Debit Note Là Gì? Cách Làm Và Các Mẫu Depit Note

Trong giao dịch thương mại hàng hóa quốc tế, có lẽ bạn đã không lạ gì với khái niệm Debit note là gì, đây là một giấy tờ vô cùng quen thuộc, được hiểu là giấy báo nợ, được bên bán gửi đến bên mua để thông báo nghĩa vụ thanh toán đơn hàng.

Để tìm hiểu rõ hơn về debit note là gì và những thông tin cần biết về Debit note, hãy cùng Nghiệp Vụ Xuất Nhập Khẩu theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Debit Note Là Gì?

Debit note là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong tiếng Việt, debit note được biết đến là giấy báo nợ, là một loại giấy tờ do bên nhà sản xuất gửi đến bên mua với mục đích thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu.

Ngoài ra, debit note còn dùng để nhắc nhở sắp đến hạn các khoản tiền, hoặc cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp đến.

Trong một số trường hợp, bên bán cũng lập debit note gửi cho bên sản xuất khi muốn trả lại hàng hóa vay mua. Đối với những loại hàng hóa bị trả lại, thì nội dung của debit note phải gồm lý do trả hàng hợp lý cùng với tổng số tiền tín dụng giải ngân cho bên cung cấp hàng hóa hoàn tiền (nếu có).

Ngoài ra, debit note còn có tác dụng như debit memo (hóa đơn điều chỉnh). Debit note được sử dụng khi hóa đơn xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc khi muốn điều chỉnh giá trị hóa đơn. Khi này, nội dung trong debit note sẽ phải kèm theo lời giải thích rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch giữa hai bên.

Debit note của hãng tàu là gì?

Debit note của hãng tàu là một loại chứng từ sử dụng trong quá trình giao dịch thương mại xuất nhập khẩu, chúng được bên mua xuất sang cho bên bán.

Có thể hiểu debit note giống như một loại giấy tờ để kiểm chứng tỷ lệ hoa hồng mà doanh nghiệp, công ty phải trả cho đại lý. Hoặc thậm chí, nó được coi như giấy báo nợ, trong đó 1 bản công ty, doanh nghiệp giữ, bản còn lại sẽ gửi cho khách hàng.

Hãng tàu không thể thiếu debit note, bởi sau khi hàng cập bến, ngân hàng sẽ nghiệm thu tiền qua giá trị tiền được viết trên debit note. Vì vậy chúng ta thấy rằng debit note đóng một vai trò khá quan trọng.

Tham khảo »»» Khóa Học Purchasing (Mua Hàng Thực Chiến)

2. Đặc Điểm Của Debit Note - Giấy Báo Nợ Là Gì?

Debit note có những đặc điểm chính sau đây:

- Debit note được sử dụng trong các giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, và giao dịch phổ biến nhất đó là gia hạn tín dụng.

- Giấy báo nợ được coi như một chứng từ xác thực tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lý. Nó sẽ được lập ra hai bản, một bản do doanh nghiệp, công ty giữ, còn bản kia sẽ do khách hàng giữ.

- Sau khi hàng cập bến, ngân hàng sẽ dựa trên giá trị được ghi trên tờ giấy này để nghiệm thu tiền.

- Debit note thường được sử dụng dưới dạng thư, bên trong đó có các yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được sử dụng với tác dụng thông báo cho bên mua về khoản nợ sắp tới.

3. Các Hình Thức Của Debit Note

Debit note được tạo ra dưới nhiều hình thức khác nhau tuy nhiên có hai hình thức phổ biến nhất đó là bưu thiếp và biên lai vận chuyển.

Đầu tiên là debit note dưới dạng bưu thiếp, nó như một thông báo nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới. Debit note dạng bưu thiếp chỉ dùng trong trường hợp bên bán chưa chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa.

Bên trong nội dung của debit note dạng bưu thiếp phải đính kèm thông tin về cách thanh toán khoản nợ như: Thông tin tài khoản nhận thanh toán, thông tin liên hệ, hướng dẫn cách thanh toán cụ thể,...

Tiếp theo là debit note dưới dạng biên lai vận chuyển, nó sẽ được gửi đến bên mua sau khi họ nhận được hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Lúc này biên lai debit note có thể thay cho hóa đơn và người mua có quyền trả lại hàng nếu chất lượng không đảm bảo.

4. Để Xuất Giấy Báo Nợ Cần Điều Kiện Gì?

Trong quá trình làm thủ tục hải quan, trong mục "HBL details add" đại lý phải chọn debit note. Ngoài ra, kế toán của doanh nghiệp cũng cần thêm khoản này vào những khoản thu khác trong báo cáo tài chính.

Sau khi chuẩn bị chứng từ ở dạng file doc xong, kế toán doanh nghiệp sẽ gửi mail cho đại lý để tiến hành làm thủ tục vận chuyển hàng hóa.

5. Giấy Báo Nợ (Debit Note) Có Bắt Buộc Không?

Debit note không phải là giấy tờ bắt buộc bởi có rất nhiều công ty không chọn cách gửi giấy báo nợ cho người mua. Người bán chỉ coi debit note như một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và áp dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc cũng có thể không sử dụng nó.

Trong một số trường hợp nhất định, người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ đối với thông tin báo nợ, để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của nội bộ.

Tham khảo »»» Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Online - Tương Tác Trực Tiếp Cùng Chuyên Gia XNK Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

6. Ý Nghĩa Của Giấy Báo Nợ Là Gì?

Debit note là một loại hóa đơn dùng để điều chỉnh giá trị. Debit note còn được gọi là debit meno, được dùng chủ yếu trong mô hình B2B - giao dịch giữa 2 hoặc nhiều công ty với nhau.

Nhà cung cấp sẽ phát hành debit note trong hai trường hợp sau:

- Sau khi phát hành hóa đơn thuế gốc, tuy nhiên giá trị thuế trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế.

- Sau khi phát hành hóa đơn thuế gốc, tuy nhiên giá trị tính thuế trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế phải nộp.

Debit note được sử dụng giữa các doanh nghiệp, thông báo thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới, hoặc nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.

7. Nội Dung Trong Debit Note

Trong debit note sẽ bao gồm những thông tin sau:

- Người mua

- Người bán

- Tên hàng hóa

- Số tiền cần thanh toán

Những thông tin này nhằm xác định cụ thể đối tượng và nội dung cần nhắc nhỡ giữa hai bên.

8. Các Mẫu Debit Note - Cách Làm Debit Note

Để làm debit note bạn cần xác định được rõ các thông tin về người mua, người bán, loại hàng hóa, và số tiền cần thanh toán cho khoản nợ sắp tới. Dưới đây là một số mẫu debit note cho bạn tham khảo.

9. Sự Khác Nhau Giữa Debit Note Và Invoice

Debit note được biết đến là giấy báo nợ, là một loại giấy tờ do bên nhà sản xuất gửi đến bên mua với mục đích thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu. Ngoài ra, debit note còn dùng để nhắc nhở sắp đến hạn các khoản tiền, hoặc cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp đến.

Invoice được hiểu là một tài liệu do đơn vị cùng cấp sản phẩm gửi tới cho người mua. Invoice là do bên bán cung cấp để yêu cầu khách hàng thanh toán, nội dung của invoice thể hiện giá, các điều khoản, điều kiện thanh toán, ngày đến hạn phải trả, được tạo khi hoàn tất đóng gói gửi cho khách hàng. Invoice dùng để xác nhận việc bán hàng.

10. Phân Biệt Credit Note Và Debit Note

Debit note là hóa đơn dùng để điều chỉnh giá cả theo chiều hướng tăng. Nó được xuất bởi người mua nhằm yêu cầu người bán cung cấp credit note và quá trình này diễn ra hợp pháp với mục đích tăng giá trị hóa đơn có trước.

Credit note cũng là hóa đơn dùng để điều chỉnh nhưng theo chiều hướng giảm, được xuất bởi người bán, nhằm hủy đi giá trị hóa đơn được xuất trước đó. Trường hợp này chỉ xảy ra khi hàng hóa được cung cấp có lỗi, và người mua muốn trả hàng.

Xem thêm: 

• Doanh Nghiệp Chế Xuất Là Gì? Quy Định Về Doanh Nghiệp Chế Xuất
• REX Là Gì? Quy Trình Xin Cấp Mã Số REX - Registered Exporter
• Quy tắc xuất xứ ưu đãi thuế quan phổ cập GSP (C/O mẫu A)

Trên đây là đầy đủ thông tin về debit note mà chúng tôi cung cấp cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, hy vọng bài viết giúp ích cho học tập, công việc, và giúp bạn có thêm kiến thức về lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Nơi đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu, và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu: 0904848855/0966199878

Ngoài các Khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online/ offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay