100+ Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Thu Mua Hay Gặp Nhất
Tuyển dụng một Nhân viên Thu mua (Purchasing Officer/Buyer) không chỉ là tìm một người "biết mua hàng". Họ là người chịu trách nhiệm cho phần lớn chi phí hoạt động của doanh nghiệp, là "gác cổng" tài chính, là chiến lược gia về nguồn cung và là tuyến phòng thủ đầu tiên trước những rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.
>>>>> Xem thêm: Yêu Cầu Cần Có Đối Với Nhân Viên Mua Hàng Quốc Tế
Một buổi phỏng vấn chuyên nghiệp phải đánh giá được 4 trụ cột vàng của người làm thu mua:
- Tư duy Chi phí (TCO): Nhìn xa hơn giá mua.
- Kỹ năng Đàm phán: Khả năng "sinh lời" trực tiếp.
- Quản lý Rủi ro: Khả năng "chữa cháy" khi có khủng hoảng.
- Đạo đức Nghề nghiệp: Sự liêm chính tuyệt đối.
Bài viết này sẽ cung cấp bộ 100+ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua được thiết kế để "đo" chính xác 4 trụ cột này, kèm theo phân tích chuyên sâu về điều nhà tuyển dụng nên tìm kiếm.
Nội dung bài viết
I. Nhóm Câu Hỏi Tìm Hiểu Nền Tảng Mua Hàng
Mục đích của nhóm này là để đánh giá kinh nghiệm tổng quan, động lực và sự phù hợp văn hóa. Đừng dành quá 10 phút cho phần này.
Hãy giới thiệu về bản thân và kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực thu mua.
Tại sao bạn lại chọn nghề thu mua?
Bạn thích và không thích điều gì nhất ở công việc này?
Mô tả về ngành hàng bạn từng phụ trách mua (Nguyên vật liệu trực tiếp, Vật tư gián tiếp MRO, Dịch vụ, Hàng Marketing...)?
Quy mô ngân sách (spend) bạn quản lý hàng năm là bao nhiêu?
Bạn đã tiết kiệm (saving) được bao nhiêu cho công ty cũ trong năm vừa qua? (Hãy chuẩn bị con số cụ thể).
Tại sao bạn rời công ty cũ?
Bạn hiểu gì về công ty và sản phẩm của chúng tôi?
II. Nhóm Câu Hỏi Nghiệp Vụ Cốt Lõi
Đây là phần kiểm tra "độ cứng" của chuyên môn. Một ứng viên giỏi sẽ trả lời rất rành mạch và có hệ thống.
1. Đánh giá Tư duy Chi phí (TCO) - Vượt Xa "Giá Rẻ"
Một nhân viên thu mua non kinh nghiệm sẽ chỉ tập trung vào "giá rẻ nhất". Ngược lại, một chuyên gia thực thụ sẽ nói về Tổng Chi phí Sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO). TCO bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bảo hành, chi phí sử dụng, chi phí tồn kho, và chi phí thải bỏ. Đây chính là điểm khác biệt cốt lõi.
- Bạn hiểu TCO là gì? Hãy cho ví dụ về cách bạn áp dụng TCO khi mua hàng.
- Giữa A (giá 10đ, giao hàng 30 ngày, bảo hành 6 tháng) và B (giá 11đ, giao hàng 15 ngày, bảo hành 12 tháng), bạn sẽ phân tích và chọn ai?
- Điều khoản thanh toán (Payment Term) ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền của công ty?
- Bạn sẽ đàm phán điều khoản thanh toán 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày? Lợi và hại của từng phương án?
- Incoterms là gì? Bạn thường xuyên làm việc với điều kiện nào (EXW, FOB, CIF, DDP)?
- Rủi ro khi mua hàng EXW là gì?
- Tại sao công ty lại thích mua FOB/FCA hơn là CIF/CIP?
- Bạn làm gì để tối ưu chi phí logistics (vận tải, kho bãi)?
- Mô tả sự khác biệt giữa Chi phí Trực tiếp (Direct Cost) và Chi phí Gián tiếp (Indirect Cost).
2. Đánh giá Quy trình (Procure-to-Pay)
Mục đích của nhóm câu hỏi này là để kiểm tra xem ứng viên có nắm được quy trình chuẩn từ A-Z (P2P) hay không. Điều này cho thấy tính hệ thống, khả năng tuân thủ và sự chuyên nghiệp của họ.
- Hãy mô tả quy trình thu mua chuẩn (7 bước) tại công ty bạn.
- PR (Purchase Requisition) và PO (Purchase Order) khác gì nhau? Ai là người tạo PR?
- Bạn cần thông tin gì trên một PR để có thể tiến hành mua hàng?
- "3-way matching" (Đối chiếu 3 chiều) là gì? Tại sao nó quan trọng? (PO - Goods Receipt Note - Invoice).
- Bạn xử lý thế nào khi có sai lệch giữa PO và Hóa đơn?
- Hợp đồng khung (Framework Agreement) là gì? Khi nào nên sử dụng nó?
- Bạn hiểu gì về "Đấu thầu (Bidding)" và "Chào giá cạnh tranh (RFQ)"? Khi nào dùng cái nào?
- Bạn có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP/MRP nào (SAP, Oracle, Odoo...)?
3. Đánh giá Kỹ năng Tìm kiếm & Quản lý Nhà cung cấp (SRM)
Tìm kiếm nhà cung cấp mới đã khó, nhưng việc quản lý và phát triển họ còn khó hơn. Những câu hỏi này giúp đánh giá kỹ năng phân loại (như ma trận Kraljic) và khả năng xây dựng chiến lược cho từng nhóm nhà cung cấp.
- Bạn tìm kiếm nhà cung cấp mới qua những kênh nào?
- Khi nhận được yêu cầu mua một mặt hàng hoàn toàn mới, 5 bước đầu tiên của bạn là gì?
- Bạn sử dụng những tiêu chí nào để đánh giá một nhà cung cấp mới (Audit/Evaluate)?
- Supplier Scorecard là gì? Bạn đã từng xây dựng nó chưa? (Gồm các tiêu chí: On-time delivery, Quality, Cost, Service).
- "Single source" (Nguồn cung độc nhất) và "Sole source" (Nguồn cung độc quyền) khác gì nhau?
- Rủi ro của việc phụ thuộc vào "Single source" là gì?
- Bạn làm gì để giảm thiểu rủi ro này? (Phát triển nguồn thay thế, ký hợp đồng dài hạn...).
- Ma trận Kraljic là gì? Bạn áp dụng nó để phân loại nhà cung cấp như thế nào? (Leverage, Strategic, Non-critical, Bottleneck).
- Bạn định nghĩa thế nào là một "Nhà cung cấp chiến lược"?
- Bạn làm gì để xây dựng mối quan hệ tốt và lâu dài với chiến lược?
III. Nhóm Câu Hỏi Đàm Phán (Key Skill)
Đây là nhóm câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua quan trọng nhất để "đo" khả năng mang lại lợi nhuận và giá trị gia tăng. Cần làm rõ, đàm phán không phải là "ép giá". Đàm phán là một quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt được một thỏa thuận Win-Win (hoặc ít nhất là Win-Not Lose).
Hãy mô tả quy trình chuẩn bị của bạn trước một buổi đàm phán quan trọng.
- Bạn tìm hiểu thông tin gì về nhà cung cấp và thị trường trước khi vào bàn đàm phán?
- BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) là gì? Tại sao nó là vũ khí mạnh nhất của người mua?
- Kể về lần đàm phán thành công nhất của bạn. Kết quả là gì?
- Kể về lần đàm phán thất bại nhất. Bạn học được gì?
- Ngoài giá, bạn có thể đàm phán những điều khoản nào khác? (List: Payment terms, Incoterms, Warranty, Delivery time, Consignment stock, After-sales service...).
- Khi nhà cung cấp nói "Đây là giá cuối cùng, không giảm được nữa", bạn sẽ làm gì?
- Chiến lược của bạn khi đàm phán với độc quyền (Sole source)?
- Bạn làm gì khi "ruột" thông báo tăng giá 20% vào tháng tới?
- Bạn có kinh nghiệm làm việc với hợp đồng không? Những điểm chính bạn cần xem xét trong hợp đồng là gì? (Điều khoản phạt, bất khả kháng, bảo mật...).
- Bạn phân biệt giữa "Cost breakdown" (Phân tích cấu thành giá) và "Price breakdown" (Phân tích cấu thành giá bán)? Tại sao "Cost breakdown" lại quan trọng?
IV. Nhóm Câu Hỏi Tình Huống
Đây là lúc để ứng viên chứng minh kinh nghiệm "thực chiến" qua phương pháp STAR (Situation, Task, Action, Result). Hãy yêu cầu họ kể chuyện cụ thể.
1. Tình huống Quản lý Rủi ro & Khủng hoảng ("Chữa cháy")
- quan trọng nhất của bạn đột ngột thông báo giao hàng trễ 2 tuần, ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất. Các bước xử lý của bạn là gì?
- Hàng về đến kho, QC kiểm tra phát hiện 30% lô hàng không đạt chất lượng. Bạn làm gì?
- Bạn nhận được dự báo giá nguyên vật liệu X (ví dụ: thép, chip) sẽ tăng 50% trong 6 tháng tới. Kế hoạch hành động của bạn? (Ký HĐ dài hạn, mua dự trữ, tìm vật liệu thay thế...).
- Nhà cung cấp A giao hàng đúng hạn nhưng chất lượng phập phù. Nhà cung cấp B chất lượng 100% nhưng thỉnh thoảng trễ hẹn. Bạn chọn ai?
- Công ty bạn đang cần hàng gấp (trong 3 ngày), nhưng quy trình chào giá cạnh tranh (3 báo giá) mất 1 tuần. Bạn làm thế nào?
2. Tình huống Mâu thuẫn Nội bộ ("Làm dâu trăm họ")
Người làm thu mua luôn ở vị trí "làm dâu trăm họ": kẹp giữa User (muốn hàng tốt nhất, nhanh nhất) và Finance (muốn rẻ nhất, thanh toán chậm nhất). Vì vậy, khả năng giao tiếp và cân bằng nội bộ là tối quan trọng.
- Bộ phận Kỹ thuật (User) yêu cầu mua hàng từ một chỉ định (spec) mà bạn biết là giá đang cao hơn thị trường. Bạn làm gì?
- Kế toán phàn nàn liên tục gửi chứng từ sai. Bạn xử lý ai trước? hay Kế toán?
- Kho báo kho đã đầy, không thể nhận thêm hàng, nhưng bạn bắt buộc phải đặt hàng dự trữ. Bạn thuyết phục Trưởng kho như thế nào?
- Cấp trên yêu cầu bạn "ép" giá một nhỏ nhưng họ đã hỗ trợ công ty rất nhiều lúc khó khăn. Bạn sẽ làm gì?
3. Tình huống về Đạo đức Nghề nghiệp
Đây là nhóm câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua mang tính quyết định. Đối với nghề thu mua, không có "vùng xám" cho sự liêm chính. Bất kỳ câu trả lời nào mập mờ, lảng tránh đều là một "cờ đỏ" (red flag) báo động.
- Nhà cung cấp mời bạn một bữa tối đắt tiền sau khi ký hợp đồng. Bạn trả lời thế nào?
- Dịp Tết, nhà cung cấp gửi quà (ví dụ: chai rượu ngoại, giỏ quà...) đến nhà riêng của bạn. Bạn xử lý ra sao?
- Bạn sẽ làm gì nếu phát hiện một đồng nghiệp trong phòng nhận "hoa hồng" từ ?
- mà bạn đang phụ trách lại là công ty của người nhà/bạn thân của sếp bạn. Bạn sẽ duy trì tính khách quan như thế nào?
- đưa cho bạn 2 báo giá: 1 giá cao cho công ty và 1 giá thực tế thấp hơn kèm "hoa hồng" cho bạn. Phản ứng của bạn?
V. Nhóm Câu Hỏi Phụ Trợ và Định Hướng
(Phần này bao gồm hơn 40 câu hỏi nhỏ)
Về Kỹ năng mềm:
- Bạn đánh giá kỹ năng Excel của mình ở mức nào (1-10)?
- Bạn thường dùng hàm nào nhất? (Vlookup, Pivot Table là bắt buộc)
- Kỹ năng tiếng Anh (đọc hiểu hợp đồng, email) của bạn ra sao?
- Bạn quản lý thời gian và ưu tiên công việc như thế nào khi có 10 yêu cầu (PR) khẩn cấp cùng lúc?
- Bạn cập nhật thông tin thị trường/giá cả ở đâu?
Về Định hướng:
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn là gì?
- Bạn muốn trở thành Chuyên gia (Expert) hay Quản lý (Manager)?
- Mức lương mong muốn của bạn?
Câu hỏi dành cho Nhà tuyển dụng:
Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không? (Một ứng viên giỏi sẽ hỏi về KPI, thách thức của vị trí, văn hóa phòng ban).
(Thực tế, 100+ câu hỏi là tổng hợp của các biến thể từ các nhóm trên. Ví dụ: Phần tình huống có thể chia nhỏ thành hàng chục câu hỏi khác nhau cho từng ngành hàng (Mua dịch vụ, mua NVL, mua tài sản cố định...).)
VI. Những Lưu Ý Cần Tránh Khi Phỏng Vấn Vị Trí Nhân Viên Thu Mua
Khi sử dụng bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua này, hãy lưu ý 3 "điểm đáng báo động sau:
Tư duy "Giá Rẻ": Ứng viên chỉ nói về "mua giá rẻ nhất" mà không đề cập đến TCO, chất lượng, rủi ro, hay chi phí chìm. Đây là tư duy của một nhân viên mua hàng cấp thấp, không phải chuyên gia.
Chung Chung, Không Số Liệu: Khi được hỏi về thành tích (saving, KPI) hoặc các tình huống xử lý, ứng viên trả lời chung chung, "em nghĩ là", "thường thì"... Một người có kinh nghiệm sẽ trả lời theo phương pháp STAR (Tình huống -> Nhiệm vụ -> Hành động -> Kết quả CỤ THỂ).
Mập Mờ Về Đạo Đức: Lảng tránh, cười trừ, hoặc trả lời "linh động" khi bị hỏi về quà cáp, hoa hồng. Đây là dấu hiệu không thể chấp nhận được.
Như vậy, Tuyển dụng nhân viên thu mua là một khoản đầu tư chiến lược. Đặt sai câu hỏi, bạn sẽ tuyển sai người.
Hãy sử dụng bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua trên không phải như một danh sách để "check", mà như một công cụ để "khơi gợi". Điều bạn muốn thấy là cách ứng viên tư duy, cách họ cấu trúc vấn đề, và sự liêm chính trong câu trả lời của họ.
Chúc bạn tìm được một chiến lược gia thu mua xuất sắc cho doanh nghiệp của mình.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
Đánh giá của bạn