Hướng Dẫn Quy Trình Làm Sales Logistics Chuyên Nghiệp

Làm Sales Logistics không chỉ là công việc gửi báo giá cho khách hàng và chốt đơn. Đó là cả một quy trình từ tìm kiếm khách hàng, tư vấn dịch vụ đến phối hợp vận hành và xử lý sự cố. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các quy trình làm Sales Logistics chuyên nghiệp, thực tế và dễ áp dụng.

>>>> Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn Sales Logistics & cách trả lời khôn ngoan

1. Sales Logistics Là Nghề Như Thế Nào?

1.1 Không tìm khách hàng, mà tìm đúng người đang cần giải pháp

Sales Logistics không chỉ là spam email hay gọi điện hàng loạt. Khách hàng không quan tâm bạn là ai, họ chỉ quan tâm bạn có giúp họ giải quyết vấn đề hay không.

Thay vì hỏi: “Khách cần gì?”, hãy tìm hiểu:

Họ đang gặp vấn đề ở khâu vận chuyển nào?

Họ có từng bị delay hàng hoặc phát sinh phí lưu container không?

Họ cần điều gì để tối ưu chi phí và thời gian giao hàng?

Bạn không cần chào giá rẻ nhất, mà cần là người họ tin sẽ giải quyết được bài toán cụ thể.

Điều quan trọng nhất khi làm sales logistics đó là thấu hiểu tâm lý khách hàng, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra giải pháp tốt nhất cho lô hàng của khách hàng. Đó là cách tốt nhất để bạn nhận được niềm tin giao phó lô hàng của họ cho bạn.

1.2 Gửi báo giá là bước mở đầu, không phải chốt đơn

Rất nhiều người mới vào nghề nghĩ rằng gửi được báo giá là gần như xong việc. Nhưng thực tế, đây chỉ là điểm bắt đầu để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Một báo giá tốt cần:

Trình bày rõ ràng, logic, có giải thích ngắn gọn các điều kiện

So sánh các phương án (đường biển nguyên container, lẻ container, đường hàng không...)

Dự phòng rủi ro và minh bạch các khoản phí có thể phát sinh

Một Sales Logistics chuyên nghiệp không báo giá theo kiểu “chèn số”, mà phải biết tư vấn cho khách chọn phương án phù hợp nhất.

1.3 Chốt đơn bằng tốc độ và sự rõ ràng, không phải bằng cam kết mơ hồ

Khách hàng đánh giá sự chuyên nghiệp qua cách bạn phản hồi và xử lý vấn đề. Những câu như "Em sẽ cố gắng" không mang lại niềm tin bằng việc bạn phản hồi nhanh, đưa thông tin cụ thể và có phương án dự phòng.

Ví dụ:

“Lịch tàu ETD ngày 15, cắt máng ngày 13, thời gian vận chuyển 14 ngày, hãng tàu MSC, không có phụ phí ngoài báo giá nếu không thay đổi lịch.”

Sự rõ ràng đó giúp khách hàng ra quyết định nhanh hơn.

1.4 Giữ khách còn quan trọng hơn chốt khách

Chốt đơn đầu tiên khó, nhưng giữ khách để quay lại đơn tiếp theo mới là điều quan trọng.

Một Sales Logistics chuyên nghiệp không “biến mất” sau khi gửi booking. Họ chủ động cập nhật lô hàng, phối hợp với bộ phận chứng từ hoặc điều vận, xử lý phát sinh và xin lỗi khi cần.

Khách hàng sẽ quay lại không phải vì giá rẻ nhất, mà vì họ thấy yên tâm nhất khi làm việc với bạn.

1.5 Học theo nghề, không học theo mẫu

Bạn có thể học lý thuyết về Incoterms, về báo giá, về tuyến vận chuyển. Nhưng bạn chỉ thực sự làm tốt khi đã từng:

Gửi báo giá mà bị từ chối

Gặp lô hàng bị dồn tàu và phải giải thích cho khách

Làm việc với hãng tàu không phản hồi đúng hạn

Xử lý khi hàng bị kẹt do thiếu chứng từ

Những tình huống thực tế đó mới khiến bạn trở thành một người làm nghề chứ không chỉ là người biết quy trình.

=> Sales Logistics là công việc đòi hỏi tư duy tổng thể, kỹ năng giao tiếp, kiến thức nghiệp vụ và khả năng làm việc dưới áp lực. Một quy trình chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả, mà còn xây dựng uy tín cá nhân lâu dài với khách hàng và doanh nghiệp.

Nếu bạn đang bắt đầu từ con số 0, hãy chọn nơi học không chỉ dạy lý thuyết, mà còn giúp bạn rèn tư duy nghề, luyện phản xạ và hiểu ngành từ người đang làm thật.

2. Quy Trình Làm Sales Logistics Chuyên Nghiệp

Muốn trở thành Best Seller trong ngành sale cước – logistics? Hãy bắt đầu từ quy trình sale tối ưu

Để vươn lên trở thành một nhân viên kinh doanh logistics xuất sắc, việc bạn nắm rõ và triển khai hiệu quả một quy trình bán hàng chuyên nghiệp là điều tiên quyết. Dưới đây là các bước quan trọng bạn không nên bỏ qua:

2.1. Phân tích đối thủ để định vị chiến lược đúng đắn

Trước khi hành động, hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ điểm mạnh – điểm yếu của các đối thủ trên thị trường. Điều này giúp bạn xác định rõ:

Tuyến vận chuyển nào đang bị cạnh tranh khốc liệt.

Đâu là thị trường ngách công ty bạn có thể khai thác tốt hơn.

Mảng nào là điểm yếu nên hạn chế triển khai.

Việc tập trung vào thế mạnh giúp bạn đi nhanh – đi sâu, tránh dàn trải nguồn lực và tăng khả năng chốt sale thành công.

2.2. Tìm kiếm và cập nhật thông tin khách hàng

Sau khi xác định được thị trường mục tiêu, bước tiếp theo là thu thập và làm giàu thông tin khách hàng. Càng hiểu khách hàng bao nhiêu, khả năng tiếp cận và tư vấn trúng nhu cầu càng cao bấy nhiêu. Hãy tìm hiểu:

Doanh nghiệp đang kinh doanh mặt hàng gì?

Họ thường xuất/nhập hàng qua những tuyến nào?

Đối tác vận chuyển hiện tại của họ là ai?

Bạn có thể thu thập thông tin khách hàng qua:

Mối quan hệ cá nhân, giới thiệu từ đối tác, đồng nghiệp.

Tìm kiếm bằng từ khóa ngành trên Google, truy cập trực tiếp website công ty.

Gặp gỡ tại các khu công nghiệp, bến cảng, hội chợ triển lãm – nơi tập trung nhiều doanh nghiệp có nhu cầu logistics cao.

2.3. Chủ động tiếp cận khách hàng một cách khéo léo

Hiểu khách hàng là một chuyện, nhưng biết cách tiếp cận mới là chìa khóa. Một số hình thức phổ biến bao gồm:

Telesales: Gọi điện khai thác thông tin, giới thiệu dịch vụ. Nhưng nhớ, đừng biến cuộc gọi thành màn “hỏi cung”. Hãy trò chuyện như một người đồng hành, gợi mở giải pháp và tạo cảm giác tin cậy.

Email Marketing: Gửi thông tin hữu ích, cập nhật bảng giá, chương trình ưu đãi…

Gặp mặt trực tiếp: Khi có cơ hội, đừng ngần ngại hẹn gặp để thuyết phục trực tiếp. Sự chân thành và hiểu biết sẽ là lợi thế lớn.

Ghi chú đầy đủ những gì khách hàng chia sẻ sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược chăm sóc và chốt sale hiệu quả hơn.

2.4. Phân loại khách hàng để tối ưu nguồn lực

Sau quá trình tiếp cận, cần phân loại khách hàng rõ ràng:

Khách hàng tiềm năng: Có nhu cầu xuất nhập khẩu, sẵn sàng thay đổi hoặc đang tìm đối tác mới.

Khách hàng không tiềm năng: Chưa có nhu cầu hoặc đã có đối tác cố định. Một số còn hoạt động trong lĩnh vực rủi ro cao như hàng nguy hiểm, tuyến đường phức tạp…

Việc phân loại này giúp bạn biết nên đầu tư thời gian vào ai, nên tiếp cận lại vào lúc nào – từ đó tiết kiệm công sức và gia tăng hiệu suất bán hàng.

2.5 Làm việc với các hãng tàu – Chọn đúng đối tác, tối ưu chi phí

Tùy theo từng mặt hàng, tuyến đường và phương thức vận chuyển (FCL, LCL, Air, Sea…), bạn cần liên hệ với các hãng tàu, forwarder hoặc đại lý vận chuyển phù hợp để cập nhật bảng giá cho lô hàng cụ thể.

Đối với nhân viên mới, nên khảo sát giá từ ít nhất 2–3 hãng để có cái nhìn tổng quan và chọn được phương án tối ưu nhất cho khách.

Khi đã có kinh nghiệm, hãy xây dựng mối quan hệ lâu dài với một vài hãng tin cậy, trở thành khách quen để được hưởng ưu đãi về giá và chính sách chăm sóc đặc biệt trong các lô hàng tiếp theo.

2.6 Báo giá linh hoạt theo yêu cầu khách hàng

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về giá, lịch trình và dịch vụ từ phía hãng tàu, bạn sẽ thực hiện bước báo giá đến khách hàng. Có ba tình huống phổ biến cần xử lý:

Khách đồng ý với mức giá → Tiến hành liên hệ hãng vận chuyển, book tàu và phối hợp xử lý thủ tục xuất – nhập hàng.

Khách thắc mắc giá cao hơn đối thủ → Hỏi rõ khách đang so sánh phần nào (freight, local charges, lịch tàu…), từ đó thương lượng lại với hãng và phản hồi hợp lý hoặc đề xuất mức giá phù hợp hơn.

Khách không phản hồi → Chủ động gọi điện hoặc nhắn tin để nắm bắt lý do do dự và hỗ trợ giải đáp kịp thời. Đừng để mất khách chỉ vì thiếu một cuộc gọi follow-up.

2.7 Giám sát lô hàng – Đúng tiến độ là giữ chữ tín

Vai trò của nhân viên sale logistics không chỉ dừng lại ở việc chốt giá, mà còn là cầu nối giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển:

Theo dõi lịch trình booking để đảm bảo hàng lên tàu đúng hạn.

Phối hợp với khách hàng và hãng vận chuyển xử lý sự cố phát sinh (thiếu chứng từ, lịch tàu dời, container không đạt…).

Thông báo kịp thời cho khách về tình trạng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Việc giám sát sát sao giúp hạn chế rủi ro, duy trì uy tín và tăng khả năng giữ chân khách hàng cho các lần giao dịch sau.

2.8 Bàn giao nghiệp vụ cho bộ phận chứng từ – giao nhận

Sau khi hoàn tất các bước đàm phán và chốt booking, nhân viên sale chuyển giao hồ sơ sang các bộ phận chuyên trách:

Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ lấy các giấy tờ cần thiết: invoice, packing list, C/O, hợp đồng, sau đó phát hành các chứng từ vận chuyển như HBL, D/O, manifest...

Bộ phận giao nhận sẽ theo dõi thời gian nhập – xuất hàng, làm việc với hãng tàu, cảng, hải quan… để đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm.

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là yếu tố sống còn trong vận hành dịch vụ logistics trơn tru và hiệu quả.

2.9 Chăm sóc khách hàng – Bí quyết giữ chân và tạo tệp khách hàng trung thành

Khi khách hàng đã sử dụng dịch vụ lần đầu, bạn cần xây dựng mối quan hệ lâu dài bằng các hoạt động chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp:

Gửi lời cảm ơn, cập nhật bảng giá định kỳ hoặc thông báo lịch tàu nhanh qua email/Zalo.

Áp dụng chính sách chiết khấu riêng, tặng quà dịp lễ Tết, hoặc tư vấn miễn phí khi khách gặp khó khăn trong các vấn đề như thông quan, hoàn thuế, chứng từ...

Chủ động hỏi han sau mỗi lô hàng để đánh giá mức độ hài lòng và điều chỉnh dịch vụ.

Một khách hàng hài lòng không chỉ quay lại mà còn giới thiệu bạn bè, đối tác – đây chính là cách bạn xây dựng uy tín và mở rộng thị trường một cách bền vững.

Kết luận: Muốn thành công trong nghề sale logistics – Hãy làm tốt từng bước nhỏ
Những chia sẻ trên là kinh nghiệm thực chiến được đúc kết từ các nhân viên sale logistics thành công trong nghề. Từ việc chọn hãng vận chuyển, đàm phán giá, theo dõi tiến độ đến chăm sóc hậu mãi – tất cả đều đóng vai trò quan trọng.

Nếu bạn muốn đi nhanh và vững chắc hơn trên con đường này, đừng ngần ngại đầu tư học thêm khóa học Sale Logistics thực chiến để trang bị kiến thức bài bản và nâng cao kỹ năng chuyên môn. Đó là con đường ngắn nhất để trở thành “Best Seller” trong ngành logistics đầy tiềm năng này.

Để nâng cao chuyên môn về sales logistics, bạn có thể tham khảo thêm Khóa học sales logistics tại XNK Lê Ánh giúp trang bị kiến thức chuyên môn và kỹ năng thực tiễn giúp nhân viên sales logistics tự tin tìm kiếm, chào bán dịch vụ và chốt hợp đồng với khách hàng.

 

 

 

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM