Thủ Tục Hải Quan Là Gì? Hướng Dẫn Cho Người Mới Bắt Đầu

Thủ tục hải quan đóng vai trò then chốt, đảm bảo mọi giao dịch vận chuyển quốc tế diễn ra hợp pháp, đúng quy định. Đây là bước không thể thiếu giúp hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thủ tục hải quan là gì, dựa trên cơ sở pháp lý nào và tại sao nó lại quan trọng đến vậy trong hoạt động xuất nhập khẩu? Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ giúp những bạn mới bắt đầu tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là hình thức bắt buộc mà cơ quan hải quan kiểm soát thông tin về việc xuất khẩu hay nhập khẩu hàng hóa ra vào quốc gia từ các quốc gia khác nhằm đảm bảo hàng hóa tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thương mại quốc tế. Quá trình này bao gồm việc khai báo hải quan, nộp các giấy tờ cần thiết, và thực hiện các nghĩa vụ tài chính như thuế, phí đối với hàng hóa.

Người thực hiện thủ tục hải quan cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để cơ quan hải quan kiểm tra, giúp hàng hóa và các phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra vào một quốc gia.

Theo Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014: “Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.”

Một số loại hình phổ biến:

• Thủ tục hải quan hàng kinh doanh.
• Thủ tục hải quan hàng phi mậu dịch.
• Thủ tục hải quan hàng hội chợ triển lãm.
• Thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập.
• Thủ tục hải quan hàng hành lý tài sản di chuyển.
• Thủ tục hải quan hàng phục vụ an ninh, quốc phòng.
• Thủ tục hải quan hàng xuất nhập khẩu tại chỗ.
• Thủ tục hải quan hàng gia công, sản xuất xuất khẩu.
• Thủ tục hải quan hàng nhập đầu tư.
• Thủ tục hải quan hàng quá cảnh.

>> Xem thêm: Khóa học khai báo hải quan chuyên sâu

2. Vì sao cần thực hiện thủ tục hải quan?

Thủ tục hải quan là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu của mọi quốc gia, bao gồm cả Việt Nam. Việc thực hiện thủ tục này nhằm đáp ứng hai mục tiêu chính:

Cơ sở tính và thu thuế: Thủ tục hải quan là nền tảng cơ sở để cơ quan nhà nước xác định và thu các khoản thuế liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Đây là một trong những mục tiêu quan trọng nhất, nhằm đảm bảo thị trường được duy trì sự ổn định và cân bằng thông qua các quy định thuế quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

Bảo đảm an ninh hàng hóa: Thủ tục hải quan còn là một công cụ quan trọng để kiểm soát an ninh, nhằm đảm bảo rằng hàng hóa nhập khẩu không thuộc danh mục hàng cấm hoặc vi phạm pháp luật. Ví dụ, không doanh nghiệp nào có thể nhập khẩu các mặt hàng bị cấm như vũ khí, chất kích thích; tương tự, không thể xuất khẩu đồ cổ, động vật quý hiếm mà không tuân thủ các quy định pháp lý chặt chẽ.

>> Xem nhiều: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất hà nội tphcm

3. Địa điểm làm thủ tục hải quan

Địa điểm làm thủ tục hải quan là nơi cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.

Thủ tục hải quan thường được thực hiện tại các cửa khẩu, cảng biển, sân bay, hoặc biên giới quốc gia, và được điều hành bởi cơ quan hải quan nhằm đảm bảo sự hợp pháp của hàng hóa và ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại hoặc vi phạm pháp luật.

Địa điểm làm thủ tục hải quan được quy định như sau:

- Địa điểm tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ: Trụ sở Cục Hải quan, trụ sở Chi cục Hải quan.

- Địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa bao gồm:

+ Địa điểm kiểm tra tại cửa khẩu, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không; bưu điện; cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất nhập khẩu được thành lập trong nội địa;
+ Trụ sở Chi cục Hải quan;

+ Địa điểm kiểm tra tập trung theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan;

+ Địa điểm kiểm tra tại cơ sở sản xuất, công trình; nơi tổ chức hội chợ, triển lãm;

+ Địa điểm kiểm tra tại khu vực kho ngoại quan, kho bảo thuế, địa điểm thu gom hàng lẻ;

+ Địa điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam với Hải quan nước láng giềng tại khu vực cửa khẩu đường bộ;

+ Địa điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định.

4. Những ai cần thực hiện thủ tục thông quan?

Theo Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ, các đối tượng phải thực hiện thủ tục hải quan bao gồm:

• Đại lý và đơn vị cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan: Những đơn vị này làm thay cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu khai báo hải quan.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyển phát quốc tế: Đây là các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục thông quan cho hàng hóa vận chuyển quốc tế, trừ khi chủ hàng có yêu cầu khác.
• Chủ lô hàng xuất nhập khẩu: Các doanh nghiệp hoặc cá nhân xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong trường hợp chủ lô hàng là thương nhân nước ngoài, họ sẽ thực hiện thông quan thông qua đại lý hải quan.
• Chủ phương tiện vận tải xuất/nhập cảnh hoặc quá cảnh: Hoặc những cá nhân được ủy quyền để thực hiện thủ tục cho phương tiện vận chuyển.
• Cá nhân được ủy quyền: Những người này có thể làm thủ tục hải quan cho hàng hóa là quà tặng, quà biếu, hành lý gửi trước hoặc sau khi chủ hàng đã xuất hoặc nhập cảnh.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ quá cảnh hàng hóa: Các công ty thực hiện quá cảnh hàng hóa cũng phải thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.

>> Xem thêm: Thủ Tục Thi Chứng Chỉ Nghiệp Vụ Khai Hải Quan

5. Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Kiểm tra xem hàng hóa nhập khẩu có nằm trong các nhóm:

+ Hàng hóa đặc biệt hoặc bị cấm nhập khẩu.

+ Hàng hóa yêu cầu giấy phép nhập khẩu từ cơ quan chức năng.

+ Sản phẩm cần công bố hợp chuẩn, hợp quy.

+ Hàng hóa cần được kiểm tra chuyên ngành trước khi nhập khẩu.

Xem xét các quy định về chính sách thuế áp dụng cho loại hàng hóa đó để đảm bảo tuân thủ.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ cần thiết

Để hoàn thành thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu, cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Hợp đồng ngoại thương.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Thỏa thuận lưu khoang, cung cấp thông tin về tàu, số chuyến, cảng xuất.
• Phiếu xác nhận container đã hạ bãi tại cảng, bao gồm số container và số seal.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin).
• Các chứng từ liên quan khác.

Ngoài ra, hồ sơ hải quan nhập khẩu cần phải được lập theo quy định tại Điều 24 của Luật Hải quan 2014, bao gồm:

+ Tờ khai hải quan nhập khẩu hoặc chứng từ thay thế.

+ Các chứng từ bổ sung đã liệt kê ở trên, có thể dưới dạng giấy hoặc điện tử.

Bước 3: Khai và nộp tờ khai hải quan

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành khai và nộp tờ khai hải quan. Các chứng từ liên quan cũng cần được xuất trình để cơ quan hải quan tại cửa khẩu kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ.

Bước 4: Nộp thuế nhập khẩu

Hồ sơ được cơ quan hải quan xác nhận hợp lệ, người làm thủ tục có trách nhiệm nộp thuế cho hàng hóa nhập khẩu. Các loại thuế thường bao gồm:
thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế bảo vệ môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Bước 5: Hoàn tất thủ tục hải quan

Khi đã hoàn thành việc nộp thuế và các nghĩa vụ liên quan, thủ tục hải quan được xem là hoàn tất và hàng hóa sẽ được phép thông quan.

>> Xem thêm: Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Hàng Air Tại Nội Bài

6. Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan

Khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp thường gặp phải một số lỗi phổ biến có thể gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không mong muốn. Dưới đây là các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan:

- Khai báo sai mã HS: Mã HS xác định mức thuế áp dụng cho hàng hóa. Nếu khai sai mã, doanh nghiệp có thể phải nộp sai thuế suất hoặc bị xử phạt.

- Thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác: Việc cung cấp thông tin sai về tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị hàng hóa có thể dẫn đến việc cơ quan hải quan từ chối thông quan hoặc yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa tờ khai.

- Khai báo chậm trễ: Hàng hóa có thể bị giữ lại hoặc chậm trễ thông quan nếu không khai báo đúng thời gian quy định.

- Chứng từ không khớp: Thông tin trên các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn không đồng nhất sẽ gây khó khăn trong quá trình xét duyệt và có thể bị hải quan yêu cầu làm lại.

- Hàng hóa không đúng với khai báo: Nếu kiểm tra thực tế phát hiện hàng hóa không khớp với thông tin đã khai báo, hàng hóa có thể bị từ chối thông quan, phạt hành chính hoặc thậm chí bị tịch thu.

Việc tránh những lỗi phổ biến khi làm thủ tục hải quan này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Thủ tục hải quan là một phần quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa lưu thông giữa các quốc gia một cách hợp pháp và đúng quy định. Hy vọng qua bài viết trên Nghiệp vụ xuất nhập khẩu giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng thủ tục hải quan không chỉ đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và duy trì uy tín doanh nghiệp.