Yêu Cầu Cần Có Đối Với Nhân Viên Mua Hàng Quốc Tế
Khi thế giới ngày càng phẳng, nơi biên giới thương mại ngày càng mờ đi, vai trò của Nhân viên Mua hàng Quốc tế (International Purchasing Officer) trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Họ không chỉ đơn thuần là người "mua hàng", mà còn là những nhà ngoại giao thầm lặng, những chiến lược gia chi tiêu của doanh nghiệp, người nắm giữ chìa khóa tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự ổn định cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Vậy, để đứng vững và tỏa sáng trong ngành nghề đầy áp lực nhưng cũng vô cùng hấp dẫn này, yêu cầu cần có đối với nhân viên mua hàng quốc tế là gì? Đó không chỉ là một vài kỹ năng riêng lẻ, mà là sự kết hợp hài hòa của 4 yếu tố "vàng": Kiến thức chuyên sâu, Kỹ năng cứng sắc bén, Kỹ năng mềm tinh tế, và Phẩm chất cá nhân đáng tin cậy.
Nội dung bài viết
I. Yếu Tố Số 1: Nền Tảng Kiến Thức Chuyên Môn Vững Chắc
Đây chính là "xương sống", là nền móng để một nhân viên mua hàng có thể tự tin hoạt động trong môi trường quốc tế. Thiếu đi kiến thức này, mọi kỹ năng khác đều trở nên khập khiễng.
1. Am Hiểu Sâu Sắc về Xuất Nhập Khẩu & Logistics
Đây là "luật chơi" cơ bản của ngành. Bạn không thể mua hàng từ nước ngoài nếu không hiểu cách để đưa nó về Việt Nam một cách hợp pháp và tối ưu.
Incoterms: Phải nắm vững các điều kiện thương mại quốc tế (EXW, FOB, CIF, DDP...) để phân định rõ ràng trách nhiệm và rủi ro giữa người mua và người bán trong quá trình vận chuyển. Ai sẽ trả tiền tàu? Ai sẽ mua bảo hiểm? Rủi ro chuyển giao ở đâu? Incoterms sẽ trả lời tất cả.
Thủ tục Hải quan: Hiểu rõ quy trình thông quan, cách áp mã HS, các loại thuế (thuế nhập khẩu, VAT...) và các chứng từ cần thiết (C/O, C/Q...) để hàng hóa không bị "mắc kẹt" tại cảng.
Vận tải Quốc tế: Biết được ưu nhược điểm của các phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ) để lựa chọn phương án phù hợp nhất về chi phí và thời gian.
2. Các Phương Thức Thanh Toán Quốc Tế
Tiền bạc là vấn đề nhạy cảm, đặc biệt khi giao dịch với đối tác cách xa nửa vòng trái đất. Một chuyên viên mua hàng giỏi phải biết cách bảo vệ dòng tiền cho công ty.
T/T (Telegraphic Transfer): Hiểu khi nào nên đặt cọc trước (deposit) và khi nào nên thanh toán phần còn lại để giảm thiểu rủi ro.
L/C (Letter of Credit): Nắm vững quy trình mở thư tín dụng qua ngân hàng. Đây là phương thức an toàn nhất cho cả hai bên nhưng cũng phức tạp và tốn kém nhất.
Các phương thức khác: D/A, D/P... và các rủi ro đi kèm.
3. Là "Chuyên Gia" Về Sản Phẩm và Thị Trường
Bạn không thể mua tốt thứ mà bạn không hiểu rõ. Nhân viên mua hàng phải có kiến thức sâu về sản phẩm, ngành hàng mình phụ trách: từ thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, cho đến xu hướng giá cả và các nhà cung cấp lớn trên toàn cầu.
II. Yếu Tố #2: Bộ "Vũ Khí" Kỹ Năng Cứng Sắc Bén
Nếu kiến thức là nền tảng thì kỹ năng cứng là những công cụ, là "vũ khí" để bạn thực thi công việc một cách hiệu quả.
1. Ngoại Ngữ - Tấm "Hộ Chiếu" Ra Thị Trường Toàn Cầu
Trong mua hàng quốc tế, Tiếng Anh gần như là yêu cầu bắt buộc. Đây không chỉ là công cụ để giao tiếp thông thường mà còn để:
Soạn thảo, đọc hiểu email, hợp đồng: Ngôn từ trong hợp đồng phải chính xác tuyệt đối để tránh những tranh chấp pháp lý đắt giá.
Đàm phán trực tiếp: Tự tin thương lượng với đối tác qua điện thoại, video call hoặc gặp mặt trực tiếp.
Nghiên cứu tài liệu: Đọc và hiểu các tài liệu kỹ thuật, báo cáo thị trường, thông tin về nhà cung cấp.
2. Kỹ Năng Phân Tích Dữ Liệu & Tính Toán
Nghề mua hàng làm việc với con số mỗi ngày. Khả năng "đọc vị" những con số này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thông minh.
So sánh báo giá: Không chỉ nhìn vào giá cuối cùng, mà phải phân tích chi tiết từng hạng mục để biết đâu là lựa chọn tối ưu nhất.
Tính toán Tổng chi phí sở hữu (TCO - Total Cost of Ownership): Một sản phẩm giá rẻ nhưng chi phí vận chuyển cao, tuổi thọ ngắn, bảo hành kém... có thể lại đắt hơn một sản phẩm có giá mua ban đầu cao hơn.
Phân tích biến động thị trường: Dựa vào dữ liệu để dự báo xu hướng giá, quyết định thời điểm mua hàng hợp lý.
3. Thành Thạo Công Nghệ & Phần Mềm
Microsoft Excel: Là "vật bất ly thân" để làm báo giá, phân tích dữ liệu, theo dõi đơn hàng.
Hệ thống ERP (SAP, Oracle...): Hầu hết các công ty lớn đều sử dụng phần mềm ERP để quản lý toàn bộ quy trình mua hàng. Thành thạo công cụ này là một lợi thế cạnh tranh lớn.
III. Yếu Tố #3: Sức Mạnh Của Kỹ Năng Mềm Tinh Tế
Đây là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một nhân viên mua hàng "thợ" và một chuyên gia "nghệ sĩ". Đây là nghệ thuật ứng xử và làm việc với con người.
1. Đàm Phán & Thuyết Phục - "Võ Công" Tối Thượng
Đây được xem là kỹ năng số một. Một cuộc đàm phán thành công có thể giúp công ty tiết kiệm hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng. Nghệ thuật này bao gồm:
Tạo ra kịch bản Win-Win: Mục tiêu không phải là "ép giá" nhà cung cấp đến đường cùng, mà là đạt được một thỏa thuận mà cả hai bên cùng có lợi để hợp tác bền vững.
Thấu hiểu tâm lý và văn hóa: Đàm phán với đối tác người Nhật sẽ khác với người Mỹ. Hiểu biết về văn hóa giúp bạn giao tiếp hiệu quả và dễ dàng đạt được mục đích.
2. Giao Tiếp & Xây Dựng Mối Quan Hệ
Nhà cung cấp không chỉ là người bán hàng, họ là đối tác. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ sẽ mang lại vô vàn lợi ích: được ưu tiên khi hàng khan hiếm, được hỗ trợ linh hoạt khi gặp sự cố, được thông báo về các sản phẩm mới và chính sách giá tốt.
3. Giải Quyết Vấn Đề Nhanh Nhạy
Chuỗi cung ứng toàn cầu luôn tiềm ẩn rủi ro: tàu bị trễ, hàng hóa hư hỏng, nhà cung cấp gặp sự cố... Nhân viên mua hàng phải là một "lính cứu hỏa", luôn bình tĩnh, nhanh chóng tìm ra giải pháp thay thế để đảm bảo hoạt động sản xuất không bị ảnh hưởng.
IV. Yếu Tố #4: Phẩm Chất Cá Nhân - "Chất" Riêng Của Người Dẫn Đầu
Cuối cùng, kiến thức và kỹ năng cần được đặt trên nền tảng của những phẩm chất cá nhân đáng quý.
1. Chính Trực và Minh Bạch
Nghề mua hàng thường xuyên tiếp xúc với tiền bạc và các hợp đồng giá trị lớn, do đó cám dỗ là không thể tránh khỏi. Sự chính trực là yêu cầu bắt buộc để xây dựng lòng tin với công ty và đối tác, đảm bảo mọi quyết định đều dựa trên lợi ích chung.
2. Chủ Động và Tinh Thần Trách Nhiệm Cao
Một chuyên gia sẽ không chờ yêu cầu đến mới làm. Họ chủ động tìm kiếm nhà cung cấp mới tốt hơn, đề xuất những phương án mua hàng hiệu quả hơn và chịu trách nhiệm cho đơn hàng của mình từ đầu đến cuối.
3. Khả Năng Chịu Áp Lực "Thép"
Áp lực về chỉ tiêu giảm chi phí (cost-saving), áp lực về tiến độ giao hàng, áp lực từ các phòng ban liên quan... là "đặc sản" của nghề này. Khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả dưới áp lực cao là tố chất không thể thiếu.
Trở thành một Nhân viên Mua hàng Quốc tế chuyên nghiệp là một hành trình không ngừng học hỏi và rèn luyện. Đó là sự tổng hòa của một cái đầu lạnh với kiến thức chuyên môn và khả năng phân tích, một trái tim nóng với sự chính trực và đam mê, cùng một cái miệng dẻo với kỹ năng giao tiếp và đàm phán khéo léo.
Nếu bạn sở hữu và không ngừng trau dồi 4 yếu tố vàng trên, cánh cửa thành công trong lĩnh vực mua hàng quốc tế đầy năng động và thử thách chắc chắn sẽ rộng mở chào đón bạn.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế
+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu
+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu
+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu
+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
Đánh giá của bạn