Khai Báo Hải Quan Là Gì? Quy Trình Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Dù có nhiều khuyến khích xuất khẩu, hay nhập khẩu, nhưng biện pháp bảo đảm điều kiện xuất nhập khẩu hàng hóa như khai báo hải quan vẫn cần được thực hiện đầy đủ. Đây là thủ tục bắt buộc phải thực hiện đối với mọi hoạt động xuất nhập khẩu.

1. Khai báo hải quan là gì?

Thủ tục khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc tại các cửa khẩu, cảng, sân bay cho phép xuất nhập khẩu phương tiện, hàng hóa qua biên giới Việt Nam.

Tầm quan trọng của khai báo hải quan trong xuất nhập khẩu

+Giúp nhà nước tính toán và thu thuế. Đây là lý do rất quan trọng khiến chúng ta phải tốn nhiều thời gian và công sức như vậy để giải quyết công việc này.

+ GIúp kiểm soát hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam không nằm trong danh mục cấm như:

- Ngà voi, vũ khí và ma túy vào Việt Nam

- Việc xuất khẩu đồ cổ và động vật hoang dã từ Việt Nam không được phép xuất khẩu chính ngạch.

Khi nào cần khai báo hải quan

Việc khai báo hải quan là bắt buộc khi xuất nhập khẩu hàng hóa, phương tiện vận tải vào một quốc gia. Đây là những thủ tục bắt buộc phải tuân theo khi xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, phương tiện vận tải vào một quốc gia hoặc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa qua biên giới.

Những đối tượng sau đây tham gia hoạt động khai hải quan tại Việt Nam:

Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Cá nhân hoặc tổ chức sở hữu hàng hóa và thực hiện việc xuất khẩu, nhập khẩu.

Chủ phương tiện, Người điều khiển phương tiện vận tải: Người sở hữu hoặc điều khiển một phương tiện (xe, tàu,máy bay) khi phương tiện đó xuất, nhập cảnh hoặc quá cảnh

Người được ủy quyền: Người được ủy quyền khai hải quan thay mặt chủ hàng hóa, phương tiện.

Đại lý làm thủ tục hải quan: Là cá nhân hoặc tổ chức chuyên nghiệp giải quyết các tờ khai hải quan cho người khai hải quan.

Các công ty cung cấp dịch vụ bưu chính, chuyển phát nhanh quốc tế: Các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế xử lý các thủ tục khai báo hải quan liên quan đến dịch vụ của mình.

2. Các loại hình khai báo hải quan

Mã loại hình xuất nhập khẩu là chỉ tiêu quan trọng để khai báo hải quan. Nếu người khai hải quan khai sai chỉ tiêu này thì phải hủy tờ khai. Vì vậy, khi khai hải quan cần đặc biệt chú ý đến thông tin này.

Bảng mã loại hình tờ khai hải quan

 

3. Quy trình khai báo hải quan điện tử

Quy trình khai hải quan điện tử bao gồm các bước sau:

Bước 1: Cung cấp thông tin xuất khẩu (EDA), nhập khẩu (IDA). Người khai phải cung cấp thông tin xuất khẩu theo yêu cầu qua EDA hoặc thông tin nhập khẩu theo IDA trước khi đăng ký tờ khai xuất, nhập khẩu. Sau khi hệ thống tiếp nhận và gán số, thông tin khai báo xuất, nhập khẩu ( EDA, IDA) được lưu trữ trên hệ thống VNACCS.

Bước 2: Đăng ký tờ khai xuất, nhập khẩu.Sau khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai EDC ( xuất khẩu), hoặc IDC ( nhập khẩu) nên xem lại thông tin mà bạn đã khai báo. Nếu chính xác và chắc chắn đúng thì nộp tờ khai vào hệ thống để đăng ký. Nếu có lỗi thì bạn phải sử dụng EDB ( hàng xuất) hoặc IDB ( hàng nhập) để sửa lỗi.

Bước 3: Kiểm tra lại điều kiện đăng ký tờ khai

Bước 4: Phân luồng hàng hóa, kiểm tra và thông quanhàng hóa. Hệ thống tự động phân luồng tờ khai báo thành các luồng xanh, vàng, đỏ. Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp đơn sẽ nhận được hướng dẫn cụ thể về cách tiến hành kiểm tra và xử lý tiếp theo.

Bước 5: Khai sửa đổi,bổ sung trong thông quan

>>>>> Xem thêm: 

Purchase Order (PO) Là Gì? Nội Dung Và Mục Đích Sử Dụng PO

Thông Báo Hàng Đến (Arrival Notice) - Kiến Thức Cần Biết

Ưu điểm của khai báo hải quan điện tử

* Khai hải quan điện tử có những ưu điểm sau:

• Giảm thời gian làm thủ tục hải quan. Tất cả các bước đều tự động, từ truyền dữ liệu đến tiếp nhận thông tin và phân luồng tờ khai. Tờ khai của bạn sẽ được xử lý và phân luồng chỉ trong khoảng một phút.
• Mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp của. Từ nay, các công ty sẽ không còn phải đến cơ quan hải quan để làm việc.
• Tất cả những gì bạn cần là một chiếc máy tính có kết nối internet và bạn có thể ngồi ở bất cứ đâu để làm tờ khai hải quan. Hệ thống phục vụ khách hàng 24/7.
• Tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian làm việc của cả cơ quan hải quan và công ty xuất nhập khẩu.

*Ngoài những ưu điểm trên, việc khai hải quan điện tử cũng có những hạn chế nhất định.

Một số trường hợp thường xuyên xảy ra lỗi phần mềm.

• Lỗi phần cứng ảnh hưởng đến quá trình khai báo.
• Những bất lợi cho nhà nước trong quản lý thuế. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng hải quan điện tử để trốn tránh nghĩa vụ thuế.
• Nếu công ty khai sai thì việc chỉnh sửa giữa chừng là rất khó khăn, phải đợi đến phút cuối, còn nếu xảy ra sai sót thì rất tốn thời gian.

Hướng dẫn cách khai báo hải quan điện tử mặt hàng cụ thể

Bước 1: Đăng nhập để truy cập phần mềm Ecus

Sau khi đăng nhập và truy cập Ecus, nhấp vào "Hệ thống" trong menu phần mềm. Sau đó nhấn vào “Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu” -> Nhập đầy đủ thông số của tài khoản đã khai báo và nhấn vào nút “Chọn”.

Bước 2: Thiết lập hệ thống

Trước khi bắt đầu đăng ký, bạn cần thiết lập các thông số cần thiết để kết nối với hệ thống hải quan.Tiến hành theo trình tự như sau:chọn Hệ thống -> Thiết lập thông số khai báo VNACCS -> Nhập thông tin ->Ghi ->Kiểm tra kết nối.

Bước 3: Lập tờ khai xuất khẩu

Đầu tiên, bạn cần đăng ký tờ khai xuất khẩu mới bằng cách chọn “Khai báo hải quan → Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới (EDA)”.

Bước 4: Nhập thông tin vào tab Thông tin chung.

Trong quá trình nhập dữ liệu các bạn lưu ý những điều sau: Khi click vào một mục sẽ hiển thị “Hướng dẫn nhập dữ liệu” ở góc dưới bên trái màn hình khai báo. Thực hiện theo các bước dưới đây và nhập tất cả thông tin điều kiện cần thiết.

Các thông tin ban đầu trên tờ khai hải quan xuất khẩu bao gồm:

Mã loại hình: Nhập mã loại xuất khẩu của công ty.

Cơ quan Hải quan: Chọn đơn vị khai hải quan.

Mã bộ phận Xử lý: Nếu chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau, chọn đúng mã bộ phận xử lý để ghi rõ tờ khai được gửi đến bộ phận, cấp đội thủ tục nào của chi cục hải quan đã chọn ở mục Cơ quan Hải quan.

Mã phương thức vận chuyển: Bạn phải chọn mã tương ứng với phương thức vận chuyển hàng của bạn, chẳng hạn như đường hàng không, đường biển hoặc đường sắt.

Thông tin đơn vị xuất nhập khẩu để khai hải quan:

Nhập thông tin về nhà xuất khẩu, đối tác nhập khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.

Thông tin vận đơn trên tờ khai hải quan:

Nhập đầy đủ thông tin về vận chuyển lô hàng. Nhập thông tin sau vào ô Vận đơn:

Số vận đơn.

Số kiện

Gross Weight: Nhập tổng trọng lượng của hàng hóa kèm theo đơn vị tính trọng lượng.

Mã vị trí lưu kho hàng chờ thông quan dự kiện.

Địa điểm nhận hàng cuối cùng.

Điểm xếp hàng - port of loading:

Phương thức vận chuyển: Nhập phương thức vận chuyển theo phương thức vận chuyển đã chọn ở trên.

Ngày khởi hành dự kiến: Ngày mà phương tiện khởi hành.

Thông tin hóa đơn lô hàng XK:

Trên tờ khai nhập đầy đủ các thông tin trên hóa đơn như số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn và điều khoản vận chuyển. Nhập các mục sau:

Phân loại hình thức hóa đơn: Chọn phân loại hình thức hóa đơn.

Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn.

Ngày phát hành: Ngày hóa đơn được phát hành.

Mã phân loại hóa đơn:

+ A: hoá đơn cho sản phẩm phải trả tiền.

+ B: hoá đơn cho hàng hóa không phải trả tiền.

+ C: hoá đơn của hàng hóa, bao gồm món hàng phải trả tiền và không phải trả tiền.

+ D: Các trường hợp còn lại

Phương thức thanh toán: điền theo phương thức thanh toán đã ký.

Điều kiện về giá hóa đơn: Chọn điều kiện vận chuyển.

Mã đồng tiền hóa đơn: Chọn mã đồng tiền theo hóa đơn của bạn.

Thuế và bảo lãnh khi khai hải quan:

Người nộp thuế là người xuất khẩu hoặc người khai hải quan.

Mã xác định thời hạn nộp thuế: Thông tin về bảo lãnh thuế và phương thức nộp thuế của người khai hải quan. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, người khai sẽ nhập thông tin vào phần này.

+ Mã loại hình thức nộp thuế phải do người nộp thuế tự xác định. Nếu có chứng từ bảo lãnh thuế thì chọn loại hình bảo lãnh (có 2 loại bảo lãnh là bảo lãnh chung và bảo lãnh riêng). Tiếp theo, nhập thông tin đăng ký bảo lãnh đầy đủ, bao gồm mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, ký hiệu và số chứng từ.

+ Nếu công ty không bảo lãnh. Nếu bạn có nhu cầu nộp thuế ngay thì chọn mã D để nộp thuế ngay. Đồng thời, khi khai báo sửa đổi bổ sung, người khai hải quan phải chọn mã “D” để được thông quan sau khi tạm giải phóng lô hàng.

Thông tin vận chuyển:

Mục này áp dụng đối với doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất hoặc doanh nghiệp ưu tiên, lưu giữ hàng hóa trong kho bảo thuế, tờ khai vận chuyển đính kèm theo tờ khai. Khi nhập thông tin này, bạn phải nhập đủ: ngày khởi hành, địa điểm trung chuyển và ngày đến (nếu có), điểm đến và ngày đến điểm đích.

Bước 5: Nhập thông tin vào phần thông tin Container

Nhập thông tin về vị trí xếp hàng và danh sách container. Bạn có thể nhập tối đa 50 số container khác nhau vào tờ khai xuất khẩu của mình.

Bước 6: Nhập thông tin cho mục “ danh sách hàng”

Ghi đầy đủ, chính xác tên sản phẩm, nhãn hiệu, model, mã HS, nước xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá tính, mã số thuế xuất khẩu, thuế suất VAT và các thuế suất khác (nếu có).

Trong danh sách hàng, các ô “Trị giá tính thuế” và “TSXK” (%) có màu xám. Không cần nhập dữ liệu vào 2 trường này vì chúng thực hiện thao tác VNACCS thông thường. Trị giá tính thuế và thuế suất được hệ thống hải quan trả về. Trong một số trường hợp đặc biệt, người kê khai có thể nhập Trị giá tính thuế và thuế suất theo cách thủ công.

Bước 7: Truyền tờ khai hải quan xuất khẩu. Sau khi xác minh tính chính xác của các thông tin trên tờ khai điện tử, hãy đăng nhập vào chữ ký điện tử của công ty bạn để lấy số tờ khai và thông tin tờ khai và tiến hành khai trước thông tin tờ khai (EDA). .

Sau khi đăng ký thành công thông tin đăng ký trước tờ khai và xác minh thông tin hệ thống trả về là chính xác. Người khai hải quan đăng ký tờ khai chính thức với cơ quan hải quan và chọn mã “3.Khai chính thức tờ khai (EDC)”.

Bước 8: Nhận kết quả phân luồng và in tờ khai hải quan xuất khẩu.

Nếu việc khai báo thành công thì tờ khai sẽ được đưa vào quá trình thông quan. Tiếp tục nhấp vào "4.Nhận kết quả phân luồng và hải quan” Tính năng này tương tự như “Nhận phản hồi từ trụ sở chính để nhận kết quả phân luồng, phí hải quan, hóa đơn thuế, chấp nhận thông quan tờ khai”.

4. Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan - Cách khắc phục

Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan có thể kể đến:

- Khai báo sai nhóm, mã loại hình: Thường gặp với người mới khai báo lần đầu do chưa hiểu rõ mục đích của nhóm loại và mã loại tương ứng với nhóm đó.

Giải pháp: Bạn cần tìm hiểu mục đích kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty bạn. Khi đã biết mục đích, bạn có thể chọn đúng mã loại. Khai báo sai mã nhóm và mã loại là chỉ tiêu không được thực hiện khai báo bổ sung. Vì vậy, tuyệt đối không nên mắc sai lầm ở điểm này.

- Khai báo sai mã phương thức vận chuyển: Lỗi này có thể xảy ra ngay cả với những người khai báo có nhiều năm kinh nghiệm. Điều này có thể là do bạn đã sao chép tờ khai thuế cũ nhưng quên thay đổi phương thức vận chuyển. Việc nhập sai mã phương thức vận chuyển không được phép khai bổ sung và phải bị hủy tờ khai.

Giải pháp: Xem lại bộ chứng từ xác định rõ phương thức vận chuyển rồi kiểm tra, so sánh với thông tin đã khai trước khi truyền tờ khai chính thức.

- Khai sai tên người nhập khẩu trên tờ khai xuất khẩu và khai sai tên người xuất khẩu trên tờ khai nhập khẩu: Nếu chỉ đơn thuần là quan hệ thương mại giữa hai bên thì không khó để xác định thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu. Tuy nhiên, giả sử có thêm một bên thứ ba tham gia vào chuỗi mua bán giao nhận gây nhầm lẫn cho người khai báo hải quan. Ví dụ: A ký hợp đồng với B và A yêu cầu C giao hàng. Bạn sẽ chọn nhà xuất khẩu là A hay C?

Giải pháp: Phải là A vì A đang có quan hệ mua bán theo hợp đồng và B có nghĩa vụ thanh toán cho A theo các điều khoản của hợp đồng.

- Khai sai về số lượng kiện hàng: Phương pháp đóng gói khác nhau tùy theo loại hàng hóa. Ví dụ: Một pallet có 10 hộp, mỗi hộp có 100 bộ thìa, mỗi bộ thìa có 10 thìa, được đóng gói trong túi vải.

Giải pháp: lưu ý khi khai báo số kiện phải khai số kiện tổng chứ không phải ghi chi tiết bên trong. Bên trong có phần riêng để nhập thông tin. Vì vậy chọn đáp án: Khai báo 1 pallet cho lô hàng.

- Lỗi khai sai mã sản phẩm: Doanh nghiệp nhập khẩu miễn thuế phải tạo và quản lý mã nguyên liệu, mã sản phẩm. Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải lập báo cáo hải quan.

Giải pháp: Giả sử Công ty ABC hoàn thành thủ tục thông quan nhập khẩu vào năm 2021 và báo cáo quyết toán mã X 1000 chiếc và mã Y 5000 chiếc. Tuy nhiên, khi hải quan kiểm tra thì phát hiện kho hàng nhập 2000 chiếc mã X và 4000 chiếc mã Y, sau khi kiểm tra đối chiếu thì thấy kho nhập đúng, nghĩa là nhân viên xuất nhập khẩu đã cung cấp sai mã số nguyên vật liệu.

Nếu kê khai sai sẽ dẫn đến sai lệch giữa số liệu kho và kế toán doanh nghiệp nếu không thể giải trình được sẽ bị xử phạt hành chính. Giải pháp duy nhất là người khai hải quan phải hiểu rõ hàng hóa đã khai báo và kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi khai báo. Không chắc có thể so sánh với kho hàng và các bộ phận liên quan.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến khai báo hải quan và các bước khai báo hải quan điện tử mà các bạn cần biết. hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho công việc xuất nhập khẩu của các bạn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu Hà Nội, khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu, khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online / offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM