Các Sai Sót Khi Đóng Hàng Khiến Hàng Bị Từ Chối Tại Cảng

• Hàng hóa bị từ chối tại cảng (gate-in hoặc từ chối xếp tàu) thường không đến từ lỗi giấy tờ, mà xuất phát từ sai sót trong khâu đóng hàng container. Những lỗi phổ biến nhất gồm: sai lệch VGM vượt ngưỡng cho phép, phân bổ trọng lượng không đều gây lệch tải, chằng buộc và chèn lót không đạt chuẩn, vi phạm quy định hàng nguy hiểm (DG), sử dụng pallet gỗ không hun trùng ISPM 15 và không kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi đóng hàng.

• Bài viết này Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ phân tích chi tiết các sai sót khi đóng hàng khiến hàng bị từ chối tại cảng , hậu quả thực tế tại cảng và cung cấp checklist đóng hàng an toàn cho shipper.

• Trong thực tế làm nghề, không hiếm tình huống xe container đến cổng cảng sát giờ cut-off nhưng bị từ chối hạ bãi vì container có dấu hiệu phình vỏ, rò rỉ hoặc nghi ngờ lệch tải. Thậm chí có những lô hàng đã hạ bãi thành công, nhưng khi cẩu lên tàu lại bị thuyền trưởng từ chối xếp (Captain’s Rejection) do không đảm bảo an toàn hàng hải.

Điểm chung của các tình huống này là sai sót không nằm ở chứng từ, mà nằm ở kỹ thuật đóng hàng. Đóng hàng container không đơn thuần là “xếp cho đủ”, mà là một bài toán tổng hợp giữa vật lý, an toàn hàng hải và tuân thủ pháp lý. Một lỗi nhỏ trong khâu stuffing có thể kéo theo chi phí lưu bãi, phạt hãng tàu, rớt chuyến và mất uy tín với khách hàng quốc tế.

1. Sai sót khi đóng hàng do vi phạm tải trọng và phân bổ trọng lượng trong container

- Hiểu sai về tải trọng tối đa của container

- Nhiều shipper chỉ nhìn vào chỉ số Max Gross Weight in trên cửa container và cho rằng chỉ cần không vượt con số này là an toàn. Đây là cách hiểu chưa đầy đủ.

- Trên thực tế, ngoài tải trọng container, người xuất khẩu còn phải tuân thủ:

• Giới hạn tải trọng đường bộ tại nước xuất khẩu
• Quy định vận tải nội địa tại nước nhập khẩu

- Ví dụ, container 20DC có thể chứa gần 28 tấn hàng, nhưng tại nhiều bang ở Mỹ, giới hạn tải trọng đường bộ chỉ cho phép khoảng 17–20 tấn nếu không có giấy phép quá tải. Khi đó, container đến cảng đích sẽ không thể kéo ra, buộc phải sang tải với chi phí rất cao.

- Phân bổ trọng lượng không đều – lỗi kỹ thuật nguy hiểm

Đóng hàng nặng dồn về một phía hoặc lệch sang trái/phải khiến trọng tâm container bị lệch. Khi cẩu container lên, hiện tượng nghiêng, lắc mạnh có thể xảy ra, gây nguy hiểm cho cẩu giàn và công nhân cảng.

- Theo quy định an toàn, cảng và hãng tàu có quyền từ chối xếp những container có dấu hiệu lệch tâm vượt mức cho phép.

- Nguyên tắc bắt buộc: Trọng tâm khối hàng phải nằm gần nhất có thể với tâm hình học của sàn container.

>> Xem thêm: Container Là Gì? Thông Tin Đầy Đủ Về Container

2. Sai sót khi đóng hàng do sai lệch VGM

- Từ khi Công ước SOLAS áp dụng yêu cầu khai báo Verified Gross Mass (VGM), nhiều lô hàng bị từ chối xếp tàu chỉ vì chênh lệch vài trăm kg.

- Sai số vượt ngưỡng cho phép

Sai số giữa VGM khai báo và số cân thực tế tại cảng thường chỉ được phép ±5% hoặc ±500 kg, tùy quy định hãng tàu và cảng.

- Những nguyên nhân thường gặp:

+ Quên tính trọng lượng pallet, vật liệu chèn lót

+ Lấy số Tare Weight lý thuyết trên cửa container, trong khi vỏ container cũ, ẩm hoặc bám bùn đất nặng hơn thực tế

+ Hậu quả là container bị đánh dấu “Do Not Load”, phát sinh phí cân lại, sửa manifest và nguy cơ rớt tàu.

- Nhầm lẫn giữa Method 1 và Method 2

+ Method 1: Cân cả xe container, trừ bì đầu kéo – rơ-moóc

+ Method 2: Cộng trọng lượng hàng + dunnage + pallet + vỏ container

→ Lỗi phổ biến là dùng Method 2 nhưng không cân vỏ container thực tế.

>> Xem thêm: Khóa học logistics thực tế

3. Sai sót khi đóng hàng do chằng buộc và chèn lót không đạt chuẩn

- Trong quá trình vận chuyển đường biển, container phải chịu đồng thời 6 chuyển động: heave, sway, surge, yaw, pitch và roll. Nếu chằng buộc kém, hàng hóa sẽ va đập liên tục vào vách container.

- Không xử lý khoảng trống trong container

Khoảng trống lớn giữa các kiện hàng hoặc giữa hàng và vách container mà không có túi khí hoặc gỗ chèn sẽ khiến hàng xô lệch, làm móp vách hoặc bung cửa container. Khi phát hiện container biến dạng, cảng sẽ lập biên bản hư hỏng và từ chối tiếp nhận.

- Chằng buộc sơ sài với hàng nặng, hàng cuộn

Nhiều trường hợp dùng dây đai nhựa thông thường cho máy móc hoặc thép cuộn, không sử dụng đúng điểm neo (lashing points). Nếu container bị thủng, nước biển tràn vào, hãng tàu có thể yêu cầu chủ hàng bồi thường thiệt hại vỏ container.

4. Sai sót khi đóng hàng do vi phạm quy định hàng nguy hiểm

Đây là nhóm lỗi có mức rủi ro và mức phạt cao nhất.

- Nhãn hàng nguy hiểm không đúng quy định

Hàng DG bắt buộc phải dán nhãn cảnh báo đúng loại, đúng vị trí ở cả bốn mặt container. Chỉ cần dán thiếu hoặc dán sai class label, container sẽ bị từ chối vào cổng ngay lập tức.

- Bao bì không đạt chuẩn UN

Hàng hóa chất phải sử dụng bao bì đạt chuẩn UN. Nếu dùng thùng phuy tái chế hoặc bao bì thường, khi rò rỉ tại cảng, chủ hàng phải chịu chi phí xử lý sự cố môi trường rất lớn.

- MSDS không khớp thực tế

MSDS khai báo không đúng với hàng thực tế là lý do phổ biến khiến container bị giữ lại để điều tra, thậm chí đình chỉ vận chuyển.

5. Sai sót khi đóng hàng do Pallet gỗ và bao bì gỗ không đạt chuẩn ISPM 15

- Các thị trường như Mỹ, EU, Úc, Trung Quốc kiểm soát rất chặt về kiểm dịch thực vật. Pallet gỗ không có dấu IPPC hoặc dấu mờ, không rõ nguồn gốc có thể khiến lô hàng bị yêu cầu hun trùng lại, rớt tàu hoặc bị tái xuất, tiêu hủy tại cảng đích.

- Khuyến nghị: Ưu tiên pallet nhựa hoặc pallet gỗ ép để tránh rủi ro.

6. Sai sót do Không kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi đóng hàng

Rất nhiều sự cố phát sinh chỉ vì shipper chủ quan khi nhận vỏ rỗng.

- Các lỗi thường gặp gồm:

• Sàn ướt, dính dầu mỡ
• Trần container có lỗ thủng nhỏ
• Container có mùi lạ

Khi hàng đến đích bị mốc hoặc hư hỏng, bảo hiểm thường từ chối bồi thường với lý do container không đủ điều kiện đóng hàng ngay từ đầu.

7. Checklist đóng hàng “chuẩn” để tránh bị từ chối tại cảng

- Để giảm rủi ro, shipper nên tuân thủ quy trình kiểm soát chặt chẽ gồm:

+ Kiểm tra vỏ container theo nguyên tắc sáng – sạch – khô

+ Lập kế hoạch đóng hàng và phân bổ trọng lượng trước khi stuffing

+ Giám sát quá trình đóng hàng và lưu lại hình ảnh làm bằng chứng

+ Cân và khai báo VGM chính xác, đúng hạn

+ Kiểm tra đầy đủ nhãn mác, marking, đặc biệt với hàng DG

8. FAQ Câu hỏi thường gặp khi đóng hàng khiến hàng bị từ chối tại cảng

• Nếu khai sai VGM có sửa được không?

Có thể sửa trước giờ cut-off VGM của hãng tàu. Sau thời điểm này, sẽ phát sinh phí và nguy cơ rớt chuyến.

• Làm sao nhận biết container bị lệch tải?

Không có thiết bị đo trực tiếp khi đóng thủ công. Nguyên tắc là rải đều hàng nặng trên sàn, không để trọng tâm lệch quá 10%.

• Có thể đóng chung hàng thường và hàng DG không?

Có thể, nhưng phải tuân thủ quy tắc phân cách của IMDG Code và khai báo đầy đủ trong manifest.

√ Hàng bị từ chối tại cảng là sự cố logistics có chi phí rất cao, trong đó phần lớn nguyên nhân đến từ thiếu kiến thức và chủ quan trong khâu đóng hàng. Đối với người làm xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, trách nhiệm không dừng lại ở việc đóng cửa container, mà chỉ kết thúc khi hàng được giao an toàn cho người mua.

√ Đầu tư thời gian cho việc lập kế hoạch đóng hàng và giám sát stuffing luôn rẻ hơn rất nhiều so với chi phí lưu bãi, phạt hãng tàu và mất uy tín thương mại.

Nếu bạn muốn hiểu bản chất đóng hàng container, xử lý VGM, DG, ISPM 15 và các tình huống thực tế tại cảng, các khóa học Xuất nhập khẩu thực chiến tại Lê Ánh sẽ giúp bạn học đúng nghiệp vụ, làm được việc và tránh những sai lầm “đắt giá” khi đi làm.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM