Purchase Order (PO) Là Gì? Nội Dung Và Mục Đích Sử Dụng PO

Nếu làm mua hàng chắc chắn bạn phải thường xuyên làm Purchase order. Đây cũng là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán nói chung và xuất nhập khẩu nói riêng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Purchase order PO là gì? Nội dung trên PO, mục đích sử dụng và cách soạn thảo PO chi tiết nhất.

>>>>> Xem thêm: Thông Báo Hàng Đến (Arrival Notice) - Kiến Thức Cần Biết

1. Giới thiệu về Purchase Order (PO)

1.1. Purchase Order là gì?

Purchase order thường được viết tắt là PO, đây là đơn đặt hàng, cũng chính là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu người mua khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế & trong nước.

Purchase order được hiểu là việc người bán xác nhận việc mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua, khi có đầy đủ chữ ký của hai bên, nó được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý hai bên (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó).

PO (đã ký kết) còn được xem là tài liệu nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán. Đến đây nếu bạn chưa hiểu rõ về Purchase Order là gì, bạn có thể xem thêm ví dụ về PO dưới đây.

Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu: Từ Cơ Bản Đến Chuyên Sâu

1.2. Ví dụ về PO (purchase order)

Sau khi 2 bên ký kết hợp đồng thì PO sẽ bao gồm thông tin như tổng lượng hàng hóa, điều khoản hợp đồng, đơn giá mỗi sản phẩm, tình trạng giao hàng cũng như các điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là giúp quá trình mua bán sản phẩm, dịch vụ diễn ra dễ dàng, minh bạch, rõ ràng.

PO mang tính bắt buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có các loại hợp đồng khác đi kèm. Khi đó, PO sẽ trở thành tài liệu ràng buộc được hai bên mua bán, nhà cung cấp chấp thuận. Bên cạnh đó, PO là tài liệu dùng để kiểm toán, quyết toán của doanh nghiệp nên nếu thiếu PO quá trình này sẽ diễn ra vô cùng khó khăn, không suôn sẻ khiến hoạt động tài chính của doanh nghiệp bị ảnh hưởng, khó kiểm soát đầu ra đầu vào

2. Ý nghĩa của việc sử dụng PO Purchase order

PO giúp người mua hàng làm rõ nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Thông thường cả hai bên sẽ sử dụng nó khi đặt đơn hàng không được giao như đã thỏa thuận.

PO sẽ là tài liệu chính thức về việc giao nhận hàng và tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính, vận hành. Khi đơn hàng nào đó được tạo thì chi phí sẽ thiết lập. Từ đó bạn sẽ tự đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp.

PO có tính ràng buộc về mặt pháp lý nếu không có hợp đồng chính thức. Lúc này nó sẽ trở thành nguồn tài liệu chính được nhà cung cấp chấp nhận.

PO cũng giúp cho quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo được quá trình phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng.

3. Nội dung cần thể hiện trên PO

Nội dung của purchase order thường không quá phức tạp, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

- Số và ngày phát hành (ngày nhận yêu cầu đặt hàng của khách)

- Sản phẩm cần thiết và số lượng của từng sản phẩm

- Chi tiết sản phẩm bao gồm số SKU (Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu kho), số kiểu máy và tên thương hiệu

- Giá của từng sản phẩm trên đơn vị

- Ngày giao hàng

- Thông tin doanh nghiệp bao gồm địa chỉ giao hàng và thanh toán, tên công ty và thông tin liên hệ

- Điều khoản thanh toán, chẳng hạn như “thanh toán khi giao hàng" hoặc các tuỳ chọn ngày thanh toán cụ thể

Mẫu purchase order

4. Quy trình sử dụng Purchase Order

Purchase order cần được sử dụng đúng quy trình, để đảm bảo mục đích sử dụng được trọn vẹn. Vì vậy quy trình sử dụng PO nên đi theo các bước sau:

Bước 1: Người mua hàng hóa tìm hiểu và đưa ra quyết định mua một số sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.

Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu một quá trình mua hàng.

Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO, xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện hay không. Nếu như bên bán không thể thực hiện được yêu cầu cho bên mua thì PO sẽ hủy.

Bước 4: Trong trường hợp bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng hàng có sẵn trong kho hoặc lên kế hoạch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp hàng hóa.

Bước 5: Ngay sau khi làm đủ số lượng hàng thì bên bán có thể nhờ đơn vị vận chuyển để gửi hàng đến bên mua.

Bước 6: Bên bán cần nhập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có thể sử dụng PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng chính xác nhất.

Bước 7: Bên mua sẽ kiểm tra hàng hóa và thanh toán hóa đơn theo các điều khoản đơn đặt hàng cho bên bán.

5. Phân biệt PO với các chứng từ khác

5.1. Sự khác nhau giữa Purchase order và Invoice

Purchase order thường rất dễ gây nhầm lẫn với các chứng từ khác, đặc biệt là invoice (hóa đơn thương mại). Vì vậy, để tránh gây nhầm lẫn, chúng tôi chia sẻ các yếu tố dưới đây để phân biệt Purchase order và Invoice
Để phân biệt Purchase order và Invoice chúng ta căn cứ theo các yếu tố sau:

5.2. Phân biệt Sales order và Purchase order

Thường chúng ta chỉ hay nghe nói tới Purchase order, ít ai biết đến sales order bởi trên thực tế sales order thường dùng cho mục đích lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp. Vậy sales order là gì? Sales order và Purchase order có sự khác nhau như thế nào?

Hiểu một cách đơn giản, Sales Order có nghĩa là Đơn đặt hàng của khách hay đơn đặt hàng bán (nghe có vẻ không xuôi lắm nhưng thực tế nhiều công ty đang sử dụng sales order)

Chi tiết hơn thì đơn đặt hàng (viết tắt là SO) là một đơn đặt hàng được phát hành bởi một doanh nghiệp hay thương nhân duy nhất cho khách hàng. Một đơn đặt hàng có thể dành cho các sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thực tế sales order không phải là chứng thông dụng, được nhắc đến nhiều bởi đơn đặt hàng là một tài liệu nội bộ của công ty nghĩa là nó được tạo ra bởi chính công ty.

Đơn đặt hàng, là một tài liệu nội bộ, có thể chứa nhiều đơn đặt hàng mua của khách hàng. Sales order thường sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất, một đơn đặt hàng có thể được chuyển đổi thành một đơn đặt hàng làm việc để cho thấy rằng công việc sắp bắt đầu sản xuất, xây dựng hoặc thiết kế các sản phẩm khách hàng muốn.

Từ những thông tin thêm về sales order ở trên, chắc chắn bạn đã có thể phân biệt sự khác nhau giữa purchase order và sales order.

Bài viết trên đây mong rằng đã hữu ích với bạn, giúp bạn hiểu rõ về purchase order là gì, nội dung trên purchase order và phân biệt được sự khác nhau giữa purchase order và một số chứng từ khác.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu Hà Nội, khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu, khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa liên quan: purchase order, purchase order là gì, purchase order mẫu, mẫu purchase order, ví dụ purchase order, mẫu đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, mẫu đơn đặt hàng excel, đơn đặt hàng po, các mẫu đơn đặt hàng, đơn đặt hàng là gì