Outsourcing Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu Logistics? Ưu Điểm Và Hạn Chế

Outsourcing trong lĩnh vực xuất nhập khẩu logistics là một xu hướng trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu, logistics hiện nay và được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Mặc dù outsourcing mang lại lợi ích lớn, thiết thực nhưng cũng có nhiều hạn chế đi kèm. Cùng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu tìm hiểu chi tiết outsourcing là gì? Những ưu điểm và hạn chế để giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra những quyết định đúng đắn.

1. Outsourcing là gì trong xuất nhập khẩu logistics?

Outsourcing trong xuất nhập khẩu logistics là việc doanh nghiệp thuê ngoài thực hiện các dịch vụ vận chuyển, kho bãi, hải quan và phân phối từ các đối tác chuyên nghiệp thay vì tự mình quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng.

Thay vì đầu tư vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, doanh nghiệp chọn sử dụng dịch vụ từ các đối tác chuyên nghiệp để tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hiệu quả và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi như sản xuất và mở rộng thị trường.

Outsourcing trong logistics giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng về cơ sở hạ tầng và nhân lực, đồng thời tiếp cận được với các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng.

Outsourcing trong xuất nhập khẩu logistics còn được biết tới với các thuật ngữ “thuê ngoài logistics”, “hậu cần bên thứ ba”, hậu cần thuê ngoài”.

Ví dụ: Một công ty sản xuất quần áo tại Việt Nam có khách hàng ở Châu u. Thay vì tự quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển quốc tế, xử lý thủ tục hải quan để hàng hóa có thể được xuất khẩu sang tới đối tác một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất, công ty quyết định Outsourcing các dịch vụ logistics.

Về vận chuyển quốc tế: Công ty ký hợp đồng với một công ty vận tải quốc tế để vận chuyển sản phẩm từ nhà máy tại Việt Nam đến cảng ở Châu u.

Về thủ tục hải quan: Một công ty chuyên về dịch vụ khai báo hải quan giúp xử lý các thủ tục nhập khẩu khi hàng đến cảng.

Bằng cách Outsourcing các dịch vụ logistics, công ty sản xuất quần áo có thể tập trung vào việc thiết kế và sản xuất sản phẩm.

>> Xem thêm: Dịch vụ thuê ngoài Logistics (Outsourcing Logistics)

2. Ưu điểm và hạn chế của Outsourcing trong xuất nhập khẩu logistics

Outsourcing trong logistics xuất nhập khẩu mang lại nhiều lợi ích về chi phí và hiệu quả hoạt động, nhưng cũng đi kèm với những rủi ro nhất định liên quan đến kiểm soát và phụ thuộc vào đối tác. Cụ thể như sau:

2.1 Ưu điểm của Outsourcing

Giảm chi phí đầu tư và vận hành: Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không cần phải mua sắm phương tiện vận tải, kho bãi hoặc đầu tư vào công nghệ quản lý phức tạp. Thay vì bỏ ra một khoản lớn để duy trì đội ngũ nhân sự và hệ thống logistics nội bộ, họ có thể Outsourcing, thuê các dịch vụ từ đối tác chuyên nghiệp, giúp giảm đáng kể chi phí cố định và biến phí.

Tập trung vào thế mạnh cốt lõi: Do Outsourcing nên doanh nghiệp có thể dành toàn bộ nguồn lực để tập trung vào các mảng như sản xuất, bán hàng và phát triển sản phẩm. Cải thiện hiệu suất làm việc và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh chính.

Tăng khả năng tiếp cận thị trường toàn cầu: Nhờ thuê ngoài logistics, các doanh nghiệp có thể mở rộng ra thị trường quốc tế mà không cần xây dựng cơ sở hạ tầng logistics ở từng quốc gia. Đối tác Outsourcing logistics chuyên nghiệp có mạng lưới toàn cầu, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thị trường mới.

Chuyên môn cao và công nghệ hiện đại: Các công ty cung cấp dịch vụ Outsourcing logistics lớn thường sử dụng công nghệ hiện đại như phần mềm theo dõi hàng hóa, quản lý tồn kho thông minh và phân tích dữ liệu để tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Tính linh hoạt cao: Khi nhu cầu thay đổi theo mùa, tăng cao vào mùa cao điểm hoặc theo sự biến động của thị trường, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh khối lượng công việc mà không cần mở rộng hoặc thu hẹp cơ sở hạ tầng logistics.

Những ưu điểm này giúp outsourcing logistics trở thành giải pháp chiến lược, giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa.

2.2 Hạn chế của outsourcing trong xuất nhập khẩu logistics

Giảm kiểm soát: Khi thuê ngoài logistics, doanh nghiệp phải dựa vào đối tác outsourcing logistics để quản lý các quy trình quan trọng, dẫn đến giảm khả năng kiểm soát trực tiếp về chất lượng và thời gian giao hàng.

Phụ thuộc vào đối tác: Việc lựa chọn đối tác yếu kém hoặc có vấn đề trong hoạt động có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, dẫn đến rủi ro về thời gian giao hàng và dịch vụ không đạt yêu cầu.

Bảo mật thông tin: Khi sử dụng outsourcing, bạn có thể gặp phải những rủi ro về bảo mật thông tin, đặc biệt trong việc quản lý dữ liệu khách hàng, lộ trình giao nhận, và các thông tin kinh doanh nhạy cảm.

Phát sinh chi phí phụ: Trong một số trường hợp, các khoản phí phát sinh không lường trước được từ đối tác outsourcing logistics như phụ phí nhiên liệu, thuế hải quan hay phí lưu kho có thể khiến tổng chi phí vận hành cao hơn dự tính ban đầu.

Thiếu tính đồng nhất: Việc quản lý chuỗi cung ứng thông qua đối tác thứ ba có thể dẫn đến sự thiếu nhất quán trong dịch vụ, khiến khách hàng không nhận được trải nghiệm đồng bộ như mong đợi từ doanh nghiệp.

Ngoài những ưu điểm thì outsourcing trong xuất nhập khẩu, logistics cũng có những mặt hạn chế nhất định. Doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định outsourcing.

>> Xem thêm: 1PL, 2PL, 3PL, 4PL, 5PL trong logistics là gì?

3. Quy trình outsourcing trong logistics xuất nhập khẩu

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình outsourcing logistics:

Bước 1. Xác định nhu cầu logistics

- Xác định rõ các khâu logistics cần thuê ngoài, chẳng hạn như vận chuyển quốc tế, lưu kho, xử lý thủ tục hải quan, hoặc phân phối nội địa.

- Kiểm tra xem doanh nghiệp có đủ năng lực thực hiện các khâu nào và các phần nào có thể thuê ngoài để tăng hiệu quả.

Bước 2. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác

- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các đối tác outsourcing logistics uy tín có thể cung cấp dịch vụ cần thiết.

- Tìm hiểu các yếu tố như kinh nghiệm, năng lực, mạng lưới vận chuyển, công nghệ quản lý và đánh giá tài chính của đối tác tiềm năng.
- Sau khi chọn đối tác, tiến hành thương lượng các điều khoản hợp đồng và ký kết.

Bước 3. Thiết lập quy trình làm việc

- Kết nối hệ thống quản lý doanh nghiệp với đối tác outsourcing logistics để đồng bộ hóa dữ liệu về hàng hóa, lộ trình, và giao nhận.
- Có những kế hoạch ứng phó trong trường hợp có sự cố bất chắc có thể xảy ra, như chậm trễ trong giao nhận, hư hỏng hàng hóa, …

Bước 4. Giám sát và kiểm tra

- Thường xuyên theo dõi hoạt động outsourcing logistics về quá trình vận chuyển, lưu kho, và xử lý hải quan.
- Kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu suất của đối tác outsourcing.

Bước 5. Đánh giá và tối ưu hóa

Thường xuyên đánh giá hiệu quả của quá trình outsourcing để đảm bảo đối tác đáp ứng được yêu cầu. Khi phát sinh vấn đề, cần điều chỉnh hợp đồng hoặc quy trình hợp tác để cải thiện dịch vụ.

Bước 6. Gia hạn hoặc thay đổi đối tác

Đánh giá hiệu suất cuối kỳ trên phạm vi tổng thể hiệu quả hoạt động của đối tác outsourcing dựa trên chất lượng dịch vụ và chi phí để quyết định tiếp tục hợp tác với đối tác hoặc tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ khác để đáp ứng nhu cầu mới.

Như vậy quy trình outsourcing logistics trong xuất nhập khẩu đòi hỏi sự lựa chọn đối tác cẩn thận, thiết lập quy trình rõ ràng, và giám sát chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả và sự ổn định trong chuỗi cung ứng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm những kiến thức về ngành xuất nhập khẩu, logistics hãy tham gia các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại các trung tâm đào tạo để nhanh chóng nắm bắt kiến thức thực tế phục vụ cho công việc của mình.

Outsourcing trong xuất nhập khẩu logistics là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và tăng tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, outsourcing cũng đi kèm với những rủi ro nhất định. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng ưu điểm và hạn chế trước khi quyết định áp dụng giải pháp này trong doanh nghiệp mình.

Hy vọng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã gửi tới bạn những thông tin hữu ích về Outsourcing. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì hãy để lại bình luận bên dưới để cùng chúng tôi thảo luận.