Cách Viết Thư Hỏi Hàng Chuyên Nghiệp (Song ngữ Anh - Việt)

Để có thể mua hàng hiệu quả, ngoài việc tìm kiếm nhà cung cấp, bạn cần biết cách viết thư hỏi hàng chuyên nghiệp, thu hút sự chú ý của nhà cung cấp. Đây cũng là nghiệp vụ quan trọng đối với nhân viên mua hàng, vì vậy bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách viết thư hỏi hàng giúp người mới vào nghề mua hàng làm việc thuận lợi hơn.

1. Thư hỏi hàng là gì?

Bạn cần hiểu rõ thư hỏi hàng là gì để có sự chuẩn bị tốt nhất cho nội dung của thư hỏi hàng.

Hiểu một cách đơn giản, thư hỏi hàng là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua (có thể là nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp lâu năm). Đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.

Thông thường, trong quá trình trao đổi, tùy vào đặc điểm hàng hóa của nhà cung cấp, người mua có thể đưa ra những yêu cầu hay điều kiện của mình để hai bên thỏa thuận và thống nhất quyết định cuối cùng.

2. Cần chuẩn bị những gì trước khi viết thư hỏi hàng

Trước khi viết thư hỏi hàng, nhân viên mua hàng cần tìm hiểu kỹ về hàng hóa của người bán hàng, tìm hiểu về doanh nghiệp bán hàng có uy tín hay không.

Đây là điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại rất quan trọng. Bởi đã có rất nhiều thương vụ mua bán bị “đổ bể” do chưa tìm hiểu kỹ nhà cung cấp, dẫn đến việc bị lừa.

Để tránh mất thời gian cho 1 nhà cung cấp không uy tín, bạn nên tìm hiểu trước để viết thư hỏi hàng một cách khéo léo và hiệu quả nhất.

Đặc biệt, khi tìm hiểu về nhà cung cấp, bạn cũng nên tìm hiểu về hoạt động của công ty, về quy mô, tổ chức của nhà xuất khẩu để gửi mail hỏi hàng đúng bộ phận cần liên hệ.

Ngoài tiếng Anh, cũng có thể sử dụng ngôn ngữ khác khi viết thư hỏi hàng, đặc biệt khi bạn làm việc với đối tác Trung Quốc. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi đề cập đến mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh vì mẫu này được sử dụng phổ biến hơn cả.

3. Nội dung thư hỏi hàng

Một thư hỏi hàng thông thường thường có những phần sau

3.1 Phần mở đầu

Nói về lý do bạn biết tới nhà cung cấp hoặc sản phẩm của họ:

Bạn có thể tham khảo một số cách viết như sau:

*Thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/tại hội chợ triển lãm của ngành hàng trên website / trang tin

• We are interested in ... you advertised in ... of last week’s issue

• I am replying to your advertisement in..... ( Tên trang web bạn tìm thấy)

• Your advertisement (Your article in the paper...) on... has come to our attention.

• Regarding your advertisement (ad) in....

• With reference to your advertisement (ad) in.... ( Tên trang Web mà nhà cung cấp đã đăng tin)

• We were impressed by the ... that were displayed on your stand at this year’s ... Exhibition.

Example: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last
week’s issue.

*Được thông báo/được giới thiệu bởi ai nhờ vào ai đó mà biết đến... Bạn dùng một số cấu trúc như sau:

• We were advised by ... of...(ABC) that you are producing ....

• The name of your firm was given to us/ were recommended to us by ...

• We have been informed by ..., with whom we have had business relations for quite a long time.

• We are indebted for your name and your address to the ....

3.2 Phần nội dung chính

Tập trung vào việc cung cấp thông tin để nhận báo giá từ nhà cung cấp bao gồm: Tên hàng – Số lượng Kích Thước- Giá Bán – Thời Gian Giao Hàng – Ưu Đãi – Điều Kiện Đóng Gói

Thông tin hàng

Mẫu...

Hỏi thông tin chất liệu, hàng mẫu, khuôn mẫu

Nếu bạn muốn thấy chất liệu hoặc sản phẩm trước khi đặt hàng bạn có thể yêu cầu nhà bán hàng cung cấp thông tin hàng mẫu. Hầu hết, nhà cung cấp đều sẵn lòng cung cấp hàng mẫu để bạn có thể lựa chọn dễ dàng hơn. Tuy nhiên, một vài trường hợp hàng mẫu quá lớn hoặc quá phức tạp thì bạn phải đến showroom để xem hoặc người bán cử người đại diện giới thiệu rõ hơn về sản phẩm.

Bạn xem một số ví dụ thực tế trong việc yêu cầu xem hàng mẫu như sau:

• Could you send me a leaflet (brochure, catalogue...)?

• Kindly send me your catalogue with the price list and state your payment conditions for prompt delivery.

• When replying, could you send enclose a pattern card?

• We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.

Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá.

Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng ví dụ mua lần đầu giá thế nào, mua hàng thử, số lượng lớn thì giá tính thế nào.

• I would like to discuss the problem of maintenance before deciding which model to install in my factory.

• We want to pay for.... Times as details:.....

• The payment methods by..... L/C or T/T for..... times

Yêu cầu khác về bảo hành khuyến mãi (nếu có)

• We want to arrange about Warranty policy of your Company….

• How long your warranty for goods?

3.3 Kết luận khi viết thư hỏi hàng bằng tiếng anh xuất nhập khẩu

Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng tiềm năng hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.

• If the product is satisfactory, we will place further orders with you in the future.

• If the prices quoted are competitive, and the quality up to standards, we will order on a regular basic
Ở nội dung này, bạn cần nhấn mạnh tính cần thiết của việc hỏi hàng và mong muốn nhà cung cấp gửi báo giá phản hồi nhanh chóng, hãy để mốc thời gian đợi giúp nhà cung cấp chủ động gửi hàng đúng tiến độ. Một số mẫu câu bạn có thể tham khảo gồm:

• We would be grateful for an early reply.

• Prompt delivery would be necessary as we have a fast turnover. We would, therefore, need your assurance that you could meet all delivery date.

• I’m looking forward to the best news from you as soon as possible.

Thank you & Best Regards!

Lưu ý khi viết email hỏi hàng:

- Thư yêu cầu hỏi hàng cần ngắn gọn, rõ ràng, tập trung trực tiếp vào các thông tin chính cần hỏi.

- Lưu ý đặt tên công ty lên đầu thư (hoặc tiêu đề thư in sẵn của công ty bạn)

- Cần ghi rõ địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới

- Ngày tháng năm (nên ghi lệch về bên phải)

Trên đây là bài viết về thư hỏi hàng, hi vọng đã giúp ích cho công việc của bạn. Nếu bạn mong muốn tìm hiểu chuyên sâu về vị trí thu mua quốc tế hãy tham khảo ngay khóa học mua hàng quốc tế chuyên sâu được tổ chức định kỳ 2 tháng 1 lần của Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM