RFQ (Request for Quotation) Là Gì? Quy Trình Làm Yêu Cầu Báo Giá

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và mua bán quốc tế, RFQ (Request for Quotation) là một khái niệm rất quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ. Đây là bước đầu tiên quan trọng để doanh nghiệp nhận được báo giá chi tiết từ nhà cung cấp, từ đó lên kế hoạch mua hàng chính xác. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu RFQ là gì và quy trình làm yêu cầu báo giá một cách chi tiết, chuẩn xác.

>>>> Xem thêm: Kinh Nghiệm Phỏng Vấn Vị Trí Mua hàng Quốc Tế

1. RFQ (Request for Quotation - Yêu cầu báo giá) là gì?

Yêu cầu báo giá (Request for Quote - RFQ) là một lời mời chính thức mà một công ty (bên mua) gửi đến các nhà cung cấp. Mục đích là để yêu cầu họ gửi lại một bản báo giá chi tiết cho việc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, với các thông số kỹ thuật đã được xác định rõ ràng.

Về cơ bản, khi gửi RFQ, bên mua đã biết chính xác mình cần gì và chỉ muốn tìm nhà cung cấp có mức giá cạnh tranh nhất.

Mục đích chính của RFQ là:

• So sánh giá cả và điều khoản: Giúp bên mua tìm được mức giá tốt nhất trên thị trường.
• Tìm kiếm đối tác tin cậy: Đây là cách hiệu quả để tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, có khả năng hợp tác ổn định và lâu dài.

Quy trình này đặc biệt hữu ích cho các bộ phận thu mua chuyên nghiệp, các doanh nghiệp cần đặt hàng số lượng lớn, hoặc những ai đang tìm kiếm các sản phẩm có yêu cầu tùy chỉnh đặc thù.

Chợ RFQ (RFQ Marketplace) là một nền tảng trực tuyến, nơi người mua có thể đăng tải công khai các yêu cầu báo giá của mình. Điều này giúp họ tiếp cận đồng thời nhiều nhà cung cấp, tạo ra một môi trường cạnh tranh để tìm được đối tác phù hợp nhất.

2. Ưu và Nhược điểm của việc sử dụng Yêu cầu báo giá (RFQ)

RFQ là một công cụ thu mua hiệu quả, tuy nhiên doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các ưu, nhược điểm của nó.

2.1 Ưu điểm

Quy trình nhanh gọn và hiệu quả: Vì RFQ là một quy trình khép kín và chỉ được gửi đến một nhóm nhà cung cấp đã được lựa chọn trước (những đơn vị mà công ty tin tưởng), doanh nghiệp không cần chuẩn bị hồ sơ mời thầu quá phức tạp. Việc chỉ nhận lại một số lượng báo giá hạn chế cũng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian đánh giá và so sánh.

Bảo mật và độ tin cậy cao: Quá trình này không được công khai, giúp bảo mật thông tin của đơn hàng. Hơn nữa, việc chỉ làm việc với các nhà cung cấp quen thuộc hoặc đã được kiểm chứng giúp giảm thiểu rủi ro về chất lượng và tiến độ.

2.2 Nhược điểm

Hạn chế sự cạnh tranh về giá: Vì giới hạn số lượng nhà cung cấp tham gia, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội nhận được mức giá tốt nhất từ thị trường rộng lớn hơn.

Bỏ lỡ các nhà cung cấp tiềm năng: Quy trình khép kín này khiến doanh nghiệp khó có cơ hội khám phá các nhà cung cấp mới, có thể mang đến sản phẩm chất lượng cao hơn hoặc giải pháp đổi mới.

Lưu ý quan trọng về tính pháp lý:

Cần làm rõ rằng, một báo giá mà nhà cung cấp gửi lại chưa phải là một hợp đồng ràng buộc. Nó chỉ là một lời chào giá.

Quy trình chuẩn là: Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, bên mua sẽ gửi một Đơn đặt hàng (Purchase Order).

Đơn đặt hàng này chính là văn bản hợp đồng, quy định các điều khoản và điều kiện chi tiết.

Hợp đồng chỉ chính thức có hiệu lực khi nhà cung cấp chấp nhận và ký xác nhận trên Đơn đặt hàng đó.

3. Một Yêu cầu báo giá (RFQ) thường bao gồm những nội dung gì?

Một bản Yêu cầu báo giá (RFQ) không chỉ đơn thuần hỏi về giá. Để đảm bảo việc so sánh được công bằng và minh bạch, RFQ cần chứa đựng các thông tin chi tiết và rõ ràng.

3.1 Các thành phần chính của một RFQ:

Thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ: Các yêu cầu kỹ thuật cụ thể (ví dụ: dung lượng ổ cứng, tốc độ xử lý của máy tính), số lượng, tiêu chuẩn chất lượng.

Điều khoản thương mại: Điều kiện thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, yêu cầu về bảo hành.

Các yêu cầu pháp lý và thủ tục: Thời hạn cuối cùng để gửi báo giá, thông tin liên hệ, và các tiêu chí lựa chọn nhà thầu.

3.2 Quy trình thực hiện RFQ:

Thực hiện một quy trình RFQ không chỉ đơn giản là gửi một email hỏi giá. Đó là một chuỗi các bước được tổ chức chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thu mua với chi phí tối ưu nhất.

Một quy trình RFQ chuyên nghiệp thường bao gồm 5 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và Soạn thảo RFQ

Đây là giai đoạn nền tảng, quyết định đến 70% sự thành công của toàn bộ quy trình. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp nhận được những báo giá chính xác và dễ dàng so sánh.

Xác định nhu cầu rõ ràng:

Bộ phận yêu cầu (ví dụ: phòng Kỹ thuật, phòng Marketing) phải làm việc chặt chẽ với bộ phận Thu mua để định nghĩa chính xác sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua.

Các yếu tố cần làm rõ bao gồm:

• Thông số kỹ thuật chi tiết: Kích thước, chất liệu, màu sắc, cấu hình, tiêu chuẩn chất lượng...
• Số lượng chính xác: Cần mua bao nhiêu sản phẩm hoặc quy mô dịch vụ là gì.
• Thời gian và địa điểm giao hàng: Deadline cụ thể, địa chỉ nhận hàng.
• Yêu cầu về bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật nếu có.

Xây dựng tài liệu RFQ:

Bộ phận Thu mua sẽ tổng hợp các thông tin trên và tạo ra một bộ tài liệu RFQ hoàn chỉnh. Tài liệu này phải thống nhất để gửi cho tất cả các nhà cung cấp.

Các thành phần chính của tài liệu RFQ:

• Thông tin chung: Giới thiệu ngắn gọn về công ty (bên mua), thông tin liên hệ của người phụ trách, ngày phát hành và thời hạn cuối cùng để nộp báo giá (deadline).
• Phạm vi và Yêu cầu chi tiết: Mô tả toàn bộ các thông số kỹ thuật, số lượng đã xác định ở trên.
• Biểu mẫu Báo giá (Quotation Form): Đây là phần cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp nên tạo một bảng (template) sẵn trên Excel hoặc Word, yêu cầu nhà cung cấp điền giá vào đúng các hạng mục. Điều này giúp việc so sánh sau này trở nên dễ dàng theo kiểu "táo với táo". Biểu mẫu cần có các cột như: Đơn giá, Thành tiền, Thuế VAT, Chi phí vận chuyển, Tổng cộng.
• Các Điều khoản Thương mại: Nêu rõ các điều kiện mong muốn như: điều khoản thanh toán (ví dụ: thanh toán sau 30 ngày - NET 30), điều kiện giao hàng (Incoterms), các yêu cầu về chứng từ, hóa đơn.
• Tiêu chí đánh giá: Nêu rõ báo giá sẽ được lựa chọn dựa trên tiêu chí nào (thường là giá thấp nhất trong số các nhà cung cấp đáp ứng đủ yêu cầu kỹ thuật).

Phê duyệt nội bộ:

Tài liệu RFQ sau khi soạn thảo xong cần được trưởng bộ phận Thu mua và các bên liên quan (nếu cần) xem xét và phê duyệt trước khi gửi đi.

Giai đoạn 2: Lựa chọn và Gửi RFQ đến Nhà cung cấp

Lập danh sách Nhà cung cấp tiềm năng:

Dựa trên kinh nghiệm, dữ liệu có sẵn hoặc nghiên cứu thị trường, bộ phận Thu mua sẽ lập một danh sách các nhà cung cấp đủ năng lực (thường từ 3-5 nhà cung cấp để đảm bảo tính cạnh tranh).

Danh sách này có thể đến từ: các nhà cung cấp hiện tại, các đối tác đã từng làm việc, hoặc các đơn vị uy tín trên thị trường.

Gửi RFQ:

RFQ sẽ được gửi đồng thời đến tất cả các nhà cung cấp trong danh sách qua email hoặc qua một cổng thông tin mua hàng (procurement portal).

Nguyên tắc vàng: Tất cả nhà cung cấp phải nhận được cùng một thông tin, tại cùng một thời điểm để đảm bảo sự công bằng.

Giai đoạn 3: Tiếp nhận và Quản lý Báo giá

Giải đáp thắc mắc:

Trong thời gian chờ báo giá, các nhà cung cấp có thể sẽ có câu hỏi. Bộ phận Thu mua có trách nhiệm trả lời các câu hỏi này một cách rõ ràng.

Để công bằng, nếu một câu hỏi và câu trả lời có thể ảnh hưởng đến cách báo giá, thông tin này nên được chia sẻ đến tất cả các nhà cung cấp còn lại.

Tiếp nhận Báo giá:

Các báo giá gửi về cần được bảo mật tuyệt đối và không được mở ra cho đến khi hết hạn nộp. Việc này để tránh rò rỉ thông tin giá giữa các nhà cung cấp.

Giai đoạn 4: Đánh giá và Lựa chọn Nhà cung cấp

Mở thầu và Rà soát:

Ngay sau khi hết hạn, bộ phận Thu mua sẽ mở đồng thời tất cả các báo giá.

Bước đầu tiên là kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ. Bất kỳ báo giá nào không tuân thủ các yêu cầu cơ bản (ví dụ: nộp muộn, không điền đủ thông tin, không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tối thiểu) có thể bị loại.

Lập Bảng so sánh:

Thông tin từ các báo giá hợp lệ sẽ được nhập vào một bảng so sánh chi tiết (thường là file Excel). Nhờ có biểu mẫu báo giá thống nhất ở Giai đoạn 1, việc này trở nên rất nhanh chóng.

Bảng này sẽ so sánh các yếu tố quan trọng như: đơn giá, tổng chi phí, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, và các ghi chú khác.

Đàm phán (Tùy chọn):

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể tiến hành một vòng đàm phán ngắn với 1-2 nhà cung cấp có báo giá tốt nhất để tối ưu thêm về giá hoặc các điều khoản khác.

Đề xuất và Phê duyệt:

Dựa trên bảng so sánh, bộ phận Thu mua sẽ xác định nhà cung cấp thắng thầu (thường là người đáp ứng đủ yêu cầu và có giá thấp nhất) và làm tờ trình đề xuất lên cấp quản lý để phê duyệt lựa chọn cuối cùng.

Giai đoạn 5: Ký kết hợp đồng và hoàn tất

Thông báo kết quả:

Gửi thông báo chính thức đến nhà cung cấp được chọn.

Một hành động chuyên nghiệp là gửi thư cảm ơn và thông báo kết quả cho cả những nhà cung cấp không được chọn. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt cho các lần hợp tác trong tương lai.

Ký kết Hợp đồng/Đơn đặt hàng (PO):

Bên mua sẽ soạn thảo Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) hoặc hợp đồng chính thức, trong đó ghi rõ lại các điều khoản đã thống nhất, giá cả, và các thông tin chi tiết từ báo giá của nhà cung cấp.

Hợp đồng có hiệu lực sau khi cả hai bên ký xác nhận.

Lưu trữ Hồ sơ:

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quy trình RFQ (tài liệu RFQ, các báo giá đã nhận, bảng so sánh, hợp đồng...) sẽ được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm toán và tham khảo sau này.

Việc tuân thủ một quy trình chi tiết như trên không chỉ giúp doanh nghiệp mua được hàng hóa với giá tốt nhất mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và xây dựng uy tín với các đối tác cung cấp.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM