Cách Tra Cứu Mã HS Code Hàng Hóa Nhanh Trên Cổng Hải Quan

Cùng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu tìm hiểu cách tra cứu mã HS Code hàng hóa nhanh trên Cổng thông tin Hải quan qua bài viết sau đây. Khám phá các mẹo tìm kiếm nâng cao và cách khắc phục nhược điểm của công cụ, giúp bạn tránh các sai sót pháp lý và tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu.

1. Tại Sao Cổng Hải Quan Là Nguồn Tra Cứu Mã HS Code Bắt Buộc

Với lô hàng xuất nhập khẩu việc xác định chính xác mã HS (Harmonized System) là một trong những nghiệp vụ nền tảng và quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuế, thủ tục thông quan và tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

→ Một sai sót khi áp mã HS có thể gây hậu quả tài chính nghiêm trọng, bao gồm truy thu thuế, phạt tiền, chậm trễ chuỗi cung ứng và thậm chí rủi ro pháp lý hình sự nếu cố tình khai sai để trốn thuế.

• Hiện nay có nhiều công cụ, website của bên thứ ba hỗ trợ tra cứu mã HS với giao diện thân thiện và tính năng tìm kiếm thông minh. Tuy nhiên, đối với người làm nghề chuyên nghiệp, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại địa chỉ customs.gov.vn luôn là nguồn tham chiếu cuối cùng và bắt buộc.

→ Bởi cổng hải quan là nguồn dữ liệu gốc, chính thống và duy nhất có giá trị pháp lý để khai báo hải quan tại Việt Nam. Mọi tranh chấp về phân loại hàng hóa giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan đều sẽ được giải quyết dựa trên biểu thuế và các văn bản quy phạm pháp luật được công bố trên cổng thông tin này.

→ Dù công cụ tra cứu trên customs.gov.vn có giao diện cũ và chức năng tìm kiếm hạn chế, gây khó khăn cho người dùng, đặc biệt khi tìm theo tên thương mại, nhưng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ không chỉ hướng dẫn các bước cơ bản mà sẽ cung cấp quy trình làm việc có hệ thống và các chiến lược tìm kiếm nâng cao, giúp bạn tối ưu công cụ này, đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý cho lô hàng.

>> Xem thêm: 6 Lỗi Thường Gặp Khi Tra Mã HS Và Cách Khắc Phục

2. Phân Tích Chi Tiết Hàng Hóa – Nền Tảng Bắt Buộc Khi Tra Mã HS Code

Trước khi tra cứu mã HS, bước quan trọng nhất là hiểu rõ về sản phẩm. Sai sót thường xảy ra khi phân loại dựa trên tên thương mại hoặc mô tả thiếu chính xác, dẫn đến việc áp mã không chính xác. Với các chuyên gia trong ngành, luôn đảm bảo phải có đầy đủ thông tin về hàng hóa trước khi bắt đầu tra cứu.

Dưới đây là danh sách kiểm tra (checklist) các thông tin cần thu thập và phân tích trước khi tiến hành tra cứu:

• Tên gọi chính xác: Bao gồm tên thương mại, tên kỹ thuật và tên khoa học (nếu có). Ví dụ, thay vì chỉ biết tên "hóa chất A", cần có tên khoa học và mã số CAS của nó.

• Thành phần, cấu tạo vật liệu: Phải xác định chi tiết vật liệu chính, vật liệu phụ và tỷ lệ phần trăm của từng thành phần (nếu có thể).

Ví dụ, mô tả "áo sơ mi" là không đủ, cần phải chi tiết hóa thành "áo sơ mi nam, dệt kim, làm từ 65% sợi cotton và 35% sợi polyester".

• Tính chất lý, hóa: Các đặc tính vật lý (dạng rắn, lỏng, khí, bột), các thông số hóa học quan trọng, đặc tính kỹ thuật (công suất, điện áp, v.v.).

• Công dụng và cơ chế hoạt động: Sản phẩm được dùng để làm gì? Công dụng chính là gì và có công dụng phụ nào không? Nó hoạt động bằng cơ chế nào (cơ, điện, hóa học)?

Mục đích sử dụng có thể là yếu tố quyết định đến việc phân loại, ví dụ như cùng một loại switch nhưng dùng trong hệ thống viễn thông sẽ có mã khác với switch dùng trong hệ thống điện hạ thế.

• Quy cách đóng gói và trạng thái sản phẩm: Hàng hóa được nhập khẩu ở dạng hoàn chỉnh, chưa hoàn chỉnh, tháo rời, hay được đóng gói ở dạng bộ để bán lẻ?

• Tài liệu kỹ thuật hỗ trợ: Chủ động yêu cầu nhà sản xuất/nhà cung cấp cung cấp các tài liệu quan trọng sau:

• Catalogue sản phẩm: Cung cấp cái nhìn tổng quan và hình ảnh thực tế.

• Bảng dữ liệu kỹ thuật (Technical Datasheet): Chứa các thông số kỹ thuật chi tiết.

• Bảng phân tích thành phần (Certificate of Analysis - C/A): Cực kỳ quan trọng đối với hóa chất, nguyên liệu, thực phẩm.

• Hình ảnh thực tế của sản phẩm: Giúp hình dung rõ hơn về cấu tạo và hình dáng.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này không chỉ giúp quá trình tra cứu nhanh hơn mà còn là cơ sở vững chắc để bảo vệ quan điểm phân loại của doanh nghiệp khi có sự tham vấn hoặc kiểm tra từ cơ quan hải quan.

>> Tham khảo: Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu

3. Hướng Dẫn Tra Cứu Mã HS Từng Bước Và Mẹo Tối Ưu Trên Cổng Hải Quan

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về sản phẩm, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

3.1. Điều hướng đến đúng công cụ tra cứu

Quy trình truy cập vào công cụ tra cứu biểu thuế và mã HS trên trang web của Tổng cục Hải quan được thực hiện như sau:

- Bước 1: Truy cập vào trang chủ tại địa chỉ: https://www.customs.gov.vn/.

- Bước 2: Tại giao diện trang chủ, tìm đến cột menu ở phía bên phải màn hình. Nhấp vào mục "TRA CỨU DỊCH VỤ CÔNG".

- Bước 3: Trong danh sách các dịch vụ công hiện ra, chọn liên kết "Tra cứu Biểu thuế - Mã HS". Giao diện tra cứu sẽ được hiển thị.

3.2. Chiến lược tìm kiếm bằng Tên Hàng Hóa (Khi chưa có định hướng về mã)

Đây là phương pháp khởi đầu khi bạn chưa có bất kỳ thông tin nào về Chương hoặc Nhóm của sản phẩm. Tuy nhiên, đây cũng là phương pháp dễ thất bại nhất nếu không có chiến lược đúng đắn.

√ Công cụ tìm kiếm của customs.gov.vn hoạt động dựa trên việc đối chiếu cụm từ chính xác có trong mô tả của biểu thuế. Nó không có khả năng tìm kiếm thông minh theo từ đồng nghĩa hay các thuật ngữ liên quan. Do đó, việc tìm kiếm theo tên thương mại thông thường như "laptop", "bàn chải đánh răng", "tai nghe" thường sẽ không trả về kết quả hoặc trả về kết quả không liên quan.

√ Mẹo của chuyên gia để tìm kiếm hiệu quả:

♦ Sử dụng thuật ngữ kỹ thuật, pháp lý: Thay vì dùng tên thương mại, hãy tư duy theo ngôn ngữ của biểu thuế. Hãy thử các từ khóa mô tả bản chất, công dụng hoặc vật liệu chính của sản phẩm.

- Thay vì tìm "laptop", hãy thử "máy xử lý dữ liệu tự động xách tay".

- Thay vì tìm "bàn chải đánh răng", hãy thử "bàn chải".

- Thay vì tìm "bao bì giấy", hãy thử "túi và bao" hoặc "giấy và bìa".

♦ Bắt đầu với từ khóa ngắn và chung: Hãy bắt đầu với những từ khóa ngắn gọn mô tả vật liệu chính hoặc danh mục chung của sản phẩm. Ví dụ, với "ghế văn phòng bọc da có khung sắt", bạn có thể bắt đầu tìm với từ "ghế" hoặc "sắt" hoặc "da". Việc này giúp định vị các Chương, Nhóm có liên quan.

♦ Thử nhiều biến thể từ khóa: Đừng bỏ cuộc sau một lần tìm kiếm thất bại. Hãy thử các biến thể khác nhau của từ khóa, cả có dấu và không dấu, để tăng khả năng tìm thấy kết quả.

3.3. Chiến lược tìm kiếm bằng Mã HS (Khi đã biết 2-4 số đầu)

Đây là phương pháp tra cứu nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều. Phương pháp này được áp dụng khi bạn đã có một định hướng ban đầu về mã HS, ví dụ như mã HS do nhà cung cấp gợi ý (chỉ nên tham khảo 6 số đầu), mã HS từ các lô hàng tương tự trước đây, hoặc kết quả từ các công cụ tra cứu khác.

Thực hiện:

+ Trong ô "Mã HS", nhập 2 chữ số đầu tiên (mã Chương) để xem toàn bộ các nhóm và phân nhóm trong Chương đó. Ví dụ, nhập "08" để xem các loại quả và quả hạch ăn được.

+ Nhập 4 chữ số đầu tiên (mã Nhóm) để thu hẹp phạm vi tìm kiếm vào một nhóm sản phẩm cụ thể. Ví dụ, nhập "0808" để xem các sản phẩm thuộc nhóm "Táo, lê và quả mộc qua, tươi".

>> Xem thêm: Tại Sao Tra Cứu Mã HS Là Kỹ Năng Quan Trọng Trong Xuất Nhập Khẩu?

3.4. Đọc và Phân Tích Kết Quả Chuyên Sâu

Sau khi thực hiện tìm kiếm, hệ thống sẽ trả về một bảng kết quả. Việc đọc và phân tích bảng này đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức chuyên môn.

+ Cấu trúc bảng kết quả: Bảng kết quả thường bao gồm các cột chính: Mã HS (8 số), Mô tả hàng hóa, Đơn vị tính, và các cột thuế suất khác nhau như Thuế NK ưu đãi (MFN), Thuế GTGT (VAT), và các loại thuế NK ưu đãi đặc biệt theo các FTA (ví dụ: ACFTA, ATIGA, AKFTA...).

♦ Quy trình phân tích kết quả:

+ Không dừng lại ở kết quả đầu tiên: Đừng vội vàng chọn mã HS đầu tiên bạn thấy có vẻ phù hợp. Hãy đọc toàn bộ danh sách kết quả mà hệ thống trả về.

+ So sánh các mô tả ở cùng cấp độ: Đây là một kỹ năng cốt lõi, tuân thủ theo Quy tắc 6 của hệ thống phân loại HS. Khi xem xét các mã HS, bạn phải so sánh các mô tả có cùng cấp độ gạch đầu dòng ("-", "--", "---").

Ví dụ, bạn phải so sánh mô tả của các phân nhóm 1 gạch ("-") với nhau để chọn ra phân nhóm phù hợp nhất, sau đó mới đi sâu vào so sánh các phân nhóm 2 gạch ("--") bên trong phân nhóm 1 gạch đã chọn.

+ Ưu tiên mô tả cụ thể nhất: Theo Quy tắc 3(a), khi một sản phẩm có thể được phân loại vào hai hay nhiều nhóm, nhóm có mô tả cụ thể nhất sẽ được ưu tiên hơn các nhóm có mô tả khái quát.

Ví dụ, "thảm lót sàn bằng nhựa được tạo hình riêng cho ô tô" sẽ được phân vào nhóm 8708 "Bộ phận và phụ kiện của xe có động cơ" vì mô tả này cụ thể hơn nhóm 3926 "Các sản phẩm khác bằng plastic".

+ Đối chiếu với thông tin sản phẩm đã chuẩn bị: So sánh mô tả chi tiết của từng mã 8 số với bộ thông tin sản phẩm bạn đã thu thập ở Bước 1. Mã HS chính xác phải là mã có mô tả khớp nhất với các đặc tính về thành phần, cấu tạo, công dụng của hàng hóa thực tế.

>> Xem thêm: Review khóa học Tra cứu mã HS Code tại Lê Ánh – Có nên học?

4. Các "Bẫy" Thường Gặp Và Cách Né Tránh Khi Dùng Cổng Hải Quan

Ngay cả những người làm việc lâu năm cũng có thể mắc phải một số sai sót khi sử dụng công cụ này. Việc nhận diện và chủ động phòng tránh chúng là rất quan trọng.

- Bẫy 1: Tin tưởng vào kết quả tìm kiếm đầu tiên

Vấn đề: Như đã đề cập, kết quả đầu tiên hệ thống hiển thị không đồng nghĩa là kết quả đúng nhất hoặc phù hợp nhất.

Giải pháp: Luôn có tư duy kiểm tra và so sánh. Dành thời gian đọc và phân tích toàn bộ các mã HS tiềm năng trong cùng một nhóm trước khi đưa ra quyết định.

- Bẫy 2: Bỏ qua các Chú giải của Phần và Chương

Vấn đề: Đây là một lỗi sai nghiêm trọng về mặt pháp lý, vi phạm trực tiếp Quy tắc 1 trong phân loại HS. Tên của các Phần, Chương chỉ mang tính định hướng, giá trị pháp lý nằm ở nội dung mô tả của từng Nhóm và các Chú giải pháp lý đi kèm.

Cổng thông tin của Tổng cục Hải quan không hiển thị trực tiếp các Chú giải này trong giao diện tra cứu, khiến người dùng dễ bỏ qua.

Giải pháp: Phải tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp: sau khi xác định được Chương tiềm năng, hãy tìm và đọc các văn bản pháp quy (như Thông tư của Bộ Tài chính ban hành Danh mục hàng hóa XNK) để xem phần Chú giải của Chương đó. Các chú giải này thường chứa các định nghĩa quan trọng hoặc các điều khoản loại trừ.

Ví dụ kinh điển là "voi làm xiếc", thoạt nhìn thuộc Chương 01 "Động vật sống", nhưng Chú giải 1(c) của Chương 01 đã loại trừ các động vật thuộc nhóm 95.08, do đó voi làm xiếc phải được phân loại vào nhóm 95.08.

- Bẫy 3: Không kiểm tra tính cập nhật của thông tin

Vấn đề: Biểu thuế và danh mục HS có thể được cập nhật và thay đổi định kỳ. Việc dựa vào một file Excel biểu thuế cũ đã tải về từ lâu hoặc một thói quen áp mã cũ có thể dẫn đến sai sót nếu quy định đã thay đổi.

Giải pháp: Luôn ưu tiên tra cứu trực tuyến trên customs.gov.vn cho mỗi lô hàng mới. Đây là cách đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản biểu thuế mới nhất và có hiệu lực tại thời điểm khai báo.

Mặc dù Cổng Hải quan có những hạn chế về giao diện và tính năng tìm kiếm, nó vẫn là công cụ không thể thay thế và là nguồn chân lý pháp lý cho mọi hoạt động khai báo hải quan, tra cứu mã HS Code tại Việt Nam. Việc tra cứu mã HS trên công cụ này không chỉ là một thao tác kỹ thuật, mà là một quy trình đòi hỏi tư duy phân tích và chiến lược. Hy vọng bài viết trên đây Nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã giúp bạn tra cứu mã ms HS hàng hóa trên cổng Hải quan một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM