Những Trường Hợp Hàng Bị Cắt Booking Và Cách Giải Quyết

Những trường hợp hàng bị cắt Booking? Tại sao booking đã xác nhận rồi vẫn bị hủy? Ai là người chịu trách nhiệm? Và quan trọng hơn, phải làm gì khi sự cố bị cắt Booking xảy ra để không mất cả cơ hội giao hàng lẫn uy tín với khách? Bài viết sau đây Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn nắm rõ những nguyên nhân dẫn đến hàng bị cắt Booking và cách xử lý hiệu quả khi rơi vào tình huống này.

1. Cắt booking là gì?

Cắt booking là việc container hàng bị hủy giữ chỗ, dù trước đó booking đã được xác nhận. Điều này thường xảy ra gần sát ngày tàu chạy, khiến người gửi không kịp trở tay, ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch giao hàng.

1.1 Ảnh hưởng của việc bị cắt Booking?

Cắt Booking hay còn gọi là “Rớt tàu” ảnh hưởng lớn đến hành trình vận chuyển lô hàng.

+ Hàng bị lỡ chuyến, phải chờ chuyến sau hoặc tìm hãng tàu khác, gây trì hoãn giao hàng của doanh nghiệp.

+ Ảnh hưởng đến tiến độ xuất khẩu, mất uy tín với đối tác

+ Tốn thêm chi phí lưu kho, đổi container, xử lý chứng từ, thậm chí bị phạt hợp đồng.

1.2 Các bên liên quan khi cắt Booking

Khi Booking bị cắt hay khi bị rớt tàu sẽ ảnh hưởng tới rất nhiều bên liên quan bao gồm:

+ Shipper (người gửi hàng): Chịu ảnh hưởng trực tiếp, khi cắt Booking sẽ dẫn tới chậm giao hàng, phát sinh chi phí, mất uy tín hoặc bị phạt hợp đồng.

+ Forwarder: Là đầu mối làm việc với hãng tàu, cần phải phối hợp khẩn để tìm phương án thay thế và hỗ trợ khách hàng.

+ Hãng tàu: Là đơn vị có quyền cấp/cắt booking, tùy thuộc vào tình trạng tải trọng khi bị rớt tàu cần thay đổi lịch tàu hoặc điều phối nội bộ cung cấp lịch trình mới cho khách hàng.

Người mua/khách hàng đầu cuối: Bị chậm nhận hàng, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn làm booking hàng hóa xuất nhập khẩu

2. Những nguyên nhân phổ biến khiến booking bị cắt

Trong thực tế vận hành xuất khẩu, việc bị cắt booking không hiếm, và thường xảy ra vào sát ngày tàu chạy – khi doanh nghiệp gần như đã hoàn tất mọi khâu chuẩn bị.

Nguyên nhân gây ra việc này không chỉ đến từ hãng tàu, mà có thể bắt nguồn từ chính người gửi hàng hoặc đơn vị giao nhận (forwarder). Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến nhất:

2.1 Tàu quá tải – hãng cắt bớt chỗ để đảm bảo vận hành

- Trong bối cảnh nhiều tuyến vận chuyển khan hiếm, container hoặc hãng tàu chủ động giảm chuyến để cắt lỗ, họ thường nhận booking vượt quá tải trọng cho phép. Đến gần ngày chạy, nếu phải cắt bớt chỗ, hãng sẽ ưu tiên khách hàng có hợp đồng dài hạn, lượng hàng lớn hoặc đã giao hàng ổn định.

- Những booking chưa giao đủ container, chưa chốt SI đúng hạn... rất dễ bị gạch tên, cắt Booking.

2.2 Do shipper không đảm bảo tiến độ giao hàng hoặc hoàn thiện chứng từ

Không ít trường hợp, chính người gửi hàng là nguyên nhân gián tiếp dẫn đến việc bị cắt booking.

- Việc gửi Shipping Instruction (SI) trễ, không lấy container rỗng đúng hạn, hoặc để quá thời hạn cut-off mà chưa có hàng giao ra cảng... khiến hãng tàu đánh giá lô hàng “không sẵn sàng xuất”.

- Khi cần giải phóng chỗ trên tàu, các booking như vậy thường là đối tượng bị loại đầu tiên. Ngoài ra, nếu shipper đang nợ cước phí từ lô hàng trước, một số hãng tàu cũng sẽ từ chối cấp S/O (Shipping Order), dẫn đến việc booking bị cắt.

2.3 Tàu gặp sự cố – chuyện bất ngờ nhưng thường xuyên xảy ra

Không ai lường trước được việc tàu gặp hỏng hóc, phải sửa chữa gấp hoặc buộc phải điều chuyển vì thời tiết xấu. Những sự cố như vậy buộc hãng tàu phải cắt chuyến, đổi lịch, hoặc giảm bớt hàng để đảm bảo an toàn.

Trong các tình huống như vậy, một số lô hàng bị cắt Booking là điều không thể tránh khỏi, bất kể booking trước đó có được xác nhận hay không.

2.4 Do forwarder thiếu chuyên nghiệp hoặc chậm xử lý

Trong nhiều trường hợp, forwarder là bên đứng giữa nhận booking, làm việc với hãng tàu và hỗ trợ shipper xử lý chứng từ. Nếu forwarder làm sai thao tác – như gửi nhầm SI, quên xác nhận booking, không theo sát thời hạn cut-off – thì rủi ro bị hủy booking rất cao.

Đặc biệt là với những forwarder không có năng lực giữ chỗ ổn định, hãng tàu sẽ ưu tiên cắt booking của họ trước khi đụng đến các đối tác chiến lược khác.

2.5 Người gửi thiếu chủ động – không theo sát tiến độ

- Một số doanh nghiệp đặt booking xong là “thở phào”, giao hết cho forwarder và không kiểm tra gì thêm. Họ không biết rằng SI chưa gửi, lịch tàu bị đổi, hay hãng yêu cầu điều chỉnh chứng từ.

- Sự thiếu chủ động này có thể khiến cả lô hàng bị bỏ lại, dù không ai làm sai hoàn toàn. Khi có vấn đề, hãng thường không liên lạc với shipper, mà chỉ gửi thông báo ngắn gọn: “booking bị cancel do không đáp ứng yêu cầu vận chuyển”.

2.6 Do yếu tố bất khả kháng ngoài dự đoán

Các tình huống như cảng bị tắc nghẽn, container thiếu hụt, thời tiết xấu, bão lớn, đình công hoặc thậm chí là lệnh điều phối của nhà nước hoặc hãng tàu mẹ cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực vận chuyển. Khi đó, hãng buộc phải giảm tải hoặc hủy chuyến gấp, dẫn đến hàng loạt booking bị cắt, bất kể đúng – sai từ phía khách hàng.

Nắm được bản chất của từng trường hợp hàng bị cắt Booking sẽ giúp người làm xuất nhập khẩu có chiến lược phối hợp tốt hơn với forwarder và hãng tàu, từ đó giảm thiểu tối đa thiệt hại khi sự cố xảy ra.

>> Xem thêm: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất hà nội tphcm

3. Cách xử lý khi bị cắt booking

Khi bị cắt booking, doanh nghiệp cần phản ứng nhanh và có phương án xử lý rõ ràng để tránh đứt gãy chuỗi cung ứng. Dưới đây là các bước quan trọng giúp bạn kiểm soát tình hình và giảm thiểu thiệt hại khi bị cắt Booking:

Bước 1. Xác minh nguyên nhân cụ thể

Kiểm tra lại SI, VGM, email xác nhận booking để xác định lỗi từ phía nào – shipper, forwarder hay hãng tàu.

Bước 2. Làm việc ngay với forwarder/hãng tàu

Chủ động liên hệ, yêu cầu phương án xử lý: chuyển chuyến, đổi tuyến hoặc hỗ trợ phí phát sinh nếu lỗi không do mình.

Bước 3. Tìm booking thay thế kịp thời

Cân nhắc các tuyến/hãng khác, có thể chấp nhận dời container hoặc chuyển phương thức vận tải nếu cần gấp.

Bước 4. Cập nhật cho khách hàng và xử lý nội bộ

Thông báo sớm với người mua để điều chỉnh lịch giao hàng, đồng thời sắp xếp lại kế hoạch kho, xe, nhân sự.

Bước 5. Lưu bằng chứng – cân nhắc khiếu nại nếu thiệt hại lớn

Bị cắt Booking là rủi ro không thể tránh hoàn toàn, do đó doanh nghiệp nên lưu toàn bộ email, giấy tờ liên quan. Nếu ảnh hưởng nặng, có thể gửi công văn khiếu nại hoặc đề nghị bồi thường từ bảo hiểm.

>> Xem thêm: Top 100 Hãng Tàu Container Lớn Nhất Thế Giới [Cập Nhật 2024]

4. Cách hạn chế rủi ro để tránh bị cắt Booking

- Hợp tác với forwarder uy tín

Chọn forwarder có kinh nghiệm, nhiều lựa chọn hãng tàu và khả năng xử lý tình huống nhanh. Tránh các đơn vị thiếu chuyên nghiệp hoặc không cập nhật lịch tàu thường xuyên.

- Tuân thủ thời hạn cut-off

Gửi SI, lấy container và xác nhận S/O đúng hạn để đảm bảo hàng được xếp tàu theo kế hoạch. Trễ deadline là lý do phổ biến khiến hàng bị “rơi” khỏi booking.

- Ký hợp đồng logistics rõ ràng

Đưa vào hợp đồng các điều khoản cam kết trách nhiệm và bồi thường khi có sai sót từ phía forwarder. Đây là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp.

- Dự phòng booking cho tuyến trọng yếu

Với các tuyến có hàng đều hoặc thời gian giao hàng gấp, nên giữ sẵn ít nhất 1 booking/tháng. Điều này giúp xoay sở nhanh nếu bị cắt booking đột ngột.

- Theo dõi sát lịch tàu và điều phối tuyến

Cập nhật thường xuyên các thông báo từ hãng tàu: blank sailing, đổi tàu, roll-over... Nhờ đó, bạn có thể kịp thời điều chỉnh phương án vận chuyển và tránh lỡ kế hoạch.

Việc bị cắt booking không chỉ gây chậm trễ giao hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín và chi phí của doanh nghiệp. Để hạn chế rủi ro, các đơn vị xuất khẩu cần nắm rõ Những trường hợp hàng bị cắt Booking và cách giải quyết và có kế hoạch dự phòng phù hợp. Chủ động vẫn luôn là chìa khóa trong logistics quốc tế. Hy vọng bài viết trên đây của Nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã sẽ giúp bạn ứng dụng hiệu quả vào trong công việc của mình.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.. và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM