Quy Trình Lấy Container Rỗng Tại Cảng

Quy trình lấy container rỗng tại cảng diễn ra như thế nào? Tại sao việc lấy container rỗng lại quan trọng? Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ phân tích chi tiết quy trình từ lúc nhận Booking đến khi xe rời cảng, bao gồm cả phương thức truyền thống và E-port (điện tử) qua bài viết sau đây của Nghiệp vụ xuất nhập khẩu

1. Quy trình lấy container rỗng là gì?

– Quy trình lấy container rỗng là gì? Là quá trình doanh nghiệp vận tải hoặc chủ hàng thực hiện dựa trên Lệnh cấp vỏ (Booking Note/Delivery Order) của hãng tàu.

– Quy trình bao gồm: Duyệt lệnh, đóng phí nâng hạ/cược vỏ, điều xe vào bãi cảng (Depot), kiểm tra chất lượng vỏ container và làm thủ tục đưa xe ra khỏi cảng (Gate Out) kèm theo phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt), nhằm nhận container rỗng đạt tiêu chuẩn để đóng hàng xuất khẩu.

– Nếu nhận phải container rỗng kém chất lượng, hàng hóa có nguy cơ bị hư hỏng; doanh nghiệp có thể bị hãng tàu phạt chi phí vệ sinh, sửa chữa hoặc thậm chí bị từ chối đóng hàng.

→ Những rủi ro này gây tổn thất đáng kể về chi phí và tiến độ giao hàng. Vì vậy, cần xây dựng và tuân thủ quy trình lấy container rỗng theo từng bước cụ thể nhằm đảm bảo container đạt yêu cầu trước khi sử dụng.

– Quy trình này hiện nay được chia làm hai hình thức:

• Truyền thống: Làm thủ tục giấy tờ tại văn phòng thương vụ cảng.
• Điện tử (E-port/Smartport): Làm thủ tục và thanh toán online (Chiếm 90% tại các cảng lớn như Cát Lái, Hải Phòng).

2. Giai đoạn 1 khi lấy container rỗng: Chuẩn bị trước khi ra cảng

- Sai lầm lớn nhất của các đơn vị Logistics là "cứ có Booking là cho xe chạy". Điều này dẫn đến việc tài xế đến nơi thì hết vỏ, hoặc vỏ không đúng loại.

• Phân tích Booking Note (Lệnh cấp vỏ)

- Nhân viên OPS/Chứng từ phải kiểm tra kỹ các thông tin sau trên Booking Note:

+ Loại Container (Cont Type): 20DC, 40DC, 40HC, 45', hay Cont lạnh (Reefer), Cont bồn (Tank).

+ Nơi cấp vỏ (Empty Pickup Depot): Đây là thông tin quan trọng nhất. Cảng Cát Lái, ICD Phước Long, hay Depot Tân Cảng Suối Tiên? Đi sai bãi là mất tiền dầu và thời gian quay đầu.

+ Hạn lệnh (Cut-off Time/Expiry Date): Lệnh còn hạn không? Nếu hết hạn phải xin gia hạn (extend) với hãng tàu trước.

+ Yêu cầu đặc biệt (Remarks): Hàng thực phẩm (Food grade), hàng treo (Garment on hanger), sàn tốt (Good floor).

• Kiểm tra tình trạng vỏ trên hệ thống (Inventory Check)

- Đừng tin hoàn toàn vào Booking. Các hãng tàu thường cấp Booking vượt quá số lượng vỏ thực tế tại bãi (Overbooking).

- Thao tác: Truy cập website của cảng/Depot hoặc gọi điện trực tiếp cho điều độ bãi để hỏi: "Bãi hiện tại còn vỏ 40HC của hãng tàu ONE/Maersk... không?"

- Nếu bãi báo hết vỏ cần phải email ngay cho hãng tàu xin đổi nơi cấp vỏ (Change Depot) trước khi xe xuất phát.

• Đăng ký số xe và Tài xế

Chuẩn bị sẵn thông tin biển số xe đầu kéo, rơ-moóc và CMND/CCCD của tài xế để khai báo trên hệ thống E-port.

>> Xem thêm: Container Là Gì? Thông Tin Đầy Đủ Về Container

3. Giai đoạn 2 của quy trình lấy container rỗng: Thủ tục hành chính & E-port

Hiện nay, các cảng lớn như Tân Cảng Sài Gòn (SNP), cảng Hải Phòng, Gemalink đều khuyến khích hoặc bắt buộc sử dụng E-port.

♦ Quy trình trên E-port

Đây là quy trình giúp bạn tiết kiệm 1-2 giờ chờ đợi tại cảng:

√ Bước 1: Đăng nhập & Chọn dịch vụ: Chọn "Bốc container rỗng từ bãi lên xe" (Pick up empty container).

√ Bước 2: Nhập thông tin: Nhập số Booking, mã hãng tàu, size/type container.

√ Bước 3: Gắn số xe: Nhập biển số xe và rơ-moóc sẽ vào lấy. Hệ thống sẽ kiểm tra xem xe có bị cấm vào cảng không.

√ Bước 4: Thanh toán: Thanh toán phí nâng hạ (Lift-on fee) qua thẻ nội địa hoặc ví điện tử. Xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức.

√ Bước 5: Nhận phiếu xuất kho điện tử/Mã QR: Tài xế sẽ nhận được mã này qua SMS hoặc App.

♦ Vấn đề Cược vỏ (Container Deposit)

Khi nào phải cược? Với các tuyến đi xa, hàng giá trị cao, hoặc các hãng tàu khắt khe (như Yang Ming, Wan Hai, Cosco...), họ yêu cầu cược một khoản tiền (từ 2-10 triệu VNĐ/cont) để đảm bảo bạn trả vỏ đúng hạn và không hư hỏng.

- Lưu ý: Giữ kỹ biên lai cược vỏ (Deposit Receipt). Mất giấy này quy trình lấy lại tiền cược cực kỳ gian nan.

>> Tham khảo: Khoá học xuất nhập khẩu thực tế

4. Giai đoạn 3: Quy trình tác nghiệp tại hiện trường khi lấy Container rỗng

Đây là phần trọng tâm nhất. Một nhân viên OPS giỏi hay dở thể hiện ở khâu này.

- Bước 1: Check-in Cổng (Gate In)

• Tài xế dừng tại cổng, trình mã QR hoặc phiếu E-port trên điện thoại.
• Máy quét (hoặc nhân viên giao nhận cổng) xác thực.
• Hệ thống in ra Phiếu Vị Trí Container (Position Slip).

+ Ví dụ: Bãi A, Line 5, Row 3, Tier 4.

- Bước 2: Tìm vị trí và Nâng vỏ (Lift On)

+Xe di chuyển vào đúng vị trí trên phiếu.

+Xe nâng (Reach Stacker/Top lifter) sẽ gắp container từ đống (stack) đặt lên rơ-moóc.

+Tài xế cần quan sát từ xa khi xe nâng đang gắp. Nếu thấy đáy container bị rách hoặc móp méo quá rõ, hãy ra hiệu từ chối ngay lúc container chưa đặt xuống xe để đỡ mất công.

- Bước 3: Kiểm tra tình trạng Container, đây là bước quan trọng nhất

• A: Kiểm tra bên ngoài

• Vách (Walls): Tìm các vết rách (cuts), lỗ thủng (holes), hoặc vết móp sâu (dents) quá tiêu chuẩn (thường quá 50mm).
• Mái (Roof): Đây là vị trí khó thấy nhất nhưng hay bị thủng nhất do cẩu va chạm. Mẹo: Nếu không leo lên được, hãy vào trong và đóng cửa lại để kiểm tra ánh sáng lọt vào.
• Cửa (Doors):

+ Tay khóa (Locking bars) có bị cong không?

+ Gioăng cao su (Gaskets) có bị đứt/rách không? (Nếu rách, nước mưa sẽ ngấm vào làm hỏng hàng).

+ Bản lề (Hinges) có chắc chắn, cửa đóng mở có trơn tru không?

• B. Kiểm tra bên trong

+ Sàn (Floor): Sạch sẽ, khô ráo (Clean & Dry).

+ Tuyệt đối tránh: Sàn dính dầu loang (Oil stains) - mùi dầu sẽ ám vào hàng hóa. Sàn có đinh nhô lên (Protruding nails) - sẽ làm rách bao bì hàng hóa.

+ Mùi: Container có mùi hóa chất, mùi mốc, hay mùi cá thối không? (Rất quan trọng với hàng thực phẩm/may mặc).

+ Độ kín sáng: Bước vào trong, khép hờ cửa (cần người đứng ngoài canh chừng), quan sát xem có tia sáng nào lọt qua trần hoặc vách không. Có sáng = Có lỗ thủng = Nước sẽ vào.

• C. Thông số kỹ thuật

+ Biển CSC (CSC Plate): Phải còn hạn kiểm định.

+ Max Gross Weight: Kiểm tra trọng lượng tối đa vỏ cho phép chở (Payload). Nếu hàng của bạn nặng 28 tấn mà lấy vỏ Max Payload 26 tấn là vi phạm an toàn.

- Bước 4: Xử lý khi vỏ xấu

+ Nếu container không đạt chuẩn, tuyệt đối không ký nhận.

+ Hành động: Yêu cầu xe nâng hạ cont xuống, đổi cont khác.

Chi phí: Tại một số cảng, việc đổi vỏ do muốn có vỏ đẹp hơn có thể mất thêm phí đảo chuyển. Tuy nhiên, nếu vỏ bị thủng/hư hỏng rõ ràng, việc đổi là miễn phí và là quyền lợi.

- Bước 5: Check-out Cổng (Gate Out) & Nhận EIR

+ Xe di chuyển ra cổng ra.

+ Giao nhận cổng kiểm tra lại số container, tình trạng bên ngoài.

+ Nhận phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt).

+ Tài xế phải đọc kỹ phần "Remark/Ghi chú" trên EIR.

+ Nếu vỏ bị xước nhẹ sẵn, nhưng trên EIR không ghi chú "Scratched", khi bạn trả vỏ về, hãng tàu sẽ đổ lỗi do bạn làm xước và phạt tiền. Phải yêu cầu nhân viên cổng ghi chú mọi hư hỏng có sẵn vào EIR.

5. Các trường hợp đặc biệt trong quy trình cấp container rỗng tại cảng

5.1 Đối với Container Lạnh (Reefer Container)

- Quy trình lấy vỏ container lạnh phức tạp hơn vỏ khô (Dry):

• Kiểm tra PTI (Pre-trip Inspection): Vỏ lạnh bắt buộc phải có tem "PTI OK" còn hạn.
• Chạy thử máy: Phải cắm điện chạy thử xem máy lạnh có hoạt động, nhiệt độ có xuống đúng yêu cầu không.
• Kiểm tra sàn T-floor: Sàn vỏ lạnh dạng rãnh, cần kiểm tra xem các rãnh có bị bẹp dí không (gây cản trở lưu thông khí lạnh).

5.2 Đối với Container Open Top / Flat Rack

- Kiểm tra bạt phủ (Tarpaulin) có rách không (với Open Top).

- Kiểm tra đầy đủ dây cáp, thanh kèo (Roof bows).

6. Các sự cố thường gặp và Cách xử lý khi lấy container rỗng

Sự cố	Nguyên nhân	Giải pháp xử lý
Bãi hết vỏ (Out of stock)	Hãng tàu cấp lệnh quá số lượng (Overbooking) hoặc vỏ chưa kịp vệ sinh/sửa chữa.	1. Chờ đợi (không khuyến khích). 2. Liên hệ sale hãng tàu xin đổi lệnh sang Depot khác. 3. Xin lấy vỏ "Pending" (vỏ chưa vệ sinh) và xin hãng tàu trả phí vệ sinh ngoài (ít khi được duyệt).
Hệ thống E-port lỗi	Lỗi mạng, bảo trì hệ thống.	Mang Booking gốc + Giấy giới thiệu đến quậy thương vụ cảng để làm thủ tục thủ công (Manual).
Sai số container trên EIR	Nhân viên cổng nhập liệu sai.	Dừng lại ngay! Không được ra khỏi cổng. Quay lại yêu cầu sửa đổi. Nếu đã ra khỏi cổng mới phát hiện, thủ tục sửa cực kỳ phức tạp và tốn kém.
Booking hết hạn (Expired)	Do xe đến trễ hoặc quên check hạn.	Phải có email xác nhận gia hạn (Extension) của hãng tàu. Một số cảng chấp nhận email, một số bắt buộc phải đổi lệnh mới.

7. Các loại phí khi lấy container rỗng tải cảng

♦ Người làm xuất nhập khẩu cần nắm các loại phí để dự toán:

• Phí nâng vỏ (Lift-on fee): Dao động từ 300.000đ - 800.000đ/cont (tùy size và cảng).
• Phí cược vỏ (Container Deposit): (Nếu có) sẽ được hoàn lại (Refund) sau khi trả rỗng.
• Phí bồi dưỡng (Tips): Thực tế tại Việt Nam, tài xế thường phải chi một khoản nhỏ cho xe nâng để được chọn vỏ đẹp hoặc làm nhanh (đây là quy luật ngầm, dù các cảng cấm).

♦ Chứng từ nhận được:

• Hóa đơn GTGT phí nâng hạ.
• Phiếu EIR (Bản giấy hoặc điện tử).
• Biên bản giám định (nếu vỏ có hư hỏng trước).

♦ Lưu ý khi lấy container rỗng tại cảng

- Chụp ảnh lại tất cả: Yêu cầu tài xế chụp ảnh 4 mặt ngoài, sàn trong, trần và cửa container ngay tại bãi, đặc biệt là chụp cùng với số container. Đây là bằng chứng thép nếu sau này xảy ra tranh chấp.

Mang theo đèn pin siêu sáng: Bên trong container rất tối, mắt thường khó nhìn thấy các lỗ thủng nhỏ.

Check seal hãng tàu: Nếu hãng tàu cấp seal (kẹp chì) kèm vỏ, hãy kiểm tra xem số seal thực tế có khớp với trên giấy tờ không.

8. Câu hỏi thường gặp khi lấy container rỗng

¿ Phiếu EIR là gì và tại sao nó quan trọng?

EIR (Equipment Interchange Receipt) là biên bản giao nhận thiết bị, ghi nhận tình trạng container tại thời điểm chuyển giao trách nhiệm giữa cảng và người vận tải. Nó quan trọng vì là căn cứ pháp lý để xác định ai chịu trách nhiệm nếu container bị hư hỏng.

¿ Nếu lỡ lấy phải container bị thủng về kho mới biết thì sao?

Bạn phải dừng đóng hàng ngay. Chụp ảnh lỗ thủng, báo cho bên vận tải và hãng tàu. Thường bạn sẽ phải kéo vỏ đó về cảng để đổi vỏ khác (chịu phí kéo xe 2 chiều) hoặc thuê thợ hàn xử lý (nếu hãng tàu cho phép). Tuyệt đối không tự ý sửa chữa.

¿ Thời gian lấy container rỗng mất bao lâu?

Trung bình từ 45 - 60 phút nếu đã làm E-port. Vào giờ cao điểm hoặc lễ tết, có thể kéo dài 2 - 4 tiếng.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng tuy không quá phức tạp về mặt thủ tục nhưng lại đòi hỏi sự tỉ mỉ và kinh nghiệm thực tế rất cao. Việc chuẩn hóa quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí logistics mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa xuất khẩu.

Hy vọng bài viết trên đây Nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và những kinh nghiệm thực chiến, hữu ích nhất về quy trình lấy container rỗng tại cảng.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM