải, đơn hàng và nhà cung cấp. Loại này phù hợp cho các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp và đa dạng.

Những loại WMS này giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu kinh doanh cụ thể của từng tổ chức.

WMS (Warehouse Management System) là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng, từ nhập kho, lưu trữ đến xuất kho. Hệ thống này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành mà còn tăng cường hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất.

Hy vọng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã cung cấp những thông tin hữu ích tới bạn về hệ thống quản lý kho hàng WMS. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu thêm về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, logistics thực tế, hay tư vấn về trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế, uy tín hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẵn lòng giải đáp, chia sẻ tới bạn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM