Đại Lý Hải Quan Là Gì? Điều Kiện Trở Thành Nhân Viên Đại Lý Hải Quan

Đại lý hải quan là doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan thay mặt chủ hàng thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp này hoạt động như một bên trung gian, giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoàn thành thủ tục nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc sử dụng dịch vụ đại lý hải quan trở nên phổ biến vì giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót trong quá trình khai báo hải quan. Để có thể hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực này, doanh nghiệp cần đăng ký làm đại lý hải quan theo đúng quy định của pháp luật.

Cùng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu tìm hiểu kỹ hơn về Đại lý hải quan trong bài viết sau:

1. Đại lý hải quan là gì?

Đại lý hải quan hay đại lý làm thủ tục hải quan là thương nhân, thay mặt chủ hàng - người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện các quyền, nghĩa vụ của người khai hải quan cùng các thủ tục hải quan khác, theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với chủ hàng.

Để được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện (tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan). Doanh nghiệp thực hiện lập hồ sơ gửi cục hải quan nơi đóng trụ sở chính, đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý hải quan.

Cơ sở pháp lý:

• Luật Hải quan số: 54/2014/QH13;
• Thông tư 12/2015/TT-BTC quy định chi tiết thủ tục cấp Chứng chỉ nghiệp vụ khai quan hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan;
• Một số quy định, hướng dẫn khác có liên quan đến đại lý hải quan.

2. Điều kiện để đăng ký làm đại lý hải quan

Để trở thành đại lý hải quan hợp pháp, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;
• Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; Nhân viên thực hiện khai báo hải quan phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan theo quy định của Bộ Tài chính.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định.

Doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên mới có thể nộp hồ sơ xin cấp phép hoạt động đại lý hải quan.

3. Điều kiện để trở thành nhân viên đại lý hải quan

Nhân viên làm việc tại đại lý hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động khai báo hải quan diễn ra đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật.

Để trở thành nhân viên đại lý hải quan, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là công dân Việt Nam, có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
• Có trình độ cao đẳng kinh tế, luật, kỹ thuật trở lên;
• Có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan còn thời hạn do Tổng cục Hải quan cấp. Chứng chỉ này được cấp cho những cá nhân đã tham gia khóa đào tạo và vượt qua kỳ thi đánh giá năng lực nghiệp vụ khai hải quan. Nếu chứng chỉ hết hạn cần bổ sung thêm chứng nhận học cập nhật bổ sung kiến thức về pháp luật hải quan trong thời hạn không quá 3 năm;
• Được cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan do cơ quan hải quan cấp.
• Am hiểu các quy định pháp luật về xuất nhập khẩu, các loại thuế, phí hải quan, chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, quy trình khai báo hải quan điện tử.
• Không thuộc các trường hợp bị cấm hành nghề khai báo hải quan theo quy định pháp luật.

Nhân viên đại lý hải quan có trách nhiệm thực hiện khai báo chính xác, minh bạch, tuân thủ đúng các quy định của Tổng cục Hải quan. Nếu có vi phạm trong quá trình khai báo, cá nhân và đại lý hải quan có thể bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động.

Xem thêm: 

• Các Lỗi Phổ Biến Khi Khai Báo Hải Quan Và Cách Khắc Phục
• Vận Đơn Đi Thẳng (Direct B/L) Là Gì? Khi Nào Nên Sử Dụng?
• Vận đơn (bill of lading) trong xuất nhập khẩu
• Nội dung chi tiết của một Vận đơn (Bill of lading)
• Phân biệt Vận đơn đã bốc hàng lên tàu và Vận đơn nhận hàng để xếp

4. Hồ sơ đăng ký đại lý hải quan

Doanh nghiệp muốn đăng ký làm đại lý hải quan cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ gồm các giấy tờ sau: (bản chụp là bản scan do Giám đốc đại lý làm thủ tục hải quan ký tên, đóng dấu xác nhận)

• 01 bản chính đơn đề nghị công nhận đại lý làm thủ tục hải quan theo mẫu của Tổng cục Hải quan.
• 01 bản chính thông báo đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan;
• 01 bản chụp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;
• Danh sách nhân viên khai hải quan, kèm bản sao chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của từng nhân viên.

Hồ sơ đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan

Cụ thể như sau:

• 01 bản chính đơn đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;
• 01 bản chụp bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng thuộc các chuyên ngành luật, kinh tế, kỹ thuật;
• 01 bản chụp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan;
• 01 bản chụp chứng nhận học cập nhật bổ sung kiến thức trong thời hạn không quá 3 năm (nếu chứng chỉ nghiệp vụ hải quan đã hết hạn)
• 01 bản chụp CCCD/ CMND;
• 01 ảnh 2x3.

Hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp tại cơ quan hải quan để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng. Tùy theo từng thời điểm, bạn nên theo dõi quy định và thông báo của Tổng cục để cập nhật chính xác.

5. Quy trình đăng ký đại lý hải quan

Quy trình đăng ký đại lý hải quan được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan hải quan

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Tổng cục Hải quan hoặc Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bước 2: Cơ quan hải quan xem xét và thẩm định hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung.

Bước 3: Cấp quyết định công nhận đại lý hải quan

Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan hải quan sẽ cấp Quyết định công nhận doanh nghiệp là đại lý làm thủ tục hải quan. Thời gian xét duyệt thường từ 5 - 10 ngày làm việc. Thực tế có thể kéo dài 6-8 tuần.

Bước 4: Đăng ký tài khoản trên hệ thống khai hải quan điện tử

Sau khi được công nhận, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS để bắt đầu thực hiện khai báo hải quan.

6. Lưu ý khi hoạt động đại lý hải quan

Khi hoạt động với tư cách là đại lý hải quan, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau để tránh rủi ro pháp lý:

• Nhân viên khai hải quan phải duy trì chứng chỉ nghiệp vụ hợp lệ và tham gia các khóa đào tạo cập nhật chính sách hải quan định kỳ.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ khai báo hải quan theo quy định, đảm bảo minh bạch trong quá trình làm việc với khách hàng và cơ quan chức năng.
• Không kê khai sai, khai báo gian lận để trốn thuế hoặc làm giả chứng từ. Các hành vi vi phạm có thể bị xử phạt nặng hoặc bị đình chỉ hoạt động.
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan hải quan, cập nhật kịp thời các thay đổi liên quan đến nhân sự, phần mềm khai báo hoặc các quy định pháp luật mới.

Thủ tục đăng ký đại lý hải quan là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai báo hải quan một cách hợp pháp. Việc nắm rõ các điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đăng ký theo đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng.

Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật để hoạt động bền vững và tránh các rủi ro pháp lý. Nếu bạn có ý định đăng ký làm đại lý hải quan, hãy đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện để hoạt động hiệu quả và lâu dài trong lĩnh vực này.

Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về các lỗi khai báo hải quan và cách khắc phục, từ đó thực hiện khai báo chính xác và hiệu quả hơn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan, Khóa học purchasing, khóa học sales xuất khẩu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, khóa Học Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa (C/O) chuyên sâu... hướng dẫn thực hành và hỗ trợ cho hàng nghìn học viên, mang đến kiến thức và cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM