Các Lỗi Phổ Biến Khi Khai Báo Hải Quan Và Cách Khắc Phục

Khai báo hải quan là một bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp cơ quan hải quan kiểm soát hàng hóa và áp dụng các chính sách thuế phù hợp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn gặp phải các lỗi phổ biến khi thực hiện khai báo, dẫn đến việc chậm trễ thông quan, tăng chi phí và thậm chí bị xử phạt.

Bài viết này nghiepvuxuatnhapkhau.com sẽ phân tích các lỗi phổ biến khi khai báo hải quan điện tử, cách khắc phục và các lưu ý quan trọng để tránh sai sót.

1. Các Lỗi Phổ Biến Khi Khai Báo Hải Quan

Khi khai báo hải quan, bạn cần lưu ý các lỗi phổ biến dưới đây:

a. Khai Sai Mã Loại Hình

🔹 Nguyên nhân:

• Chưa hiểu rõ quy định về mã loại hình khai báo.
• Sao chép từ các tờ khai trước mà không kiểm tra lại.
• Nhầm lẫn giữa các mã loại hình có tính chất gần giống nhau.

🔹 Hậu quả:

• Tờ khai không phù hợp với thực tế giao dịch.
• Bị yêu cầu hủy tờ khai và khai lại, gây mất thời gian.
• Có thể bị xử phạt hành chính.

🔹 Cách khắc phục:

• Nắm rõ danh mục mã loại hình theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan.
• Kiểm tra kỹ mục đích nhập khẩu/xuất khẩu trước khi khai báo.
• Nếu không chắc chắn, tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc cơ quan hải quan.

b. Khai Sai Mã HS (Harmonized System Code)

🔹 Nguyên nhân:

• Thiếu kiến thức về phân loại hàng hóa theo mã HS.
• Chưa cập nhật các thay đổi mới nhất về danh mục HS.
• Nhầm lẫn giữa các mặt hàng có mã HS tương tự.

🔹 Hậu quả:

• Áp sai mức thuế suất, có thể phải nộp thuế bổ sung.
• Bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc nộp hồ sơ bổ sung, gây chậm trễ thông quan.
• Nguy cơ bị xử phạt nếu cố tình khai sai để hưởng thuế suất thấp.

🔹 Cách khắc phục:

• Tra cứu mã HS trên hệ thống của Tổng cục Hải quan hoặc sử dụng công cụ tra cứu trực tuyến.
• Kiểm tra lại với bộ phận thu mua, nhà cung cấp để xác định chính xác mô tả hàng hóa.
• Nếu có nghi ngờ, có thể làm công văn đề nghị hải quan xác nhận trước khi khai báo.

c. Khai Sai Số Lượng, Trọng Lượng Hoặc Đơn Vị Tính

🔹 Nguyên nhân:

• Nhầm lẫn giữa đơn vị tính trong hợp đồng và đơn vị tính khai báo.
• Không kiểm tra kỹ packing list (danh sách đóng gói).
• Lấy thông tin từ chứng từ sai hoặc chưa cập nhật.

🔹 Hậu quả:

• Gây chênh lệch giữa khai báo và thực tế, có thể dẫn đến kiểm hóa.
• Bị yêu cầu khai bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin, làm chậm tiến độ thông quan.
• Bị xử phạt hành chính nếu khai báo sai nghiêm trọng.

🔹 Cách khắc phục:

• Đối chiếu thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, packing list trước khi khai báo.
• Nếu hàng hóa có nhiều đơn vị tính khác nhau (cái, kg, lít, mét), cần tra cứu danh mục đơn vị tính chuẩn.
• Cập nhật thông tin chính xác từ bộ phận kho vận hoặc nhà cung cấp.

d. Khai Sai Thông Tin Người Nhập Khẩu/Xuất Khẩu

🔹 Nguyên nhân:

• Nhầm lẫn giữa đơn vị mua hàng và đơn vị nhập khẩu chính thức.
• Ghi sai tên doanh nghiệp do lỗi đánh máy hoặc do thay đổi thông tin pháp lý.

🔹 Hậu quả:

• Gây khó khăn trong việc xác định chủ sở hữu hàng hóa.
• Có thể bị từ chối thông quan nếu thông tin không chính xác.

🔹 Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ giấy phép kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp trước khi khai báo.
• Đảm bảo thông tin trên chứng từ (hợp đồng, hóa đơn, vận đơn) khớp với thông tin khai báo.

2. Căn Cứ Pháp Lý Khi Khai Báo Hải Quan

Khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:

🔹 Luật Hải Quan 2014: Quy định về trách nhiệm của doanh nghiệp khi làm thủ tục hải quan.

🔹 Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan;

🔹 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

🔹 Thông tư 17/2021/TT-BTC năm 2021 sửa đổi Thông tư 14/2015/TT-BTC hướng dẫn về phân loại hàng hóa, phân tích để phân loại hàng hóa; phân tích để kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn thực phẩm đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

🔹 Nghị định 102/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 128/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo khai báo đúng và tránh vi phạm.

Xem thêm: 

• Vận Đơn Đi Thẳng (Direct B/L) Là Gì? Khi Nào Nên Sử Dụng?
• Vận đơn (bill of lading) trong xuất nhập khẩu
• Nội dung chi tiết của một Vận đơn (Bill of lading)
• Phân biệt Vận đơn đã bốc hàng lên tàu và Vận đơn nhận hàng để xếp

3. Lưu Ý Khi Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Kiểm Tra Kỹ Hồ Sơ Trước Khi Truyền Tờ Khai

• Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, packing list).
• Kiểm tra lỗi chính tả, sai số, thiếu thông tin quan trọng.

Chọn Hình Thức Khai Báo Phù Hợp

• Doanh nghiệp có thể tự khai báo hoặc thuê dịch vụ khai thuê.
• Nếu chưa có kinh nghiệm, nên sử dụng dịch vụ khai báo để tránh sai sót.

Kiểm Soát Chặt Chẽ Việc Khai Báo Thuế Và Phí

• Kiểm tra chính xác trị giá hàng hóa, thuế suất áp dụng.
• Nếu có ưu đãi thuế, cần đảm bảo giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ.

Theo Dõi Tình Trạng Tờ Khai Sau Khi Truyền

• Kiểm tra xem tờ khai có bị phân luồng (xanh, vàng, đỏ) hay không.
• Nếu bị phân luồng vàng hoặc đỏ, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để kiểm tra.

4. Cách Giảm Thiểu Rủi Ro Khi Khai Báo Hải Quan

Đào Tạo Nhân Sự Về Nghiệp Vụ Hải Quan

• Cử nhân viên tham gia các khóa học nghiệp vụ khai báo hải quan.
• Tổ chức đào tạo nội bộ về quy trình khai báo và các quy định mới.

Sử Dụng Phần Mềm Hải Quan Điện Tử: Phần mềm giúp tự động hóa quy trình khai báo, giảm lỗi nhập liệu.

Thường Xuyên Kiểm Tra Và Đánh Giá Hồ Sơ Hải Quan

• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để rà soát hồ sơ trước khi nộp.
• Kiểm tra định kỳ các khai báo cũ để phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.

Việc khai báo hải quan yêu cầu sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Các lỗi phổ biến như khai sai mã HS, sai loại hình, sai số lượng hàng hóa có thể gây chậm trễ và phát sinh chi phí. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự, sử dụng công cụ hỗ trợ và cập nhật các quy định mới nhất.

Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về các lỗi khai báo hải quan và cách khắc phục, từ đó thực hiện khai báo chính xác và hiệu quả hơn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử, Khóa học purchasing, khóa học sales xuất khẩu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, khóa Học Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa (C/O) chuyên sâu... hướng dẫn thực hành và hỗ trợ cho hàng nghìn học viên, mang đến kiến thức và cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM