Nhập khẩu chính ngạch không chỉ là việc đưa hàng về nước một cách hợp pháp, mà còn là quy trình chặt chẽ liên quan đến nhiều bước thủ tục và chứng từ. Đối với doanh nghiệp, hiểu rõ từng bước trong quy trình nhập khẩu chính ngạch tại Việt Nam là yếu tố then chốt để đảm bảo thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro pháp lý.
1. Thực trạng hoạt động nhập khẩu chính ngạch ở Việt Nam
Hoạt động nhập khẩu chính ngạch tại Việt Nam trong năm 2024 đã ghi nhận những bước tiến vượt bậc, phản ánh sự phục hồi mạnh mẽ của nền kinh tế sau giai đoạn khó khăn. Theo Tổng cục Thống kê, tổng kim ngạch nhập khẩu hàng hóa đạt 380,76 tỷ USD, tăng 16,7% so với năm trước. Đáng chú ý, khu vực kinh tế trong nước đạt 140,11 tỷ USD, tăng 19,8%, cho thấy sự gia tăng đáng kể trong năng lực nhập khẩu của các doanh nghiệp nội địa.
Những điểm nổi bật trong hoạt động nhập khẩu chính ngạch:
Cơ cấu hàng hóa nhập khẩu:
Nhóm hàng tư liệu sản xuất chiếm tỷ trọng lớn, với máy móc thiết bị, dụng cụ, phụ tùng chiếm 47,4%; nguyên, nhiên, vật liệu sản xuất chiếm 46,2%.
Nhóm hàng tiêu dùng chỉ chiếm 6,4% tổng kim ngạch nhập khẩu. Trung Tâm WTO
Thị trường nhập khẩu chính:
Trung Quốc tiếp tục là đối tác nhập khẩu lớn nhất của Việt Nam, với kim ngạch đạt 144,3 tỷ USD, chiếm 37,9% tổng nhập khẩu của cả nước.
Hàn Quốc đứng thứ hai với 56,2 tỷ USD, chiếm 14,8% tổng nhập khẩu.
Tác động của các hiệp định thương mại tự do (FTA):
Việc thực hiện hiệu quả các FTA, đặc biệt là các FTA thế hệ mới, đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam mở rộng thị trường nhập khẩu, tiếp cận các nguồn nguyên liệu và công nghệ tiên tiến với mức thuế ưu đãi.
Thách thức và cơ hội:
Mặc dù đạt được những kết quả tích cực, hoạt động nhập khẩu chính ngạch vẫn đối mặt với một số thách thức như:
Biến động thị trường toàn cầu: Tình hình kinh tế thế giới, đặc biệt là các chính sách thương mại của các quốc gia lớn, có thể ảnh hưởng đến nguồn cung và giá cả hàng hóa nhập khẩu.
Yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn: Việc tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định về an toàn, môi trường của các thị trường nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao năng lực quản lý và sản xuất.
Hoạt động nhập khẩu chính ngạch tại Việt Nam trong năm 2024 đã đạt được những thành tựu đáng kể, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế đất nước. Tuy nhiên, để duy trì và phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần tiếp tục nâng cao năng lực cạnh tranh, tận dụng hiệu quả các FTA và chủ động thích ứng với những biến động của thị trường toàn cầu.
Với sự phát triển mạnh mẽ đó của hoạt động nhập khẩu chính ngạch đã khiến nhu cầu tìm hiểu về quy trình nhập khẩu chính ngạch ngày càng tăng. Đặc biệt, trong bối cảnh hoạt động nhập khẩu tiểu ngạch đang bị siết chặt, xu hướng chuyển sang nhập khẩu chính ngạch trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
2. Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Chính Ngạch: 6 Bước Thực Tế Dành Cho Doanh Nghiệp
Dù bạn là doanh nghiệp mới nhập hàng lần đầu hay đã quen với xuất nhập khẩu, việc nắm rõ quy trình nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí và thông quan suôn sẻ. Dưới đây là 6 bước cốt lõi được áp dụng phổ biến nhất hiện nay.
Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Ngay khi ký hợp đồng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu, bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (B/L)
Tờ khai hải quan, giấy nộp thuế
C/O (nếu có ưu đãi thuế), giấy kiểm dịch – kiểm định (nếu hàng đặc thù)
Các loại giấy phép chuyên ngành (đối với thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế…)
Nếu thuê dịch vụ hải quan/logistics, họ sẽ hỗ trợ bạn soạn và rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.
Bước 2: Thực hiện thanh toán quốc tế
Chọn phương thức thanh toán theo hợp đồng:
T/T (chuyển khoản),
L/C (thư tín dụng),
D/P hoặc D/A
Lưu ý: Giao dịch cần thực hiện qua ngân hàng được phép thanh toán quốc tế để hợp lệ về pháp lý và đảm bảo an toàn tài chính.
Bước 3: Khai báo hải quan và thông quan
Bên xuất khẩu sẽ nộp bộ hồ sơ cho hải quan nước họ, đồng thời phía nhập khẩu Việt Nam cần chủ động theo dõi. Nếu bạn là người trực tiếp khai báo, cần:
Đăng ký mã số doanh nghiệp với Hải quan
Cài phần mềm khai báo (ECUS5-VNACCS), đăng ký chữ ký số
Tiến hành khai báo tờ khai hải quan
Hệ thống sẽ tự phân luồng:
Xanh: Thông quan ngay
Vàng: Kiểm tra chứng từ
Đỏ: Kiểm tra chứng từ + thực tế hàng
Bước 4: Nộp thuế và nhận hàng
Sau khi tờ khai được chấp nhận, bạn cần nộp thuế theo quy định: thuế nhập khẩu, thuế VAT, hoặc thuế TTĐB (nếu có).
Để nhận hàng tại cảng/sân bay cần làm các thủ tục sau:
Xuất trình giấy giới thiệu + bản gốc vận đơn
Làm thủ tục lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu
Với hàng container: cần giấy mượn cont, giấy hạ rỗng, và hóa đơn liên quan
Bước 5: Theo dõi vận chuyển
Trong thời gian hàng đang vận chuyển, sử dụng mã tracking để theo dõi tình trạng tàu/chuyến bay.
Thực tế: Một số tình huống như tắc cảng, thời tiết xấu, hoặc thay đổi lịch tàu có thể khiến hàng về trễ – cần chủ động theo sát để xử lý kịp.
Bước 6: Làm thủ tục nhập khẩu tại cửa khẩu Việt Nam
Khi hàng cập cảng/sân bay Việt Nam, bạn hoặc đơn vị dịch vụ sẽ hoàn tất thủ tục nhập:
Nộp đầy đủ chứng từ đã khai báo
Thanh lý tờ khai, in phiếu giao nhận
Nộp các khoản phí liên quan: phí cảng, lưu container, nâng/hạ
Lấy lại tiền thế chân container (nếu có), bằng cách nộp đủ giấy hạ rỗng, hóa đơn thuê cont, giấy giới thiệu…
Như vậy, nhập khẩu chính ngạch không chỉ là chuyện thông quan, mà còn là bài toán quản lý chi phí, chứng từ và pháp lý. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy cân nhắc:
Thuê đơn vị dịch vụ uy tín để hỗ trợ khai báo – vận chuyển – giao nhận
Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm nhờ tránh sai sót và tối ưu hiệu quả trong chuỗi cung ứng.
3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Nhập Khẩu Chính Ngạch Vào Việt Nam
Nhập khẩu chính ngạch không đơn thuần là đưa hàng về nước một cách hợp pháp – mà là cả một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ pháp luật và khả năng kiểm soát rủi ro. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc, phát sinh chi phí lớn, thậm chí là phạt hành chính. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu ý gì để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ?
3.1. Nghiên Cứu Thị Trường & Chọn Đối Tác Nhập Khẩu Uy Tín
Trước khi ký kết bất kỳ hợp đồng nào, bạn cần trả lời rõ 2 câu hỏi:
- Thị trường Việt Nam có thực sự cần sản phẩm này? Xác định rõ nhu cầu thị trường, xu hướng tiêu dùng, giá cả trung bình và quy định nhập khẩu.
- Nhà cung cấp có đáng tin cậy không? Ưu tiên đối tác có kinh nghiệm xuất khẩu vào Việt Nam, cung ứng ổn định và phản hồi tích cực từ các doanh nghiệp khác.
Bên cạnh đó, hãy soạn thảo hợp đồng chặt chẽ, quy định rõ:
Quy cách hàng hóa, chất lượng, số lượng
Giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian giao
Phương thức thanh toán và cơ chế giải quyết tranh chấp
3.2 Hồ Sơ Nhập Khẩu: Đầy Đủ – Hợp Lệ – Chính Xác
Một bộ hồ sơ chuẩn thường bao gồm:
Tờ khai hải quan điện tử
Hợp đồng, hóa đơn, packing list
Vận đơn đường biển/đường hàng không
C/O (nếu có để hưởng ưu đãi thuế), C/Q
Giấy phép nhập khẩu (nếu cần)
Chứng từ khác theo yêu cầu chuyên ngành
Lưu ý đặc biệt:
Mọi thông tin trên chứng từ phải thống nhất, hợp lệ và còn hiệu lực
Nếu là tiếng nước ngoài, cần dịch thuật công chứng (nếu được yêu cầu)
Thiếu 1 giấy tờ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối thông quan
3.3 Xác Định Mã HS & Tính Thuế Nhập Khẩu Chính Xác
Việc áp mã HS sai không chỉ dẫn đến thuế sai mà còn kéo theo rắc rối về quản lý chuyên ngành, thậm chí phạt vi phạm. Do đó, cần:
Tra cứu kỹ mã HS trong biểu thuế hiện hành
Hoặc nhờ đơn vị tư vấn chuyên môn hỗ trợ xác định chính xác
Các loại thuế cần tính:
Thuế nhập khẩu thông thường hoặc ưu đãi (nếu có C/O)
VAT nhập khẩu
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Các loại phí như phí hạ tầng cảng biển
Tận dụng ưu đãi thuế từ các FTA là một cách giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nhưng cần đảm bảo C/O hợp lệ đúng quy tắc xuất xứ.
3.4 Thủ Tục Hải Quan: Làm Đúng Ngay Từ Đầu
Tại Việt Nam, thủ tục hải quan hiện chủ yếu thực hiện qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Bạn cần:
Có chữ ký số để khai báo
Khai tờ khai chính xác và gửi hệ thống
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để nộp cho chi cục hải quan
Nếu hàng bị kiểm tra thực tế, phối hợp tốt với cán bộ hải quan để tránh chậm trễ. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và không có vi phạm, hàng sẽ được thông quan.
3.5 Kiểm Tra Chuyên Ngành
Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, hóa chất, thiết bị điện,... phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm trước khi thông quan. Cần xác định rõ:
- Mặt hàng có thuộc diện kiểm tra không?
- Cần nộp hồ sơ kiểm tra ở cơ quan nào?
- Bao lâu có kết quả?
- Kết quả kiểm tra chuyên ngành là điều kiện bắt buộc để thông quan, nên cần xử lý sớm và đúng quy trình.
3.6 Vận Chuyển & Lưu Kho Sau Khi Thông Quan
Tùy đặc điểm hàng hóa, bạn lựa chọn phương thức vận chuyển: đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc kết hợp. Khi đã thông quan:
- Hãy làm việc với đơn vị vận chuyển uy tín, đảm bảo đúng tiến độ
- Nếu phải lưu kho, kho bãi cần đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, đặc biệt với hàng dễ hỏng, hàng có điều kiện bảo quản
3.7 Một Số Lưu Ý Khác
Luôn cập nhật pháp luật mới: Nhập khẩu chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chính sách thuế, quy định hải quan, hiệp định thương mại... Việc không theo kịp có thể khiến bạn vi phạm mà không hay biết.
Không đủ kinh nghiệm? Hãy thuê chuyên gia: Đối với doanh nghiệp mới, việc sử dụng dịch vụ của đại lý hải quan, công ty logistics chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.
Lưu hồ sơ đầy đủ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan.
Nắm rõ Incoterms: Hiểu đúng các điều kiện giao hàng giúp bạn xác định rõ ai chịu trách nhiệm, chi phí và rủi ro ở từng giai đoạn giao nhận.
Như vậy, mặc dù nhập khẩu chính ngạch không khó, nhưng không thể làm qua loa. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước từ chọn đối tác, ký hợp đồng, chuẩn bị hồ sơ, xác định thuế đến làm thủ tục hải quan sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những sai sót không đáng có.
Nếu bạn là người mới hoặc chưa có đội ngũ chuyên trách, đừng ngần ngại tìm đến các đơn vị đào tạo xuất nhập khẩu thực tế hoặc chuyên gia tư vấn để được hướng dẫn cụ thể – tránh “tiền mất, hàng không về”.
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
Đánh giá của bạn