Kinh Nghiệm Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Quốc Tế Uy Tín

Kinh nghiệm tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế uy tín, tin cậy đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp. Tiêu chí lựa đánh giá nhà cung cấp gồm những gì? Quy trình tìm kiếm và phương pháp tìm kiếm nhà cung cấp ra sao? Cùng Nghiệp vụ xuất nhập khẩu phân tích chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Quy trình tìm kiếm nhà cung cấp uy tín

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc hợp tác với các nhà cung cấp quốc tế đáng tin cậy, cung cấp nguồn hàng mình đang tìm kiếm, để từ đó trở thành đối tác chiến lược,

Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp quốc tế không chỉ giúp đảm bảo nguồn hàng ổn định mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

Đối với một nhân viên mua hàng quốc tế, nhiệm vụ không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm đối tác phù hợp, mà còn phải tạo dựng niềm tin, duy trì sự gắn kết lâu dài và biến nhà cung cấp thành một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Khi mối quan hệ hợp tác đạt đến mức độ tin cậy cao, doanh nghiệp có thể thương lượng các điều khoản ưu đãi hơn, tối ưu hóa quy trình giao nhận và linh hoạt hơn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh, giúp chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.

Quy trình tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế trải qua 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài

Dựa trên các kênh tìm kiếm hữu ích như:

+ Tham gia hội chợ, hội nghị, triển lãm, hội thảo quốc tế để tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế.

+ Qua giới thiệu từ đối tác, doanh nghiệp cùng ngành.

+ Tìm qua hệ thống dữ liệu xuất nhập khẩu.
+ Qua google, các mạng xã hội phổ biến.

+ Thương vụ Việt Nam tại các nước.

+ Tìm qua các sàn thương mại điện tử B2B.

Từ các yêu cầu, tiêu chí về sản phẩm, chất lượng, kế hoạch về nguyên vật liệu cần mua ban đầu tìm ra các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty. Lọc ra danh sách 10-20 nhà cung cấp tiềm năng để tiếp tục bước đánh giá sâu hơn.

Bước 2: Đánh giá nhà cung cấp quốc tế

Dựa trên các tiêu chí cốt yếu sau mà một nhân viên thu mua quốc tế có thể đánh giá được nhà cung cấp tiềm năng.

- Dựa trên năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp về mặt hàng bạn đang muốn mua.

- Chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp, có đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, có chính sách hỗ trợ, dịch vụ như thế nào.

- Giá cả và điều kiện thanh toán có tối ưu, linh hoạt so với thị trường không, chính sách cho khách hàng lớn, khách hàng lâu năm có đủ sức hấp dẫn không?

- Năng lực sản xuất và cung ứng của họ có đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình không?

Bước 3: Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp

Báo cáo đánh giá nhà cung cấp giúp doanh nghiệp cần được nhân viên mua hàng đưa ra dựa trên các tiêu chí quan trọng, sắp xếp khoa học, hợp lý. Báo cáo cần ngắn gọn, có số liệu minh chứng và đề xuất rõ ràng, dữ liệu tìm kiếm được chuyển đổi thành thông tin thông minh, hữu ích để quản lý dễ dàng nhận biết điểm mạnh, điểm yếu, cân nhắc và đưa ra quyết định đúng đắn.

Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp

Lãnh đạo cấp trên sau khi đánh giá và đưa ra lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất nhu cầu doanh nghiệp và ký kết hợp đồng chính thức.

Cùng với việc lựa chọn một đối tác cung ứng chính, đồng thời vẫn phải duy trì thêm một số nhà cung cấp thay thế để đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn khi có vấn đề phát sinh.

Những đơn vị chưa được lựa chọn nên được lưu trữ thông tin để có thể xem xét hợp tác trong những tình huống cần thiết sau này.

Để tìm hiểu kỹ lưỡng, có những đánh giá chính xác về nhà cung cấp, vận dụng được các kênh tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế uy tín mà không mất quá nhiều thời gian học hỏi, bạn có thể tham gia các khóa học mua hàng quốc tế chuyên sâu (purchasing) ở các trung tâm đào tạo uy tín.

2. Phương pháp đánh giá nhà cung cấp quốc tế

Để tìm kiếm được một nhà cung cấp chất lượng, uy tín, bạn có thể áp dụng các phương pháp đánh giá tối ưu như sau.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu báo giá (RFQ) kèm theo đề nghị gửi mẫu sản phẩm để đánh giá thực tế. Việc kiểm tra trực tiếp mẫu giúp xác định xem nhà cung cấp có đáp ứng đúng các tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết hay không, đồng thời so sánh với các đơn vị khác để lựa chọn tối ưu nhất.

Song song đó, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra nhà máy bằng cách trực tiếp cử nhân viên đến thẩm định hoặc thuê tổ chức kiểm định độc lập như SGS, Bureau Veritas. Việc khảo sát cơ sở sản xuất giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về năng lực sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng, độ hiện đại của thiết bị và mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn lao động. Đây là cách đánh giá khách quan và thực tế nhất, tránh các trường hợp thông tin sai lệch hoặc hình ảnh quảng bá không phản ánh đúng năng lực thực tế của nhà cung cấp.

Ngoài ra, việc kiểm tra phản hồi từ khách hàng cũ cũng là một phương pháp hữu ích để đánh giá uy tín, độ tin cậy và khả năng giao hàng của nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể liên hệ với các đối tác từng hợp tác để thu thập nhận xét về chất lượng sản phẩm, tính minh bạch trong báo giá và mức độ tuân thủ thỏa thuận hợp đồng. Việc này giúp có được góc nhìn thực tế hơn, tránh những quyết định chỉ dựa trên thông tin mà nhà cung cấp tự cung cấp.

3. Mẫu thư hỏi hàng (Inquiry Letter) nhà cung cấp quốc tế

Với các nhà cung cấp mới, khi tìm kiếm được thông tin, nhân viên mua hàng thường sẽ gửi thư hỏi hàng để làm quen, trao đổi, yêu cầu báo giá, thông tin sản phẩm và các điều kiện hợp tác với nhà cung cấp. Cấu trúc thư và mẫu thư dưới đây giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp,một cách rõ ràng, giúp quá trình thương lượng trở nên hiệu quả hơn

Mẫu Cấu trúc thư hỏi hàng nhà cung cấp thường có các phần như sau:

- Tiêu đề có tên Nhà cung cấp (để nhân viên mua hàng dễ quản lý thông tin)

- Thông tin ngắn gọn về công ty

+ Nơi đặt trụ sở

+ Năm thành lập

+ Các mặt hàng mà công ty đang nhập khẩu.

+ Quy mô nhập khẩu

+ Các nhà cung cấp lớn

- Nội dung chính

Ghi rõ thông tin về chủng loại mặt hàng, số lượng đặt hàng dự kiến, thời gian giao hàng mong muốn, yêu cầu về điều kiện thanh toán và vận chuyển (nếu có)..

- Lời cảm ơn và chữ ký: Cảm ơn nhà cung cấp đã dành thời gian xem xét yêu cầu và đề nghị phản hồi sớm để thuận tiện trong việc thương lượng và đặt hàng.

- Trên email nhân viên mua hàng nên để Logo và thông tin liên hệ của công ty mình.

- Kèm tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn để tiện trao đổi.

Mẫu thư hỏi hàng (Inquiry Letter) nhà cung cấp quốc tế

4. Những khó khăn khi tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế uy tín.

- Khó khăn trong việc xác minh độ tin cậy của nhà cung cấp

Công ty bạn và đối tác ở hai đất nước xa lạ, có khi cách xa nhau cả nửa vòng trái đất vì thế rất khó để đánh giá mức độ tin cậy của nhà cung cấp lúc này.

Khi bạn tìm kiếm nhà cung cấp trên các sàn thương mại điện tử như Alibaba, Global Sources, Made-in-China,.. có hàng ngàn nhà cung cấp nhưng không phải tất cả đều đáng tin cậy, có rất nhiều công ty giả mạo mà bạn khó nhìn ra được nếu không tìm hiểu kỹ.

Giấy tờ, giấy chứng nhận kiểm định chất lượng có thể bị làm giả mà bận không thể kiểm tra thực tế ngay lập tức nếu không có đại diện công ty bạn ở đó.

Vì thế hãy tra cứu thông tin thật kỹ, có thể sử dụng bên thẩm định thứ ba hoặc yêu cầu gửi mẫu sản phẩm trước khi đặt hàng.

- Rào cản ngôn ngữ và văn hóa kinh doanh

Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa kinh doanh dẫn đến việc giao tiếp không hiệu quả, dẫn đến hiểu sai ý, hoặc hiểu sai các điều khoản trong hợp đồng.

- Rủi ro trong thanh toán quốc tế ví dụ như thanh toán trước nhưng không nhận được hàng hoặc còn các chi phí tiềm ẩn mà lúc đàm phán, ký kết hợp đồng bạn chưa lường hết được. Vì thế hãy kiểm tra tài chính nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng thật kỹ lưỡng, đàm phán các điều khoản thanh toán thật chặt chẽ để tránh rủi ro phát sinh.

Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm thực tế khi tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế. Mong rằng bài viết của Nghiệp vụ xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ giúp bạn tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp và tối ưu nhất đáp ứng yêu cầu của công ty đề ra.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM