Chính Ngạch Là Gì? Phân Biệt Chính Ngạch Và Tiểu Ngạch

Hình thức mua bán chính ngạch đang trở thành xu thế khi mà hoạt động mua bán tiểu ngạch đang ngày bị hạn chế hơn. Để có thể tiến hành xuất nhập khẩu chính ngạch, chúng ta cần hiểu rõ chính ngạch là gì, phân biệt được chính ngạch và tiểu ngạch.

>>>> Xem thêm: Top Website B2B Tìm Kiếm Khách Hàng Nước Ngoài Hiệu Quả Nhất

1. Chính ngạch là gì?

“Chính ngạch” là cách gọi để chỉ hình thức xuất nhập khẩu hợp pháp, có ký kết hợp đồng rõ ràng giữa thương nhân Việt Nam và đối tác nước ngoài.

Cả bên mua và bên bán có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp, hoạt động buôn bán diễn ra theo đúng quy định của pháp luật và các hiệp định thương mại quốc tế, bất kể hai nước có chung biên giới hay không.

Sở dĩ có khái niệm “chính ngạch” là để phân biệt với buôn bán “tiểu ngạch” – hình thức mua bán nhỏ lẻ giữa cư dân sống ở vùng biên giới (ví dụ biên giới Việt – Trung, Việt – Lào, Việt – Campuchia).

Vì vậy, khi nói “xuất nhập khẩu chính ngạch”, người ta thường hiểu là hoạt động thương mại quy mô lớn, có hóa đơn – chứng từ đầy đủ, có khai báo hải quan và tuân thủ quy trình quốc tế. Còn nếu không phải giao thương vùng biên, thì chỉ cần nói “xuất nhập khẩu” thôi cũng đã ngầm hiểu là chính ngạch.

Thông thường khi tiến hành xuất nhập khẩu, thủ tục nhập khẩu chính ngạch sẽ có phần phức tạp hơn so với thủ tục xuất khẩu.

2. Nhập khẩu chính ngạch là gì? Ưu nhược điểm của nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp trong nước với đối tác nước ngoài thông qua hợp đồng ngoại thương rõ ràng, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được thực hiện theo quy định của pháp luật và các hiệp định thương mại quốc tế.

Hình thức nhập khẩu này thường diễn ra qua cửa khẩu chính thức (cảng biển, sân bay, cửa khẩu quốc tế), với các lô hàng lớn, có quy mô thương mại rõ ràng.

So với các hình thức giao thương không chính thức (như tiểu ngạch), nhập khẩu chính ngạch được quản lý chặt chẽ hơn, đặc biệt là về số lượng, chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, nguồn gốc xuất xứ và hồ sơ pháp lý.

Cũng chính vì vậy, quá trình nhập khẩu chính ngạch thường mất nhiều thời gian hơn và chi phí cũng cao hơn, ,nhưng đổi lại là tính minh bạch và an toàn cao hơn.

Ưu điểm của Nhập Khẩu Chính Ngạch

- Không giới hạn về quy mô và giá trị hàng hóa

- Do thực hiện theo hợp đồng ngoại thương nên doanh nghiệp có thể nhập khẩu số lượng lớn, giá trị cao mà không bị rào cản như tiểu ngạch.

- Hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng, đầy đủ giấy tờ pháp lý

- Điều này giúp hạn chế tối đa rủi ro bị thu giữ, phạt hành chính hoặc truy thu thuế từ cơ quan chức năng.

- Được bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp

- Các giao dịch chính ngạch đều có căn cứ pháp lý, giúp doanh nghiệp có cơ sở khi xảy ra mâu thuẫn về chất lượng hàng hóa, thanh toán, giao nhận...

Phù hợp với hàng hóa có giá trị cao

- Vận chuyển quốc tế theo đường chính ngạch thường an toàn hơn, đặc biệt thích hợp với mặt hàng máy móc, thiết bị, dược phẩm, thực phẩm chế biến...

- Linh hoạt giao thương với nhiều quốc gia

- Không bị giới hạn trong khu vực biên giới. Doanh nghiệp có thể nhập khẩu hàng hóa từ bất kỳ quốc gia nào có hiệp định thương mại với Việt Nam.

Nhược điểm của Nhập Khẩu Chính Ngạch

- Thủ tục phức tạp và mất thời gian

- Do hàng hóa cần được thông quan chính thức nên doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo hải quan, xin giấy phép chuyên ngành nếu có. Trường hợp cần kiểm tra chất lượng, có thể phải đưa hàng về kho chờ kết quả trước khi phân phối.

- Chi phí cao hơn hình thức tiểu ngạch

- Chi phí phát sinh gồm thuế nhập khẩu, VAT, phí kiểm tra chuyên ngành, chi phí thông quan, phí lưu kho bãi... khiến tổng chi phí tăng đáng kể so với nhập tiểu ngạch.

- Ít linh hoạt trong xử lý hàng hóa

- Do bị kiểm soát nghiêm ngặt về chất lượng, nguồn gốc, nên khó tùy biến hoặc điều chỉnh thông tin chứng từ, mẫu mã, thời gian giao hàng trong ngắn hạn.

Tóm lại, nhập khẩu chính ngạch là con đường giao thương an toàn, minh bạch và phù hợp cho các doanh nghiệp muốn hoạt động lâu dài, chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Dù chi phí và thủ tục có phần phức tạp hơn, nhưng đổi lại, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo quyền lợi và nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh quốc tế.

3. Quy trình nhập khẩu hàng chính ngạch: 6 bước cần nắm rõ

Để thực hiện một lô hàng nhập khẩu chính ngạch đúng quy trình, bạn cần đi qua 6 bước cơ bản. Dù bạn là doanh nghiệp lần đầu nhập hàng, hay đã có kinh nghiệm, việc nắm rõ từng bước sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh rủi ro hoặc chi phí không cần thiết.

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ

Trước khi tiến hành nhập khẩu, bên mua và bên bán cần thống nhất các điều kiện giao dịch, đồng thời chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của hải quan và các cơ quan chức năng.

Các chứng từ bắt buộc thường bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

• Vận đơn (Bill of Lading – nếu có)

• Tờ khai hải quan

• Tín dụng thư (L/C) – nếu áp dụng

• Giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước

• Giấy chứng nhận xuất xứ (ví dụ: C/O Form E)

• Chứng nhận kiểm dịch, kiểm định (tùy loại hàng)

• Hóa đơn cước vận chuyển

Ngoài ra, tùy vào từng mặt hàng cụ thể (thực phẩm, dược phẩm, hóa chất…), sẽ có thêm các loại giấy phép chuyên ngành.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đơn vị logistics hoặc dịch vụ hải quan bên ngoài, phần lớn các chứng từ này sẽ được họ hỗ trợ chuẩn bị và hoàn thiện.

Bước 2: Thanh toán quốc tế

Bên nhập khẩu sẽ thực hiện thanh toán dựa trên điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Các phương thức phổ biến gồm: T/T (chuyển khoản), L/C (thư tín dụng), D/P hoặc D/A (thanh toán nhận chứng từ).

Lưu ý: Việc thanh toán phải được thực hiện qua ngân hàng được Nhà nước cấp phép giao dịch thanh toán quốc tế, đảm bảo đúng pháp luật và an toàn về tài chính.

Bước 3: Khai báo và làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là bước bắt buộc đối với bên xuất khẩu hàng tại nước đối tác. Tuy nhiên, bên nhập khẩu vẫn cần theo dõi sát quá trình này để đảm bảo không phát sinh sai sót làm ảnh hưởng tới thời gian giao hàng.

Hình thức vận chuyển có thể là đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ, tùy theo đặc điểm lô hàng và điều kiện trong hợp đồng (Incoterms).

Doanh nghiệp lần đầu khai báo hải quan cần:

+ Mua token chữ ký số

+ Đăng ký tài khoản user code trên hệ thống hải quan điện tử

+ Cài phần mềm khai báo (ECUS5-VNACCS) và tiến hành khai tờ khai

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ phân luồng:

Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay

Luồng vàng: Xuất trình chứng từ để hải quan kiểm tra

Luồng đỏ: Vừa kiểm tra chứng từ, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa

Bước 4: Nộp thuế và nhận lệnh giao hàng

Ngay sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp cần tra cứu mức thuế (thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt – nếu có) và thực hiện nộp vào ngân sách Nhà nước.

Để nhận hàng tại cảng hoặc sân bay, bạn cần chuẩn bị:

Giấy giới thiệu của công ty nhận hàng

Bản gốc vận đơn

Thông báo hàng đến

Nếu hàng nhập theo container, sẽ cần thêm các giấy tờ:

+ Giấy mượn container

+ Giấy hạ container rỗng

+ Hóa đơn, hạn lệnh giao hàng từ hãng tàu

Bước 5: Vận chuyển và theo dõi hàng (In transit)

Khi hàng đang trong quá trình vận chuyển về Việt Nam, bên mua và bên bán có thể theo dõi tình trạng hàng qua mã tracking do đơn vị vận chuyển cung cấp.

Thời gian vận chuyển phụ thuộc nhiều vào yếu tố khách quan như thời tiết, lịch tàu, tắc biên, thay đổi lịch bay… Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật để chủ động trong khâu nhận hàng.

Bước 6: Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Sau khi hàng về đến cửa khẩu Việt Nam, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ sẽ tiếp tục làm thủ tục nhập khẩu.

Quy trình này gần giống như bước 1 – tái kiểm tra chứng từ, xử lý các yêu cầu từ phía hải quan nếu có.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

» Xuất trình đúng loại chứng từ đã khai báo 

» Làm thủ tục thanh lý tờ khai, in phiếu giao nhận

» Hoàn tất nộp lệ phí cảng, lưu container, và các chi phí phát sinh

» Lấy lại tiền thế chân container (nếu có): cần giấy hạ rỗng, giấy thuê container, giấy giới thiệu

Như vậy, quy trình nhập khẩu chính ngạch đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ quy định về hồ sơ, thanh toán và khai báo. Dù thủ tục có phần phức tạp, nhưng đổi lại là tính pháp lý rõ ràng, an toàn, minh bạch và phù hợp với doanh nghiệp muốn phát triển dài hạn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Nếu bạn mới bắt đầu hoặc muốn tối ưu hiệu quả khi nhập khẩu, việc tham gia một khóa học bài bản hoặc thuê đơn vị chuyên nghiệp là lựa chọn đáng cân nhắc.

3. Nên chọn nhập khẩu chính ngạch hay tiểu ngạch?

Việc lựa chọn hình thức nhập khẩu phụ thuộc vào loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng, và địa điểm nhập khẩu. Không có hình thức nào hoàn toàn “tốt hơn” – mà quan trọng là phù hợp với nhu cầu thực tế kinh doanh của doanh nghiệp.

Tiêu chí	Nhập khẩu Tiểu ngạch	Nhập khẩu Chính ngạch
Khái niệm	Hình thức mua bán chủ yếu qua biên giới, thủ tục đơn giản, không cần khai báo hải quan chi tiết.	Hình thức nhập khẩu chính thức, có hợp đồng, khai báo hải quan, hóa đơn đầy đủ.
Phù hợp với	- Hàng nhẹ, giá trị thấp - Nhập thử thị trường - Qua tỉnh biên giới (Lạng Sơn, Lào Cai...)	- Hàng số lượng lớn, giá trị cao - Hàng cần chứng nhận xuất xứ - Nhập từ quốc gia không giáp biên
Ưu điểm	- Thủ tục nhanh - Chi phí thấp - Phù hợp người mới kinh doanh	- Hợp pháp, giấy tờ đầy đủ - Không giới hạn số lượng/quốc gia - Dễ mở rộng, xây dựng thương hiệu - Được hoàn thuế, kê khai chi phí
Nhược điểm	- Không có hóa đơn - Nguy cơ bị kiểm tra, tịch thu - Khó mở rộng quy mô	- Thủ tục phức tạp hơn - Thời gian xử lý lâu nếu thiếu kinh nghiệm - Chi phí cao hơn (thuế, kiểm định...)

Như vậy, dựa trên bảng so sánh chính ngạch và tiều ngạch, nếu bạn kinh doanh nhỏ, nhập hàng nhanh, bán lẻ hàng tiêu dùng phổ thông: Tiểu ngạch là lựa chọn linh hoạt, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Nếu bạn muốn phát triển lâu dài, nhập khẩu hàng giá trị cao, làm việc với doanh nghiệp lớn hoặc cần hóa đơn – chứng từ đầy đủ: Nên chọn chính ngạch.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức nhập khẩu chính ngạch thông qua đơn vị dịch vụ trọn gói. Các bên này sẽ hỗ trợ bạn khai báo hải quan, làm chứng từ, thậm chí lo toàn bộ khâu thông quan – giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và an toàn.

Đối với doanh nghiệp cần tìm hiểu về thủ tục xuất nhập khẩu chính ngạch để có thể tự làm xuất nhập khẩu chính ngạch, có thể tham khảo khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM