Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Cần Chuẩn Bị Hồ Sơ Gì Khi Áp Dụng CBAM?
Cơ chế điều chỉnh biên giới carbon (CBAM) của Liên minh Châu Âu (EU) đã chính thức đi vào giai đoạn chuyển tiếp. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong các ngành Sắt thép, Nhôm, Xi măng, Phân bón, Điện và Hydro, đây không còn là câu chuyện của tương lai mà là yêu cầu cấp bách hiện tại.
Tuy nhiên, câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp và bộ phận xuất nhập khẩu đau đầu nhất hiện nay là: "Doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị hồ sơ gì khi áp dụng CBAM?". Một bộ hồ sơ thiếu sót có thể dẫn đến việc báo cáo bị từ chối, gây ách tắc hàng hóa tại cửa khẩu EU hoặc chịu các khoản phạt nặng nề.
Bài viết này sẽ giải mã chi tiết danh mục hồ sơ cần thiết, giúp doanh nghiệp tự tin vượt qua "hàng rào xanh" này.
>>>>Xem thêm: Khóa Đào Tạo Cơ Chế điều Chỉnh Biên Giới Carbon (CBAM)
Nội dung bài viết
1. Tổng Quan Về Báo Cáo CBAM
Trước khi đi vào chi tiết hồ sơ, cần hiểu rõ báo cáo CBAM là gì. Theo định nghĩa từ các tổ chức kiểm định, Báo cáo CBAM là tờ khai mà nhà nhập khẩu (tại EU) phải nộp cho cơ quan thẩm quyền định kỳ mỗi quý. Tuy nhiên, để nhà nhập khẩu nộp được báo cáo này, nhà sản xuất (tại Việt Nam) phải cung cấp toàn bộ dữ liệu.
Nội dung cốt lõi của báo cáo CBAM bao gồm 3 yếu tố chính:
- Tổng số lượng hàng hóa nhập khẩu trong kỳ (tấn/MWh).
- Tổng lượng phát thải nhúng (Embedded Emissions) trong hàng hóa (tấn CO2e/tấn sản phẩm).
- Giá carbon đã trả tại nước xuất xứ (nếu có).
Nếu không chuẩn bị đủ hồ sơ chứng minh 3 yếu tố này, doanh nghiệp sẽ không thể hoàn thành nghĩa vụ báo cáo.
2. Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Cần Chuẩn Bị Hồ Sơ Gì Khi Áp Dụng CBAM?
Dưới đây là danh mục hồ sơ chi tiết được phân loại theo từng nhóm dữ liệu để doanh nghiệp dễ dàng tập hợp:
Nhóm 1: Hồ sơ pháp lý và thông tin chung
Đây là nhóm hồ sơ cơ bản để định danh doanh nghiệp và nhà máy trong hệ thống CBAM Registry.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản dịch tiếng Anh.
- Mã số định danh cơ sở sản xuất: Tọa độ địa lý (GPS) của nhà máy.
- Sơ đồ quy trình sản xuất (Process Flow Chart): Mô tả chi tiết các công đoạn từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra. Sơ đồ này cực kỳ quan trọng để xác định ranh giới hệ thống (System boundaries) khi tính toán phát thải.
Nhóm 2: Hồ sơ về nguyên liệu đầu vào (Tiền chất - Precursors)
CBAM yêu cầu tính cả phát thải từ các nguyên liệu thô (gọi là tiền chất) được sử dụng để tạo ra sản phẩm phức tạp.
Hóa đơn mua nguyên vật liệu: Chứng minh số lượng mua vào (thép phôi, quặng, hóa chất...).
Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu (BOM): Cần bao nhiêu kg nguyên liệu để sản xuất ra 1 tấn thành phẩm.
Dữ liệu phát thải của nhà cung cấp: Nếu bạn mua thép phôi từ một nhà máy khác về để cán, bạn cần yêu cầu nhà máy đó cung cấp báo cáo phát thải của lô phôi đó. Nếu không có, bạn sẽ phải dùng giá trị mặc định (thường rất cao và bất lợi).
Nhóm 3: Hồ sơ về tiêu thụ năng lượng (Quan trọng nhất)
Đây là nguồn dữ liệu chính để tính toán phát thải trực tiếp (Scope 1) và gián tiếp (Scope 2).
- Hóa đơn tiền điện: Tập hợp hóa đơn điện trong kỳ báo cáo để tính lượng điện tiêu thụ (kWh).
- Hóa đơn mua nhiên liệu đốt: Hóa đơn mua than đá, dầu DO/FO, khí đốt tự nhiên (Gas)... dùng cho lò hơi, lò nung.
- Nhật ký vận hành máy móc: Ghi chép lượng nhiên liệu thực tế tiêu thụ tại các phân xưởng sản xuất.
- Hồ sơ hệ thống điện mặt trời áp mái (nếu có): Để chứng minh lượng điện xanh tự dùng, giúp giảm hệ số phát thải.
Nhóm 4: Hồ sơ về sản lượng và phế phẩm
- Báo cáo sản xuất: Tổng sản lượng thành phẩm đạt chuẩn trong kỳ.
- Báo cáo phế liệu/phế phẩm: Lượng gỉ sắt, xỉ than, hoặc sản phẩm lỗi. CBAM có quy định riêng về cách phân bổ phát thải cho phế liệu, nên số liệu này cần chính xác tuyệt đối.
Nhóm 5: Chứng từ về giá Carbon (Nếu có)
Nếu Việt Nam áp dụng thuế carbon hoặc thị trường tín chỉ carbon trong tương lai, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Biên lai nộp thuế bảo vệ môi trường (liên quan đến phát thải).
- Chứng nhận đã mua tín chỉ carbon hoặc hạn ngạch phát thải.
Hồ sơ này giúp doanh nghiệp được khấu trừ chi phí khi xuất khẩu sang EU, tránh bị đánh thuế hai lần.
3. Quy Trình Xử Lý Hồ Sơ CBAM Và Báo Cáo CBAM
Sau khi đã trả lời được câu hỏi "Chuẩn bị hồ sơ gì khi áp dụng CBAM", doanh nghiệp cần xử lý đống giấy tờ này theo quy trình sau để tạo ra báo cáo cuối cùng:
Bước 1: Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu
Tập hợp toàn bộ hóa đơn, nhật ký vận hành từ các phòng ban (Kế toán, Sản xuất, Kho). Chuyển đổi các đơn vị đo lường về chuẩn của EU (ví dụ: nhiên liệu từ lít/kg sang TJ - Terajoule nếu cần).
Bước 2: Tính toán phát thải
Áp dụng các công thức tính toán theo quy định của CBAM cho:
- Phát thải trực tiếp (Scope 1): Từ việc đốt nhiên liệu tại nhà máy.
- Phát thải gián tiếp (Scope 2): Từ lượng điện tiêu thụ.
- Phát thải tiền chất: Từ nguyên liệu đầu vào.
Bước 3: Điền vào mẫu CBAM Communication Template
Đây là mẫu file Excel bắt buộc do Ủy ban Châu Âu ban hành. Doanh nghiệp cần điền chính xác các thông số đã tính toán ở Bước 2 vào các Sheet tương ứng trong file này.
Bước 4: Kiểm tra và Gửi cho nhà nhập khẩu
Rà soát lại tính logic của số liệu. Sau đó gửi file báo cáo hoàn chỉnh cho đối tác tại EU để họ nộp lên hệ thống CBAM Registry.
4. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Khai Báo CBAM
Dù đã nắm rõ danh mục, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi khiến hồ sơ bị trả về:
Sai mã HS Code: CBAM áp dụng theo mã CN Code (tương đương HS Code 8 số). Việc xác định sai mã HS dẫn đến áp dụng sai công thức tính toán.
Bỏ qua phát thải tiền chất: Với các sản phẩm phức tạp (như bu lông, ốc vít), doanh nghiệp thường chỉ tính phát thải tại nhà máy mình mà quên mất phát thải của cục phôi thép đầu vào. Đây là lỗi nghiêm trọng nhất.
Thiếu bằng chứng kiểm tra: Các số liệu về tiêu thụ nhiên liệu không khớp với hóa đơn mua hàng thực tế. Lưu ý rằng trong giai đoạn chính thức (từ 2026), hồ sơ sẽ cần bên thứ 3 (Verifier) thẩm định, nên tính trung thực là số 1.
5. Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Ngay Lúc Này?
Thời gian không còn nhiều. Để không bị động, doanh nghiệp cần:
Thành lập Ban CBAM: Bao gồm nhân sự Kỹ thuật, XNK và Kế toán để cùng phối hợp thu thập hồ sơ.
Số hóa dữ liệu: Thay vì lưu hồ sơ giấy, hãy chuyển sang quản lý dữ liệu trên Excel hoặc phần mềm quản lý năng lượng để dễ dàng trích xuất báo cáo hàng quý.
Tham vấn chuyên gia: Nếu không tự tin về cách tính, hãy tìm đến các đơn vị tư vấn uy tín như Vinacontrol hay các tổ chức kiểm định quốc tế để được hướng dẫn điền mẫu báo cáo chuẩn xác nhất.
Việc trả lời câu hỏi "Doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị hồ sơ gì khi áp dụng CBAM?" là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất trong hành trình "xanh hóa" chuỗi cung ứng. Một bộ hồ sơ đầy đủ, minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật EU mà còn nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Đừng đợi đến hạn chót mới bắt đầu. Hãy rà soát lại hệ thống hóa đơn, nhật ký vận hành ngay hôm nay để đảm bảo dòng chảy hàng hóa của bạn không bị tắc nghẽn tại biên giới Châu Âu.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
Đánh giá của bạn